Mẫu phiếu gửi hàng là một loại giấy tờ quan trọng trong khâu quản lý của doanh nghiệp. Thông qua các thông tin trên phiếu gửi hàng doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng tồn kho, lượng mua hàng, khách hàng,... Đây cũng chính là căn cứ để giải quyết các mâu thuẫn về thời gian giao hàng, thất thoát,... Vậy, mẫu phiếu gửi hàng hóa nào đang được các doanh nghiệp tin dùng? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

 

Tại sao các doanh nghiệp cần phiếu gửi hàng hóa?

Phiếu gửi hàng hóa là văn bản được sử dụng để xác nhận thông tin về địa chỉ gửi/nhận, số lượng và giá trị của hàng hóa được vận chuyển từ doanh nghiệp đến đối tác khách hàng, áp dụng trong nhiều hình thức vận tải như đường bộ, đường thủy và đường hàng không.

 

Phiếu gửi hàng giữ vai trò quan trọng đối với hoạt động vận chuyển của doanh nghiệp

 

Vậy tại sao mẫu phiếu gửi hàng lại quan trọng? Sau đây là 4 vai trò của phiếu gửi hàng trong khía cạnh vận hành của doanh nghiệp:

Thứ nhất, phiếu gửi hàng hóa cung cấp thông tin chi tiết phục vụ quá trình chuyển phát (địa chỉ gửi/nhận, số lượng và giá trị) giúp tăng tính chính xác cho hoạt động vận chuyển.

 

Thứ hai, phiếu gửi hàng có thể được sử dụng như một bằng chứng để giải quyết các tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu hàng hóa trong trường hợp có vấn đề phát sinh.

 

Thứ ba, dựa vào mẫu in phiếu gửi hàng doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng hàng hóa được gửi đi và về kho một cách chính xác.

Cuối cùng, với các trường hợp thất thoát, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, phiếu gửi hàng hóa là tài liệu cần thiết để yêu cầu đền bù từ đơn vị vận chuyển.

 

Mẫu phiếu gửi hàng hóa mới nhất mà doanh nghiệp cần cập nhật trong năm 2023

Mẫu phiếu gửi hàng thường được cập nhật liên tục để phù hợp với các quy định và nhu cầu của thị trường. Hãy tham khảo các thông tin để lập mẫu phiếu gửi hàng bằng Microsoft Word dành riêng cho doanh nghiệp như sau:

• Thông tin hóa đơn: số serial, số hóa đơn
• Thông tin doanh nghiệp cung cấp hàng hóa: tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, số fax (nếu có), email,...
• Thời gian xuất phiếu gửi hàng.
• Thông tin khách hàng: họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, email,...
• Thông tin thanh toán: hình thức thanh toán, thông tin tài khoản thanh toán
• Danh mục sản phẩm: tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền thu.
• Thời gian giao nhận.
• Chữ ký người lập phiếu, chữ ký người nhận hàng.
• Đặc biệt, trên các phiếu giao hàng nên có dấu tròn của doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý với khách hàng.

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể tải mẫu phiếu gửi hàng mới nhất, đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng, tại đây: Mẫu phiếu gửi hàng mới nhất 2023

 

Phiếu gửi hàng doanh nghiệp có thể tham khảo để ứng dụng vào quá trình quản lý

 

Trong trường hợp là khách hàng của 247Express, bạn có thể dễ dàng truy xuất thông tin và sử dụng tính năng “In đơn hàng" trên ứng dụng và website của 247Express. Bạn có thể tham khảo mẫu phiếu gửi hàng áp dụng cho các dịch vụ gửi chuyển phát nhanh của 247Express:

 

 

Mẫu phiếu gửi hàng dành cho dịch vụ chuyển phát của 247Express

 

5 lưu ý khi sử dụng mẫu phiếu gửi hàng hóa

Sử dụng mẫu phiếu gửi hàng mang đến sự tiện lợi trong quá trình quản lý. Tuy nhiên để đảm bảo tính hữu dụng nhất khi triển khai, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

• Kiểm tra kỹ thông tin về đơn vị vận chuyển, đảm bảo dịch vụ được cung cấp từ thương hiệu uy tín, có kinh nghiệm trong việc vận chuyển.
• Phiếu gửi hàng hóa cần chứa đầy đủ thông tin bao gồm: tên, địa chỉ và số điện thoại liên lạc, giúp đơn vị vận chuyển dễ dàng liên lạc với khách hàng, đảm bảo việc giao nhận hàng hóa diễn ra chính xác.
• Cần liệt kê chi tiết về các mặt hàng hàng hóa về tên sản phẩm, số lượng, khối lượng và giá trị của từng mặt hàng, thuận tiện cho quá trình quản lý tồn kho.
• Phiếu gửi hàng hóa cần có chữ ký xác nhận từ người nhận hàng để đảm bảo rằng hàng hóa đã được nhận và việc giao nhận thành công. Chữ ký này cũng là bằng chứng cho việc vận chuyển hàng hóa thành công.

Kết luận

Mẫu phiếu gửi hàng hóa phải đầy đủ các thông tin về doanh nghiệp, khách hàng, danh mục hàng hóa, số tiền và chữ ký,... để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra một cách chính xác, tránh nhầm lẫn hoặc thất thoát hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm đơn vị chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế uy tín, cung cấp chứng tờ, giấy tờ đầy đủ. Hãy liên hệ ngay với 247Express thông qua hotline: 19006980 hoặc website: https://247express.vn/ để được nhân viên tư vấn chi tiết về dịch vụ.