Để dòng chảy hàng hóa xuất nhập khẩu hoạt động trơn tru, quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cần hoạt động chính xác, hiệu quả. Dù là quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường bộ hay đường hàng không thì các bước trong quy trình đó phải diễn ra một cách chặt chẽ. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những bước nhỏ tạo nên quy trình giao nhận hàng hóa như thế nào cũng như hiểu hơn các vị trí làm việc trong quy trình này qua bài viết hôm nay.

 

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cần được tiến hành chính xác

 

Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là gì?

Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là sự phối hợp giữa các hoạt động lấy hàng, bốc xếp, vận chuyển, lưu kho, phân phối các hàng hóa đã nhận hoặc đôi khi bao gồm cả quá trình đóng gói. Nói ngắn gọn, quá trình sẽ nhận hàng ở một địa điểm, sau đó trung chuyển về kho và giao hàng ở một địa điểm khác. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu về cơ bản cũng có những phương thức vận chuyển phổ biến như vận chuyển bằng đường bộ, đường biển và vận chuyển hàng hoá đường hàng không.

 

Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là sự phối hợp giữa các hoạt động lấy hàng, bốc xếp, vận chuyển, lưu kho và phân phối

 

Thêm vào đó, hoạt động xuất nhập khẩu còn yêu cầu một số các loại giấy tờ cần thiết để hàng hóa có thể thông quan. Hiện nay, một số đơn vị giao nhận hàng hóa ở Việt Nam đã cung cấp dịch vụ hỗ trợ các cá nhân hoặc doanh nghiệp chuẩn bị cũng như thực hiện những thủ tục, giấy tờ cần thiết để xuất nhập khẩu hàng hóa. Mặc dù các thủ tục khá phức tạp cũng như mất thời gian nhưng các cá nhân hay doanh nghiệp vẫn hoàn toàn có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục này.

 

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Giao nhận hàng hóa là khâu cuối cùng trong toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu. Chính bởi vậy mà khâu này luôn được coi là một trong những "mắt xích" quan trọng nhất, giúp đưa hàng hóa đến tay người nhận. Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không hay đường biển đều có một số lưu ý quan trọng khi thực hiện để đảm bảo quy trình diễn ra liên tục, hiệu quả:

• Các giấy tờ liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu cần được lưu trữ cẩn thận ngay cả sau khi hoàn tất xuất nhập khẩu để có thể sử dụng khi có phát sinh các vấn đề khiếu nại hay tranh chấp về lô hàng hóa đó.
• Nếu như sử dụng phương thức vận tải đường biển có sử dụng các container thì trước khi đóng hàng, cần kiểm tra chất lượng, hệ thống trang bị làm lạnh của container cũng như các dấu hiệu hư hỏng, nứt gãy nếu có.

 

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu có nhiều điểm cần lưu ý

• Khi nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng cần kiểm tra tình trạng hàng hóa còn nguyên seal, nguyên kiện để tránh việc hàng hóa bị tráo, đổi trong quá trình vận chuyển.
• Cần cung cấp biên bản giao nhận hàng hóa hai bên để tránh những rủi ro không đáng có xảy ra sau đó.

Những vị trí quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ không thể hoạt động nếu không có sự tham gia của các nhân viên ở các vị trí khác nhau. Đóng vai trò quan trọng trong quy trình này, các vị trí nhân viên được đề cập đến bao gồm:

• Nhân viên xuất nhập khẩu: có khả năng bao quát, chịu trách nhiệm hầu hết các khâu như liên hệ, đàm phán, thỏa thuận, ký kết và quản lý hợp đồng, hoàn tất các chứng từ, dịch vụ liên quan cũng như liên hệ ngân hàng để đảm bảo thanh toán,…
• Nhân viên chứng từ: Vị trí này đòi hỏi tính chính xác cao khi nhập liệu các chứng từ hàng hóa, làm hóa đơn, giấy thông báo khi hàng tới nơi,…

Mỗi vị trí nhân viên đều có vai trò quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu

• Nhân viên thủ tục xuất nhập khẩu: Chủ yếu làm việc với hải quan và khách hàng để làm các thủ tục, giấy tờ để hàng hóa có thể thông quan và tư vấn cho khách hàng nếu cần thiết.
• Nhân viên điều phối vận tải: Chịu trách nhiệm liên quan đến việc điều phối vận chuyển hàng hóa, dự kiến ngày bắt đầu vận chuyển, ngày tới nơi, duyệt các yêu cầu cấp container, điều phối xếp container sao cho phù hợp cũng như đảm bảo an toàn.

Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa

Nhìn vào các vị trí quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu thì có thể hình dung phần nào về quy trình này. Về cơ bản, sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa theo phương thức giao hàng sẽ có những bước khác nhau.

• Quy trình vận chuyển bằng đường biển

Thuê tàu (Booking) → Đóng gói hàng hóa → Làm thủ tục hải quan xuất/nhập khẩu → Phát hành vận đơn (Bill of Lading) → Gửi bộ chứng từ → Người nhận kiểm tra chứng từ → Thông báo hàng tới → Nộp phí và làm lệnh giao hàng →→ Làm thủ tục nhập/xuất khẩu -> Bốc dỡ hàng hóa.

 

Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng

• Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

Thuê máy bay (Booking) → Nhận và đóng gói hàng hóa → Làm thủ tục hải quan → Phát hành vận đơn hàng không (Airway Bill) → Gửi bộ chứng từ cùng lô hàng (nếu cần) → Scan chứng từ gửi email → Thông báo hàng đến → Thanh toán phí và lệnh giao hàng D/O → Làm thủ tục hải quan → Nhận, kiểm hàng.

 

Có nên mua bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu?

Dù có xây dựng quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu chặt chẽ như thế nào thì cũng khó tránh khỏi việc phát sinh các sự cố trong quá trình vận chuyển. Bởi vậy nên việc mua bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu là điều cần thiết. Thậm chí, thực tế hiện nay nếu theo thỏa thuận giữa các bên thì bên nhập hoặc xuất khẩu sẽ phải có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa đó cho đến thời điểm nhận hàng hóa. Điều này sẽ được quyết định tuỳ theo loại hình xuất nhập khẩu FOB (Free On Board - điều kiện giao hàng miễn trách nhiệm của người bán khi hàng đã lên boong tàu) hay CIF (Cost, Insurance and Freight - điều kiện giao hàng tại cảng xếp).

 

Doanh nghiệp nên cân nhắc mua bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu

 

Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nào uy tín?

Ngoài những lưu ý được đề cập phía trên trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu thì việc lựa chọn công ty hoặc hãng vận chuyển cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa cũng đóng vai trò rất quan trọng.

 

Nếu các nhà bán hàng hoặc doanh nghiệp còn đang phân vân chưa biết nên chọn đơn vị cung cấp dịch vụ nào thì 247Express có thể được coi là lựa chọn hàng đầu hiện nay. Không chỉ có bưu cục phủ sóng trên khắp Việt Nam mà 247Express còn có mạng lưới dịch vụ tại hơn 200 quốc gia, vùng lãnh thổ, cung cấp đa dạng các gói dịch vụ đóng gói, vận chuyển phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng. Gọi đến hotline 1900 6980 hoặc liên hệ qua email info@247express.vn để tìm hiểu thông tin hợp tác và được tư vấn chi tiết hơn.