Trong quá trình vận chuyển đơn hàng sẽ có lúc gặp phải tình trạng đơn bị chuyển nhầm kho hàng, quá xa so với khu vực sinh sống của khách hàng. Lúc này, đơn hàng chuyển sang trạng thái bưu kiện chuyển tiếp. Vậy, chính xác trạng thái bưu kiện chuyển tiếp là gì? 

Bưu kiện chuyển tiếp là gì?

Bưu kiện chuyển tiếp là tình trạng đơn hàng bị chuyển sai kho hàng, không đúng tuyến trình theo kho cần vận chuyển. Đơn hàng này sẽ không bị chuyển hoàn hay hủy đơn mà chỉ tốn thêm thời gian để đơn vị vận chuyển đưa hàng về đúng kho cần nhận.

Như vậy, bưu kiện chuyển tiếp xảy ra do sơ sót trong quá trình vận chuyển. Đơn hàng này sẽ được lưu kho và xử lý đúng trình tự, vì vậy khách hàng và nhà bán hàng không phải tốn thêm phí phát sinh mà chỉ cần đợi thêm thời gian để đơn hàng về đến tay.

Định nghĩa đầy đủ về bưu kiện chuyển tiếp

Hệ quả nếu xảy ra tình trạng bưu kiện chuyển tiếp

Mỗi hệ thống vận đơn của các đơn vị vận chuyển phải xử lý hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày, nên đôi khi sẽ khó tránh khỏi trục trặc, sai sót. Mặc dù đơn hàng không bị hủy nhưng vẫn mang đến nhiều rủi ro cho nhà bán hàng, cụ thể như:

• Ảnh hưởng đến thời gian giao nhận: Bưu kiện này cần mất thêm thời gian để hệ thống vận đơn xử lý và chuyển về đúng kho. Vì vậy sẽ kéo dài thời gian giao hàng dài hơn so với dự kiến. Đương nhiên, giao hàng chậm trễ cũng có khả năng khách hàng phàn nàn hoặc thậm chí là chuyển hoàn, hủy đơn.
• Mất mát và hư hỏng hàng hóa: Do bị chuyển qua lại nhiều lần nên bưu kiện chuyển tiếp có nguy cơ bị hư hỏng, không toàn vẹn khi đến tay khách hàng.
• Tác động đến uy tín của doanh nghiệp vận chuyển: Các sự cố này làm ảnh hưởng ít nhiều đến trải nghiệm khách hàng, kéo theo đó là tổn thất dành cho người bán. Vì vậy, nếu để xảy ra quá nhiều lần thì các nhà bán hàng sẽ không còn sự tín nhiệm dành cho đơn vị vận chuyển.

Phải làm gì khi bưu kiện báo chuyển tiếp?

Khi đơn hàng gặp phải tình trạng này, người bán hàng không cần quá lo lắng bởi trách nhiệm xử lý thuộc về đơn vị vận chuyển. Tuy nhiên để tránh các rủi ro được nêu trên vẫn cần thực hiện các thao tác sau:

• Liên hệ với nhà vận chuyển hoặc bưu cục: Để đơn vị vận chuyển nắm được thông tin bưu kiện sớm nhất, nhà bán hàng nên liên hệ ngay với bưu cục ngay khi phát hiện sai vị trí kho hàng. Ngoài ra, cần trao đổi chi tiết về thông tin của bưu kiện, bao gồm nguy cơ xảy ra hư hỏng hoặc đơn hàng cần đến sớm để phục vụ khách hàng,… Sự chủ động này sẽ giúp đơn vị vận chuyển hiểu được sự cần thiết phải xử lý nhanh chóng bưu kiện.
• Thông báo minh bạch đến khách hàng: Để tránh bị đánh giá chất lượng thấp, nhà bán hàng nên liên hệ ngay với khách hàng thông báo về sự cố này, giải thích nguyên nhân sai sót và thời gian dự tính sẽ nhận được hàng.
• Kiểm tra sao sát trạng thái đơn hàng: Khi đảm bảo các bên liên quan đã nắm được thông tin, nhà bán hàng vẫn nên theo dõi sát sao trạng thái đơn hàng. Việc chủ động nắm chắc đường đi của bưu kiện sẽ loại trừ khả năng sai sót lần nữa.

Chủ động liên hệ các bên để thông báo tình trạng bưu kiện

Cách Tránh Xảy Ra Tình Trạng Bưu Kiện Chuyển Tiếp

Thời gian giao hàng nhanh hay chậm là một trong những tiêu chí quan trọng để khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ. Vì vậy, để tránh xảy ra tình trạng bưu kiện chuyển tiếp, nhà bán hàng nên đảm bảo quy trình xử lý đơn hàng đầy đủ, bao gồm:

• Thực hiện kiểm tra hàng hóa cẩn thận trước khi gửi: Kiểm tra đơn hàng để đảm bảo giao đúng mặt hàng, địa chỉ khách hàng nhằm ước lượng quãng đường và thời gian vận chuyển. Trường hợp địa chỉ quá xa có thể xảy ra nguy cơ rơi vỡ, hư hỏng hàng hóa nên cần phải được đóng gói cẩn thận hơn. Đồng thời, không nên bỏ sót các các yêu cầu của khách hàng (nếu có).
• Quy trình đóng gói hàng và điền thông tin vận chuyển đúng tiêu chuẩn: Một vài trường hợp xảy ra bưu kiện chuyển tiếp là do không ghi đầy đủ địa chỉ người nhận. Ở các thành phố lớn có thể có những tuyến đường, phường,… trùng tên, hay các số nhà trong hẻm khá phức tạp. Vì vậy, nhà bán hàng cần ghi và nhập chính xác, đầy đủ thông tin địa chỉ người nhận.
• Đảm bảo đầy đủ thông tin và ghi chú trên bưu kiện: Nhiều đơn hàng có yêu cầu đặc biệt hơn, chẳng hạn như khung giờ liên hệ theo yêu cầu của khách hàng. Những điều này cần được ghi chú và thể hiện đầy đủ trên bưu kiện.
• Lựa chọn dịch vụ vận chuyển đáng tin cậy: Những đơn vị vận chuyển có uy tín sẽ ít xảy ra tình trạng bưu kiện chuyển tiếp. Vì vậy, nhà bán hàng nên ưu tiên lựa chọn những doanh nghiệp này để hợp tác. Trường hợp không may rủi ro xảy đến thì đơn vị vận chuyển đủ kinh nghiệm sẽ xử lý nhanh để hạn chế thiệt hại.
• Thỏa thuận với nhà vận chuyển về chính sách bồi thường khi có sự cố: Các đơn vị vận chuyển lớn luôn có chính sách rõ ràng và minh bạch ngay từ đầu. Vì vậy, khi ký kết hợp tác các nhà bán hàng nên lưu ý đến các điều khoản này để được hưởng đầy đủ quyền lợi khi xảy ra sự cố chuyển tiếp bưu kiện.

Tránh xảy ra tình trạng chuyển tiếp bưu kiện bằng việc sử dụng dịch vụ vận chuyển uy tín - 247Express

Kết luận

Xảy ra tình trạng chuyển tiếp bưu kiện là điều không ai mong muốn. Tuy nhiên, nếu nhà bán hàng hiểu đúng về vấn đề bưu kiện chuyển tiếp là gì và quy trình xử lý thì sẽ hạn chế được những rủi ro cho đơn hàng đó. Tuy vậy, biện pháp an toàn nhất cho các nhà bán hàng là lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín ngay từ đầu.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành vận chuyển, 247Express là thương hiệu vận chuyển uy tín trên thị trường. Các doanh nghiệp, nhà bán hàng lớn nhỏ đều được an tâm toàn diện khi ký kết hợp tác. Trường hợp xảy ra các sự cố như chuyển tiếp bưu kiện, đơn vị có thể xử lý nhanh chóng, chính xác để đơn hàng được đến tay khách hàng vẹn toàn trong thời gian nhanh nhất. Hãy truy cập 247Express ngay hôm nay để tìm hiểu và nhận tư vấn chi tiết về chính sách và những hỗ trợ hấp dẫn khi hợp tác lần đầu.