Đơn hàng không thể gửi đến tay người nhận khiến các nhà bán hàng phải phát sinh chi phí và nhận nhiều thiệt hại khác. Vì vậy, các doanh nghiệp, chủ kinh doanh khi bước vào kinh doanh cần nắm rõ về bưu kiện chuyển hoàn là gì, phân biệt với bưu kiện chuyển tiếp các nguyên nhân dẫn đến tình trạng này cũng như cách xử lý khi phát sinh. 

Bưu kiện chuyển hoàn là gì? Vì sao đơn hàng lại gặp vấn đề này?

Bưu kiện chuyển hoàn là tình trạng đơn hàng không được giao thành công đến tay người nhận. Vì nhiều lý do khác nhau, đơn hàng bắt buộc phải chuyển trở về cho người giao hàng. Lúc này, đơn vị vận chuyển sẽ thực hiện chuyển hoàn về địa chỉ ban đầu, đương nhiên cũng đi kèm những rủi ro hư hỏng hàng hóa và những phát sinh chi phí khác.

Một số nguyên nhân dẫn đến tình trạng bưu kiện phải chuyển hoàn:

• Vấn đề liên quan đến địa chỉ giao hàng: Trường hợp này xảy ra có thể do khách hàng ghi nhầm địa chỉ, khoảng cách quá xa khiến các nhân viên giao nhận không thể hỗ trợ. Ngoài ra, nếu người bán ghi thông tin không đầy đủ, nhân viên không thể tìm thấy địa chỉ người nhận cũng phải chuyển hàng trở về.
• Hàng hóa không thể giao đúng thời gian: Nhân viên không liên hệ được với người nhận hoặc người nhận hẹn lại nhiều lần quá thời gian quy định thì đơn vị vận chuyển bắt buộc phải hủy đơn hàng.
• Lỗi trong quy trình vận chuyển: Một vài trường hợp xảy ra do đơn vị chuyển phát gửi sai bưu cục, sai tuyến đường hoặc đơn hàng bị hư hỏng do quá trình vận chuyển. Nếu không được phát hiện kịp thời hoặc người mua không đủ kiên nhẫn chờ hàng mà yêu cầu hủy thì đơn hàng phải hoàn trả về cho người gửi.

Khái niệm và những nguyên nhân dẫn đến bưu kiện chuyển hoàn 

Quy trình xử lý bưu kiện chuyển hoàn

Tình trạng bưu kiện chuyển hoàn không hề hiếm gặp trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một bưu kiện hay bưu phẩm giao không thành công chắc chắn sẽ gây phát sinh chi phí ít nhiều. Tuy nhiên, nếu biết cách xử lý chính xác, các nhà bán hàng sẽ hạn chế được những tình huống tương tự trong tương lai. Dưới đây là quy trình xử lý bưu kiện chuyển hoàn cần được ghi nhớ:

• Tiếp nhận bưu kiện chuyển hoàn: Khi tiếp nhận đơn hàng này, nhà bán hàng cần kiểm tra mức độ hư hao của sản phẩm. Đồng thời ghi nhận chi phí phát sinh do khách hàng, đơn vị vận chuyển hay chính doanh nghiệp mình chi trả.
• Đánh giá lý do không giao thành công: Bưu kiện chuyển hoàn có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau như các tình huống nêu trên. Nhà bán hàng cần xác định nguyên nhân chính xác để rút kinh nghiệm cho những lần sau.
• Xác định phương pháp xử lý hợp lý: Nhà bán hàng cần liên hệ với shipper hoặc người phụ trách trực tiếp để xác định thời gian chuyển hoàn. Ngoài ra nếu có yêu cầu khác từ phía người nhận, chẳng hạn như thay đổi mặt hàng, thì cần trao đổi cụ thể với khách hàng về phí chuyển hoàn và các thông tin cần thiết khác.
• Thực hiện việc xử lý bưu kiện chuyển hoàn: Theo dõi sát sao trạng thái, hành trình vận đơn chuyển hoàn để nắm bắt thời gian chính xác.
• Cập nhật thông tin và thông báo cho khách hàng: Thông báo cho khách hàng về trạng thái hủy/hoàn đơn và thực hiện giao lại hàng nếu đạt được các thỏa thuận khác với người mua.

Quy trình xử lý bưu kiện chuyển hoàn tiêu chuẩn

Phương pháp xử lý bưu kiện chuyển hoàn hiệu quả

Mỗi ngày, nhà bán hàng có thể xử lý hàng nghìn đơn hàng khác nhau, trong đó cũng có thể có rất nhiều bưu kiện chuyển hoàn. Vì vậy, nắm chắc phương pháp xử lý với bưu kiện chuyển hoàn cũng là cách để áp dụng vào quy trình xử lý rủi ro cho doanh nghiệp. Từ kinh nghiệm thực tiễn hơn 17 năm qua, 247Express hướng dẫn các doanh nghiệp phương pháp tiêu chuẩn để cải thiện tình trạng này như sau:

Tối ưu hóa quy trình vận chuyển

Để tối ưu hoá quy trình giao hàng chặng cuối, khi nhận được thông báo từ nhân viên vận chuyển, doanh nghiệp cần tác vụ đối chiếu lần nữa các thông tin vận chuyển đã chính xác hay chưa. Khi xác định được nguyên nhân có thể chủ động đưa ra phương án giải quyết nếu nằm trong phạm vi của mình. Từ đó rút kinh nghiệm cho các đơn hàng trong tương lai, cải thiện và xử lý nhanh chóng khi phát sinh tương tự.

Giao dịch lại hoặc cung cấp giải pháp thay thế

Trao đổi với đối tác giao nhận để xử lý bưu kiện, chẳng hạn như gia hạn thời gian để hỗ trợ khách hàng. Trường hợp bắt buộc phải hủy đơn thì cần lưu ý với nhân viên về vấn đề bảo toàn cho hàng hóa khi nhận về tay. Mặt khác, người bán nên liên hệ trao đổi với khách hàng để đề xuất phương pháp thay thế nếu cần thiết.

Tăng cường quản lý lưu trữ và ghi nhận thông tin

Mỗi sai sót dẫn đến chuyển hoàn bưu kiện cần được ghi chú lại từ nguyên nhân đến chi phí phát sinh và phương pháp xử lý. Lưu trữ các vấn đề này một cách có hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp rút ra bài học kinh nghiệm, nâng cao khả năng xử lý bưu kiện chuyển hoàn trong tương lai.

247Express - Đơn vị chuyển phát hàng nhanh và uy tín

Sở hữu hệ thống bưu cục trải rộng khắp 63 tỉnh thành trên cả nước, hệ thống vận chuyển của 247Express đảm bảo thời gian giao hàng nhanh nhất có thể. Đồng thời, ứng dụng công nghệ cao vào quy trình vận hành, loại trừ các sai sót do hệ thống quản lý. Nhà bán hàng cũng được theo dõi quá trình vận chuyển nhờ vào hệ thống tracking thời gian thực.

Ngoài ra, với kinh nghiệm dày dặn trên thị trường, đội ngũ của 247Express có quy trình xử lý bưu kiện chuyển hoàn hoàn chỉnh cùng với chính sách rõ ràng, minh bạch. Từ đó, hạn chế tối đa các phát sinh chi phí cho doanh nghiệp khi đơn hàng giao không thành công.

247Express - Đơn vị chuyển phát hàng nhanh và uy tín

Nếu loại trừ nguyên nhân từ phía khách hàng thì bưu kiện chuyển hoàn do lỗi từ đơn vị chuyển phát sẽ ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm của người mua. 

Mong rằng, bài viết đã giúp các nhà bán hàng hiểu được các nguyên nhân dẫn đến bưu kiện chuyển hoàn là gì cùng các biện pháp xử lý tiêu chuẩn. Như vậy, việc hợp tác cùng công ty vận chuyển uy tín sẽ giúp các doanh nghiệp hạn chế tối đa tình huống bưu kiện chuyển hoàn. Hãy liên hệ 247Express ngay hôm nay qua hotline 19006980 để được tư vấn chi tiết về chính sách và những hỗ trợ hấp dẫn khi hợp tác lần đầu.