Trong ngành vận tải và logistics, Cut Off Time là một thuật ngữ vô cùng quan trọng. Bài viết này, 247Express sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về khái niệm Cut Off Time, phân tích các loại Cut Off Time phổ biến hiện nay, đồng thời làm rõ tầm quan trọng của việc áp dụng Cut Off Time trong hoạt động của các doanh nghiệp vận tải và logistics trên thị trường.

Tầm quan trọng của Cut Off Time trong vận tải hàng hóa

KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CUT OFF TIME TRONG LOGISTICS

Khái niệm

Cut Off Time (còn được gọi là Closing Time, Deadtime hay Lead Time) được định nghĩa là thời hạn cuối cùng mà các công ty vận tải và đại lý giao nhận phải hoàn thành tất cả các thủ tục cần thiết như thông quan hàng hóa, làm lệnh giao hàng, thanh lý container rỗng tại cảng để hàng được xếp lên tàu theo đúng kế hoạch.

Cut Off Time có ý nghĩa quan trọng với các công ty vận tải

Nếu lô hàng không thể được xử lý kịp trước thời điểm Cut Off Time đã quy định, tức là không làm thủ tục kịp để đưa lên tàu, thì lô hàng đó được xem là bị "rớt tàu", và buộc phải chờ để vận chuyển trên chuyến tàu kế tiếp. Điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong tiến độ giao hàng, làm xáo trộn kế hoạch kinh doanh và ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ giữa các bên trong chuỗi cung ứng.

Vai trò

Vai trò của Cut Off Time trong logistics có thể được tóm tắt như sau:

• Đảm bảo hàng hóa được thông quan và xếp lên tàu đúng thời hạn đã định, tránh tình trạng "rớt tàu" ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng.
• Giúp các bên liên quan như nhà sản xuất, nhà xuất khẩu, đại lý giao nhận và hãng tàu phối hợp nhịp nhàng, giao tiếp hiệu quả để đáp ứng tiến độ vận chuyển.
• Tạo áp lực cho các khâu trong quy trình vận chuyển, thúc đẩy sự chủ động, tập trung xử lý công việc để đưa hàng đến cảng kịp thời hạn.
• Giảm thiểu các rủi ro và tổn thất không đáng có liên quan đến vận chuyển như phát sinh phí lưu container (còn gọi là phí lưu bãi), ảnh hưởng đến thời gian hẹn giao hàng với khách.

Cut Off Time thể hiện tính chuyên nghiệp giữa các đối tác

Ngoài ra, việc thống nhất áp dụng Cut Off Time còn thể hiện tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng lẫn nhau giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng logistics. Các bên cùng cam kết tuân thủ những mốc thời gian quan trọng để đảm bảo đồng bộ và tạo thuận lợi cho quá trình vận chuyển hàng hóa xuyên biên giới.

CÁC LOẠI CUT OFF TIME KHÁC NHAU

Trong thực tế, có nhiều loại Cut Off Time khác nhau được áp dụng trong lĩnh vực logistics và vận tải quốc tế. Dưới đây là 4 loại Cut Off Time phổ biến mà chúng ta cần nắm rõ:

Cut Off S/I

Cut off S/I là viết tắt của cụm từ "Cut off Shipping Instruction", liên quan đến thời hạn mà người gửi hàng (shipper) phải gửi bộ chứng từ vận chuyển như hợp đồng, hóa đơn thương mại, danh mục hàng hóa... cho hãng tàu để làm thủ tục phát hành vận đơn (Bill of Lading).

Cut Off S/I là gì?

Nếu bưu cục không cung cấp tài liệu hướng dẫn gửi hàng (shipping instruction) kịp thời cho hãng tàu thì hãng tàu sẽ không đủ thời gian để xử lý và phát hành vận đơn, và hàng hóa sẽ không có vận đơn để được xếp lên tàu.

Cut Off VGM

Cut off VGM là viết tắt của "Cut off Verified Gross Mass", là thời điểm cuối cùng mà bên xuất khẩu phải gửi giấy xác nhận về khối lượng tổng (bao gồm hàng hóa và container) cho hãng tàu trước khi lô hàng được đưa lên tàu.

Theo quy định của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO), từ ngày 01/07/2016, 100% các lô hàng container xuất khẩu đều phải được cân và khai báo VGM trước khi lên tàu. Nếu không kịp gửi giấy VGM trước Cut Off Time, lô hàng của bạn cũng sẽ không được xếp lên tàu.

Cut Off Doc

Đây là thời điểm giới hạn để bên xuất khẩu phải xác nhận (confirm) thông tin trên bản nháp vận đơn (draft B/L) với hãng tàu trước khi vận đơn gốc được phát hành. Nếu không xác nhận kịp thời, hãng tàu sẽ in vận đơn gốc theo đúng thông tin trong bản draft và mọi sửa đổi về sau sẽ mất phí.

Hình thức Cut Off Doc được nhiều doanh nghiệp áp dụng

Do đó, bưu tá cần phối hợp chặt chẽ với hãng tàu và đại lý để xác nhận bản nháp của vận đơn (draft B/L) sớm, tránh mọi rắc rối liên quan đến thông tin trên vận đơn chính thức.

Cut off C/Y

Cut off C/Y (Container Yard Cut Off) là thời điểm cuối cùng mà hàng hóa cùng container phải được giao đến cổng bãi của cảng để làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu và thực hiện bốc xếp lên tàu.

Sau khi hoàn tất thông quan và đưa hàng vào bãi, nhân viên sẽ xác nhận lại trên hệ thống, hoàn thiện thủ tục "vào sổ tàu". Nếu hàng đến bãi sau Cut Off C/Y, lô hàng buộc phải chuyển sang chuyến tàu kế tiếp.

ỨNG DỤNG CỦA CUT OFF TIME TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VẬN CHUYỂN HIỆN NAY

Đối với các hãng tàu

Cut Off Time được xem như một công cụ đắc lực để hãng tàu quản lý tốt tiến độ làm hàng, sắp xếp kế hoạch bốc xếp, đảm bảo tàu chạy đúng lịch trình. Các hãng tàu cũng yêu cầu khách hàng phải tuân thủ chặt chẽ Cut Off Time để tránh những vướng mắc về vận đơn, chứng từ hay cập nhật VGM trễ gây ảnh hưởng đến việc xếp dỡ hàng.

Cut Off Time là công cụ đắc lực với các doanh nghiệp

Đối với các công ty vận chuyển và đại lý giao nhận

Các công ty vận chuyển cần am hiểu rõ về Cut Off Time

Các đơn vị trung gian (forwarder) phải am hiểu và cập nhật liên tục các quy định về Cut Off Time của hãng tàu để tư vấn và hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hàng hóa, chứng từ đúng yêu cầu và đúng hạn định. Họ cũng cần phối hợp nhịp nhàng với nhà sản xuất/xuất khẩu và hãng tàu để giám sát tiến độ vận chuyển, kịp thời xử lý các khâu như làm thủ tục hải quan, chuyển rút hàng, giao hàng đến cảng trước Cut Off C/Y.

Đối với các đơn vị vận chuyển nội địa

Không chỉ hãng tàu, mà các đơn vị vận chuyển bằng đường bộ, đường sắt cũng cần lên kế hoạch vận chuyển chặt chẽ, tính toán cẩn thận về thời gian để chuyển tải hàng đến cảng kịp trước mốc Cut Off C/Y.

Các đơn vị vận chuyển nội địa cũng rất quan tâm về thời gian tải hàng.

Để đảm bảo hàng hóa lưu thông thông suốt và tránh tình trạng "rớt tàu", tất cả các bên liên quan trong chuỗi cung ứng cần nhận thức về tầm quan trọng của Cut Off Time, nghiêm túc chấp hành và phối hợp đồng bộ để đáp ứng các hạn định do hãng tàu đưa ra. Chỉ khi tất cả đều tuân thủ Cut Off Time thì mới mang lại hiệu quả cao trong hoạt động vận tải, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, củng cố uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Hy vọng bài viết trên đây của 247Express đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Cut Off Time là gì nhé.