Dịch vụ nhận hàng hộ: Những điều cần biết và lưu ý quan trọng

Trong bối cảnh hoạt động thương mại ngày càng linh hoạt, việc không trực tiếp có mặt để nhận hàng đã trở thành tình huống phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp. Khi đó, dịch vụ nhận hàng hộ được xem là giải pháp hỗ trợ hiệu quả giúp đảm bảo hàng hóa được tiếp nhận đúng thời gian, đúng địa điểm và an toàn.

Vậy dịch vụ nhận hàng hộ là gì, có những hình thức nào và doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi sử dụng? Cùng 247Express tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

DỊCH VỤ NHẬN HÀNG HỘ LÀ GÌ?

Để làm rõ khái niệm, doanh nghiệp cần nắm hai nội dung sau:

Khái niệm dịch vụ nhận hàng hộ

Dịch vụ nhận hàng hộ là một thỏa thuận thương mại hoặc dân sự, trong đó bên nhận hộ sẽ có trách nhiệm ký xác nhận, kiểm tra tình trạng bên ngoài và lưu giữ hàng hóa cho đến khi người nhận thực sự đến lấy hoặc yêu cầu giao tiếp. Điều này giúp dòng chảy hàng hóa không bị gián đoạn khi người nhận chính vắng mặt.

Dịch vụ nhận hàng hộ phù hợp với đối tượng nào?

Dịch vụ này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhân sự thường xuyên phải đi công tác, các văn phòng đại diện chưa có bộ phận lễ tân cố định, những cá nhân kinh doanh online cần một điểm tập kết hàng hóa an toàn trước khi phân phối đi các đại lý.

Dịch vụ nhận hàng hộ phù hợp với các doanh nghiệp chưa có bộ phận lễ tân cố định

CÁC HÌNH THỨC DỊCH VỤ NHẬN HÀNG HỘ PHỔ BIẾN HIỆN NAY

Hiện nay, dịch vụ nhận hàng hộ đã phát triển thành nhiều nhánh nhỏ chuyên biệt phục vụ đa dạng mục đích như sau:

Nhận hàng hộ tại kho

Đây là hình thức doanh nghiệp đăng ký sử dụng không gian của đơn vị vận chuyển để làm điểm nhận hàng. Hàng hóa sẽ được tập trung tại một kho bãi tập trung, có hệ thống kiểm soát an ninh và lưu kho chuyên nghiệp. Hình thức này rất phù hợp cho các kiện hàng cồng kềnh.

Nhận hàng hộ tại địa chỉ cố định

Hình thức này thường được áp dụng thông qua các điểm liên kết như cửa hàng tiện lợi, đại lý chuyển phát hoặc các quầy dịch vụ tại tòa nhà văn phòng. Người nhận có thể ghé qua lấy hàng bất cứ lúc nào trong khung giờ hoạt động của địa điểm đó.

Nhận hàng hộ kết hợp giao hàng

Đây là mô hình vận chuyển mà sau khi nhận hàng hộ, đơn vị dịch vụ sẽ thực hiện thêm một chặng giao hàng đến địa chỉ chính xác theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp tại một thời điểm thích hợp hơn.

Dịch vụ nhận hàng hộ kết hợp giao hàng

Nhận hàng hộ trong nước

Hình thức này tập trung vào các giao dịch nội địa, xử lý các đơn hàng luân chuyển giữa các tỉnh thành hoặc trong cùng thành phố. Hình thức này giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán giao nhận nhanh trong ngày.

Nhận hàng hộ từ nước ngoài

Đối với các doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu mẫu hàng hoặc nguyên liệu từ quốc tế, dịch vụ này hỗ trợ tiếp nhận hàng hóa tại điểm nhận nội địa theo thông tin đã được chỉ định trước.

Các hàng hóa từ nước ngoài thường được sử dụng dịch vụ nhận hàng hộ

QUY TRÌNH DỊCH VỤ NHẬN HÀNG HỘ

Một quy trình chuyên nghiệp là thước đo sự uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ nhận hàng hộ. Để đảm bảo quyền lợi, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình vận hành tiêu chuẩn gồm các bước sau:

1. Đăng ký và xác nhận thông tin: Doanh nghiệp cung cấp thông tin đơn hàng, số lượng và thông tin bên giao cho đơn vị nhận hộ.
2. Tiếp nhận hàng hóa: Bên nhận hộ kiểm tra tình trạng bao bì, đối chiếu vận đơn và ký nhận với đơn vị vận chuyển gốc.
3. Lưu kho và bảo quản: Hàng hóa được đưa vào khu vực lưu trữ an toàn, cập nhật trạng thái lên hệ thống tracking.
4. Thông báo cho khách hàng: Hệ thống tự động gửi tin nhắn hoặc email thông báo hàng đã được nhận hộ thành công.
5. Bàn giao cuối cùng: Người nhận xuất trình mã xác nhận hoặc giấy tờ định danh để nhận lại kiện hàng.

Người nhận xuất trình mã xác nhận hoặc giấy tờ định danh để nhận lại kiện hàng

LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ NHẬN HÀNG HỘ

Không phải ngẫu nhiên mà các doanh nghiệp hiện đại ngày càng ưa chuộng việc thuê ngoài khâu tiếp nhận hàng hóa. Việc tận dụng dịch vụ nhận hàng hộ giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi nhờ những ưu điểm vượt trội:

Tiết kiệm thời gian và công sức

Doanh nghiệp không còn phải bố trí nhân sự túc trực để chờ đợi shipper hay xử lý các cuộc gọi giao hàng ngắt quãng trong giờ làm việc. Mọi khâu tiếp nhận đều được ủy thác cho đối tác chuyên nghiệp.

Linh hoạt trong việc nhận hàng

Hàng hóa sẽ được lưu giữ an toàn giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn thời gian lấy hàng phù hợp với lịch trình làm việc. Thay vì phải bị động phụ thuộc vào lộ trình của đơn vị giao nhận.

Hàng hóa sẽ được lưu giữ an toàn đợi doanh nghiệp chủ động lấy

Phù hợp với người thường xuyên vắng nhà

Đối với các lãnh đạo doanh nghiệp hoặc nhân sự cấp cao thường xuyên di chuyển, dịch vụ này đảm bảo các tài liệu, hàng hóa quan trọng luôn được tiếp nhận đúng hạn, tránh tình trạng hàng bị hoàn về do không có người nhận.

NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ NHẬN HÀNG HỘ

Dù mang lại nhiều tiện ích nhưng dịch vụ nhận hàng hộ vẫn tiềm ẩn những rủi ro nếu doanh nghiệp không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt thông tin và pháp lý. Để quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm đến các yếu tố then chốt sau:

Thông tin người gửi và người nhận

Mọi thông tin trên vận đơn phải trùng khớp với dữ liệu đã đăng ký với bên nhận hộ. Sự sai lệch về tên gọi hoặc số điện thoại có thể khiến bên nhận hộ từ chối tiếp nhận kiện hàng để bảo mật.

Quy định về loại hàng hóa

Doanh nghiệp cần nắm rõ danh mục hàng hóa được phép nhận hộ. Thông thường, các mặt hàng dễ cháy nổ, hàng cấm hoặc thực phẩm tươi sống yêu cầu bảo quản đặc biệt sẽ không nằm trong danh mục nhận hộ phổ thông.

Thời gian lưu trữ hàng

Mỗi đơn vị dịch vụ đều có quy định về thời gian lưu kho miễn phí. Vì vậy doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn này để tránh phát sinh chi phí lưu kho không mong muốn.

Trách nhiệm khi hàng hóa gặp sự cố

Cần có thỏa thuận rõ ràng về trách nhiệm bồi thường nếu hàng hóa bị hư hỏng hoặc thất thoát trong quá trình lưu giữ tại điểm nhận hộ. Các đơn vị uy tín sẽ luôn có biên bản kiểm tra tình trạng bên ngoài lúc nhận hàng.

Bảo mật thông tin và hàng hóa

Đối với các tài liệu doanh nghiệp mang tính bảo mật cao, doanh nghiệp hãy lựa chọn những đối tác có hệ thống quản lý an ninh nghiêm ngặt và cam kết không xâm phạm nội dung bên trong kiện hàng.

SO SÁNH DỊCH VỤ NHẬN HÀNG HỘ VỚI CÁC HÌNH THỨC NHẬN HÀNG KHÁC

Việc đặt các dịch vụ giao nhận hàng hoá doanh nghiệp lên bàn cân so sánh sẽ giúp chúng ta thấy rõ đâu là giải pháp tối ưu nhất cho từng loại hình bưu gửi cụ thể. Dưới đây là các so sánh đối chiếu giữa dịch vụ nhận hàng hộ và các hình thức truyền thống thường gặp:

Nhận hàng hộ và giao hàng tận nơi

Giao hàng tận nơi yêu cầu sự có mặt của người nhận tại thời điểm giao, trong khi nhận hàng hộ xóa bỏ rào cản này. Điều này giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ kiện hàng nào kể cả khi văn phòng đóng cửa.

Nhận hàng hộ và gửi hàng tại bưu cục

Gửi hàng tại bưu cục thường chỉ áp dụng cho chiều gửi đi. Với chiều nhận về, dịch vụ nhận hàng hộ chuyên nghiệp cung cấp không gian lưu trữ tốt hơn và quy trình thông báo nhận hàng hiện đại hơn so với việc lưu kho bưu điện truyền thống.

Nhận hàng hộ và tủ gửi đồ thông minh

Tủ thông minh rất tiện lợi cho các gói hàng nhỏ nhưng đối với doanh nghiệp thường xuyên nhận các kiện hàng mẫu to hoặc số lượng lớn, dịch vụ nhận hàng hộ có nhân sự quản lý vẫn là lựa chọn hàng đầu về sức chứa.

Nhận hàng hộ sau đó để hàng ở các tủ gửi đồ thông minh

Dưới đây là bảng tổng hợp để quý doanh nghiệp có thể so sánh tổng quan các hình thức nhận hàng hộ khác nhau:

KHI NÀO DOANH NGHIỆP NÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ NHẬN HÀNG HỘ?

Quyết định sử dụng dịch vụ nhận hàng hộ nên dựa trên tần suất giao dịch và giá trị của thời gian. Nếu doanh nghiệp nhận thấy việc chờ đợi shipper đang gây lãng phí năng suất lao động thì đó chính là lúc cần thay đổi phương thức nhận hàng.

Cụ thể, doanh nghiệp hãy cân nhắc chuyển sang dịch vụ nhận hàng hộ trong các trường hợp sau:

• Văn phòng thường xuyên không có người trực lễ tân vào giờ hành chính.
• Doanh nghiệp cần một điểm tập kết hàng hóa để kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho chính thức.
• Nhận các loại tài liệu, hàng hóa cần sự bảo mật và lưu giữ trong môi trường chuyên nghiệp.
• Cần một giải pháp dự phòng cho các trường hợp shipper giao hàng không đúng hẹn.

Doanh nghiệp cần một điểm tập kết hàng hóa thì nên sử dụng dịch vụ này

Tại 247Express, chúng tôi không chỉ giao hàng mà còn cung cấp các giải pháp logistics toàn diện giúp doanh nghiệp quản trị luồng hàng hóa một cách hiệu quả nhất. Với mạng lưới phủ khắp và quy trình chuẩn hóa, chúng tôi tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi khâu của chuỗi cung ứng.

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn dịch vụ vận chuyển uy tín và tiết kiệm thời gian, 247Express sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ chi tiết. Doanh nghiệp có thể liên hệ hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu bên cạnh để đội ngũ 247Express nhanh chóng tiếp nhận và tư vấn phù hợp.