Để giảm thiểu rủi ro việc hàng hóa bị thất lạc trong quá trình vận chuyển, các doanh nghiệp cần nắm rõ các biện pháp phòng tránh hiệu quả. Bài viết dưới đây, 247Express sẽ hướng dẫn bạn cách tránh tình trạng đơn hàng bị thất lạc, giúp bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và duy trì sự hài lòng của khách hàng.

Hướng dẫn cách tránh tình trạng thất lạc đơn hàng

NGUYÊN NHÂN KHIẾN ĐƠN HÀNG BỊ THẤT LẠC

Tình trạng đơn hàng bị thất lạc trong quá trình vận chuyển có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến nhất:

• Thông tin địa chỉ không chính xác hoặc thiếu sót.
• Sai sót trong quy trình đóng gói và dán nhãn.
• Hệ thống quản lý kho bãi và vận chuyển bị quá tải.
• Nhân viên giao hàng có thể mắc phải những sai lầm trong quá trình vận chuyển, như giao nhầm địa chỉ, không lưu trữ thông tin đầy đủ, hoặc không tuân thủ quy trình giao hàng.
• Hàng hóa bị mất trộm hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Hệ thống theo dõi đơn hàng trực tuyến có thể gặp lỗi kỹ thuật hoặc sự cố.
• Lựa chọn đơn vị vận chuyển không uy tín hoặc không có kinh nghiệm trong quản lý và vận hành đơn hàng có thể làm tăng nguy cơ thất lạc. 

Đơn hàng bị thất lạc do sai sót trong quy trình đóng gói

DOANH NGHIỆP SẼ BỊ ẢNH HƯỞNG NHƯ THẾ NÀO KHI ĐƠN HÀNG BỊ THẤT LẠC?

Khi đơn hàng bị thất lạc, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều hậu quả tiêu cực, ảnh hưởng đến cả tài chính và uy tín. Cụ thể như sau:

• Đơn hàng bị thất lạc đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mất đi một giao dịch thành công, dẫn đến giảm doanh thu ngay lập tức.
• Khách hàng sẽ mất lòng tin vào doanh nghiệp khi đơn hàng bị thất lạc, dù nguyên nhân là do lỗi của doanh nghiệp hay của đơn vị vận chuyển.
• Doanh nghiệp phải dành thời gian và nhân lực để giải quyết khiếu nại của khách hàng, điều này gây tốn kém chi phí.
• Nếu có hợp đồng với khách hàng, việc đơn hàng bị thất lạc có thể coi là vi phạm hợp đồng và doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm pháp lý.

Doanh nghiệp phải dành thời gian để giải quyết với khách hàng

DOANH NGHIỆP CẦN LÀM GÌ KHI ĐƠN HÀNG BỊ THẤT LẠC?

Khi đơn hàng bị thất lạc, doanh nghiệp cần hành động nhanh chóng và hiệu quả để giảm thiểu thiệt hại và duy trì lòng tin của khách hàng. Dưới đây là một số hành động cụ thể mà doanh nghiệp cần thực hiện:

Kiểm tra mã vận đơn

Đầu tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra lại mã vận đơn để xác nhận thông tin đơn hàng và tình trạng hiện tại của nó. Sau đó, doanh nghiệp cần kiểm tra xem mã vận đơn có bị lỗi hoặc có thông tin không chính xác hay không. Điều này giúp đảm bảo rằng các thông tin được cập nhật luôn chính xác.

Liên hệ với đơn vị vận chuyển

Doanh nghiệp cần liên hệ ngay lập tức với đơn vị vận chuyển để thông báo về tình trạng đơn hàng bị thất lạc, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về đơn hàng và mã vận đơn để kiểm tra và tìm kiếm gói hàng.

Sau đó doanh nghiệp cần yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp thông tin về các bước tiếp theo và thời gian dự kiến để giải quyết sự cố. 

Liên hệ với đơn vị vận chuyển để giải quyết khiếu nại

Với các khách hàng đang đồng hành cùng 247Express, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi để thông báo về tình trạng đơn hàng của mình bằng các liên hệ sau:

• Hotline: 19006980 
• Gửi mail cần hỗ trợ: info@247express.vn 
• Nhắn tin trực tiếp qua Fanpage: https://www.facebook.com/247post.vn 

Liên hệ với khách hàng

Doanh nghiệp cần liên hệ với khách hàng ngay khi phát hiện sự cố và thông báo về tình trạng đơn hàng. Cung cấp thông tin về các bước doanh nghiệp đang thực hiện để giải quyết vấn đề và dự đoán thời gian giải quyết.

Sau đó, doanh nghiệp cần gửi lời xin lỗi chân thành và các hình thức bồi thường hợp lý, như hoàn trả tiền hoặc gửi hàng mới để duy trì lòng tin của khách hàng.

HƯỚNG DẪN CÁCH HẠN CHẾ TÌNH TRẠNG ĐƠN HÀNG BỊ THẤT LẠC CHO DOANH NGHIỆP

Việc đơn hàng bị thất lạc không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp cần thực hiện một số biện pháp sau:

• Chọn đơn vị vận chuyển uy tín: Tìm hiểu kỹ về uy tín, hệ thống theo dõi, chính sách bồi thường của đơn vị vận chuyển mà bạn sẽ lựa chọn.
• Đóng gói kỹ lưỡng: Sử dụng vật liệu đóng gói chắc chắn, dán nhãn rõ ràng và kiểm tra kỹ trước khi giao.
• Sử dụng hệ thống quản lý: Áp dụng phần mềm quản lý kho, đơn hàng để theo dõi và kiểm soát hàng hóa hiệu quả.
• Xử lý khiếu nại nhanh chóng: Nghe ý kiến khách hàng, giải quyết vấn đề kịp thời và bồi thường nếu cần.
• Đào tạo nhân viên: Nâng cao kỹ năng và nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của việc đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Để hạn chế tình trạng mất hàng và đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra an toàn, doanh nghiệp có thể lựa chọn 247Express làm đối tác đáng tin cậy. Với hệ thống theo dõi đơn hàng hiện đại, quy trình quản lý chặt chẽ, và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, 247Express cam kết mang đến sự an tâm tuyệt đối cho doanh nghiệp trong việc vận chuyển hàng hóa.

Đến ngay bưu cục 247Express gần nhất để nhận được hỗ trợ thông qua website: https://247express.vn/tim-buu-cuc 

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 19006980
• Fanpage: https://www.facebook.com/247post.vn 
• Email hỗ trợ: info@247express.vn 

247Express đảm bảo quá trình gửi hàng cho doanh nghiệp

Bằng cách áp dụng những hướng dẫn này khi đơn hàng bị thất lạc, 247Express hy vọng bạn có thể bảo vệ doanh nghiệp của mình khỏi các sự cố không mong muốn và duy trì uy tín trong mắt khách hàng.