Khi nhắc tới hàng tồn kho, mọi người thường nghĩ đến những hàng “tồn đọng”, không thể bán được, tuy nhiên điều này hoàn toàn không đúng. Vậy hàng tồn kho là gì? Có các phương pháp quản lý hàng tồn kho nào? Cùng 247Express tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé.

HÀNG TỒN KHO LÀ GÌ? VAI TRÒ CỦA HÀNG TỒN KHO TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động quan trọng, bao gồm tất cả các loại hàng hóa, nguyên vật liệu và sản phẩm mà doanh nghiệp lưu trữ để phục vụ cho hoạt động sản xuất hoặc bán hàng. Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp:

• Duy trì hoạt động sản xuất và kinh doanh liên tục, không bị gián đoạn do thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc hàng hóa.
• Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng, đặc biệt trong những thời điểm nhu cầu tăng đột biến.
• Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp cân đối giữa chi phí lưu trữ và lợi ích từ việc dự trữ hàng hóa.

Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất và kinh doanh liên tục

HÀNG TỒN KHO BAO GỒM NHỮNG GÌ?

Hàng tồn kho phân thành nhiều loại khác nhau, dựa trên đặc điểm và chủng loại hàng hóa. 

Xét về đặc điểm hàng hóa

Khi xét về đặc điểm, hàng tồn kho được phân loại thành ba nhóm chính:

1/ Nguyên vật liệu

• Nguyên liệu thô: Vật liệu chưa qua chế biến, được sử dụng trực tiếp trong sản xuất.
• Vật liệu phụ: Vật chất hỗ trợ sản xuất nhưng không trực tiếp tạo thành sản phẩm.
• Nhiên liệu: Vật chất phục vụ cho hoạt động sản xuất và vận chuyển.

Nguyên liệu thô dùng trực tiếp trong sản xuất

2/ Sản phẩm dở dang

Đây là những sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, chưa hoàn thiện; chưa làm thủ tục nhập kho sản phẩm hoàn thiện hoặc cần được quản lý để đảm bảo tiến độ và chất lượng sản xuất.

3/ Sản phẩm hoàn thiện

Những sản phẩm đã qua tất cả các công đoạn sản xuất và sẵn sàng để bán gọi là sản phẩm hoàn thiện. Nhóm này có đặc điểm:

• Đã qua kiểm tra chất lượng và đóng gói;
• Sẵn sàng để xuất kho và phân phối đến khách hàng;
• Cần được quản lý để đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường và tránh tồn kho quá mức.

Xét về chủng loại hàng hóa

Khi xét về chủng loại, hàng tồn kho được chia thành ba nhóm chính:

1/ Hàng hóa thông thường

Hàng hóa thông thường là những sản phẩm có nhu cầu ổn định trong suốt năm, chiếm tỷ trọng lớn trong kho. Loại hàng này dễ dự đoán nhu cầu, lập kế hoạch sản xuất; thường có chu kỳ sản xuất và tiêu thụ ổn định.

Hàng hóa thông thường chiếm tỷ trọng lớn trong kho

2/ Hàng hóa theo mùa vụ

Là những sản phẩm biến động mạnh theo thời gian trong năm, có nhu cầu tăng cao trong một số thời điểm nhất định. Theo đó cần có kế hoạch dự trữ và sản xuất phù hợp với từng mùa vụ. Việc này đòi hỏi chiến lược quản lý hàng tồn kho linh hoạt.

3/ Hàng hóa đặc biệt

Là những sản phẩm có tính chất riêng biệt, thường có giá trị cao và ảnh hưởng lớn đến vốn lưu động của doanh nghiệp. Nó có thể được đặt hàng riêng hoặc sản xuất số lượng hạn chế, yêu cầu phương pháp bảo quản và quản lý đặc biệt.

CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO PHỔ BIẾN

Quản lý hàng tồn kho là quá trình giám sát và điều phối toàn diện các hoạt động liên quan đến việc mua sắm, bảo quản và sử dụng hàng. Có ba phương pháp quản lý phổ biến phất:

Phương pháp Just-In-Time (JIT)

Phương pháp Just-In-Time (JIT) tập trung vào việc cung cấp đúng số lượng hàng hóa cần thiết, đúng thời điểm yêu cầu. Theo đó giảm thiểu lượng hàng tồn kho đến mức tối thiểu. Để áp dụng JIT hiệu quả, doanh nghiệp cần có khả năng dự đoán nhu cầu chính xác và linh hoạt, tăng cường phối hợp với nhà cung cấp. 

JIT cung cấp đúng số lượng hàng hóa cần thiết, đúng thời điểm yêu cầu

Phương pháp FIFO (First In, First Out)

FIFO hoạt động dựa trên nguyên tắc hàng nhập trước sẽ được xuất trước. Phương pháp này phù hợp với các sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn, giúp giảm thiểu rủi ro hàng hóa hết hạn hoặc lỗi thời. Từ đó doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát luồng hàng hóa.

Phương pháp LIFO (Last In, First Out)

Các sản phẩm không có thời hạn sử dụng hoặc thời hạn dài phù hợp với phương pháp LIFO. Đây là phương pháp quản lý hàng tồn kho theo nguyên tắc hàng nhập sau sẽ được xuất trước. Điều này giúp giảm thuế trong một số trường hợp (khi giá hàng hóa tăng). Tuy nhiên nó ít được sử dụng trong thực tế do dễ dẫn đến tình trạng hàng hóa cũ bị tồn đọng.

MỤC ĐÍCH CỦA QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

Quản lý hàng tồn kho bao gồm các mục đích sau:

Đảm bảo luồng hàng hóa liên tục

• Luôn có đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, tránh tình trạng thiếu hụt gây đình trệ sản xuất.
• Đảm bảo có sẵn hàng cung cấp, tăng độ hài lòng và uy tín với khách hàng.
• Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường, nâng cao vị thế cạnh tranh.

Tối ưu hóa chi phí lưu trữ

• Tránh tình trạng dự trữ quá nhiều hàng hóa, gây lãng phí không gian và vốn lưu động.
• Sắp xếp hợp lý để tận dụng tối đa diện tích kho bãi, giảm chi phí thuê kho.
• Cân đối giữa tần suất đặt hàng và lượng hàng dự trữ.

Giảm thiểu rủi ro hư hỏng hoặc lỗi thời hàng hóa

• Sử dụng phương pháp FIFO đảm bảo hàng hóa được xuất kho theo thứ tự nhập, tránh tình trạng hết hạn.
• Bảo quản đúng cách từng loại hàng hóa, giảm thiểu rủi ro hư hỏng.
• Dự đoán và điều chỉnh lượng hàng tồn kho phù hợp, tránh tình trạng hàng hóa lỗi thời.

Áp dụng phương pháp FIFO tránh tình trạng hàng hóa hết hạn

Nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng nhu cầu khách hàng

• Quản lý hiệu quả giúp nhanh chóng xác định vị trí và tình trạng hàng hóa, từ đó đẩy nhanh quá trình xử lý đơn hàng.
• Giảm thiểu sai sót trong việc theo dõi và kiểm kê hàng hóa.
• Phân tích dữ liệu hàng tồn kho để dự đoán nhu cầu thị trường, từ đó có kế hoạch sản xuất và dự trữ phù hợp.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu chính xác khái niệm hàng tồn kho là gì, các loại hàng tồn kho và những phương pháp quản lý hiệu quả. Tại 247Express, chúng tôi không ngừng cải tiến, áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho tiên tiến nhất, kết hợp với công nghệ hiện đại để đảm bảo luồng hàng hóa liên tục, tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng và đối tác của mình.