Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp luôn tìm cách tối ưu hóa chuỗi cung ứng để giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng. Một trong những mắt xích quan trọng nhất của chuỗi cung ứng chính là Inbound Logistics. Cùng 247Express tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.

INBOUND LOGISTICS LÀ GÌ?

Inbound logistics được định nghĩa là tập hợp các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận, vận chuyển, lưu trữ những yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu thô, bán thành phẩm, linh kiện từ các nhà cung cấp để phục vụ quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

Khái niệm inbound logistics trong chuỗi cung ứng

Mục tiêu cốt lõi của inbound logistics là đảm bảo nguồn cung ứng đầu vào ổn định và hiệu quả, đáp ứng yêu cầu sản xuất về đúng chủng loại, đủ số lượng, đạt chất lượng, kịp thời gian và với chi phí tối ưu. Nhờ đó, hoạt động sản xuất có thể diễn ra thông suốt, liên tục và đạt năng suất cao.

QUY TRÌNH CỦA INBOUND LOGISTICS

Một quy trình inbound logistics thông thường bao gồm các bước chính sau:

• Bước 1: Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu: Xác định rõ số lượng, chủng loại, thời điểm cần nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất.
• Bước 2: Lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp: Tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng tốt các tiêu chí về uy tín, chất lượng, giá cả, khả năng giao hàng.
• Bước 3: Đặt hàng và theo dõi đơn hàng: Lập và chuyển đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, thương lượng các điều khoản hợp đồng. Theo sát tiến độ thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp.
• Bước 4: Nhận và kiểm tra hàng hóa: Tiếp nhận hàng hóa, đối chiếu và kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng so với đơn đặt hàng. Xử lý các bất thường nếu có.
• Bước 5: Lưu trữ và quản lý hàng tồn kho: Sắp xếp gọn gàng, khoa học hàng hóa trong kho. Duy trì điều kiện bảo quản phù hợp, thường xuyên kiểm kê hàng tồn.
• Bước 6: Cung ứng nguyên liệu cho sản xuất: Cấp phát nguyên vật liệu kịp thời, đầy đủ cho bộ phận sản xuất theo đúng yêu cầu.

Để triển khai thành công và hiệu quả các bước trên đòi hỏi cần kết hợp đồng bộ giữa các nguồn nhân lực, quy trình vận hành tinh gọn và công nghệ quản lý tiên tiến. Bên cạnh đó, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận liên quan như cung ứng, kho vận, sản xuất cũng đóng vai trò quan trọng.

CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN INBOUND LOGISTICS

Inbound logistics chịu sự tác động của nhiều nhân tố xuất phát từ cả môi trường bên ngoài và nội tại doanh nghiệp, bao gồm:

• Đặc tính của nguyên vật liệu: Những thuộc tính cốt lõi của nguyên vật liệu như kích thước, khối lượng, tính dễ hư hỏng, tần suất sử dụng, giá trị sẽ quyết định phương thức vận chuyển, bảo quản, tần suất đặt hàng.
• Mối quan hệ với nhà cung cấp: Sự tin cậy, ổn định và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp tác động đến chất lượng, giá cả và thời gian cung ứng nguyên vật liệu.
• Điều kiện cơ sở hạ tầng, dịch vụ logistics: Sự phát triển của cơ sở hạ tầng giao thông, hệ thống kho bãi cũng như chất lượng của các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên ngoài sẽ tạo thuận lợi hay cản trở cho inbound logistics.
• Trình độ ứng dụng công nghệ: Việc trang bị các giải pháp công nghệ tiên tiến trong quản lý đặt hàng, theo dõi hàng tồn kho, điều phối vận chuyển sẽ giúp tăng tính chính xác, hiệu quả và nhanh chóng của inbound logistics.
• Năng lực đội ngũ inbound logistics: Trình độ chuyên môn, kỹ năng quản trị, tư duy sáng tạo và khả năng xử lý vấn đề của nhân sự làm công tác inbound logistics có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của hoạt động này.

Có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến inbound logistics

Ngoài ra, các yếu tố từ môi trường vĩ mô như biến động kinh tế, chính sách thương mại, tỷ giá hối đoái... cũng ảnh hưởng đáng kể đến inbound logistics. Do đó, doanh nghiệp cần có cái nhìn toàn diện, phân tích kỹ lưỡng và lựa chọn giải pháp phù hợp để kiểm soát, tận dụng các nhân tố kể trên, từ đó nâng cao hiệu quả inbound logistics.

VAI TRÒ THEN CHỐT CỦA INBOUND LOGISTICS

Inbound logistics có tầm quan trọng sống còn đối với mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp, từ sản xuất, tài chính, kinh doanh cho đến dịch vụ khách hàng:

• Tối ưu chi phí đầu vào: Việc chọn lựa nhà cung cấp có giá cả cạnh tranh, thương lượng các điều khoản có lợi, tối ưu hóa phương thức vận chuyển, lưu trữ sẽ giúp giảm đáng kể chi phí nguyên vật liệu cũng như chi phí logistics đầu vào. Nhờ đó góp phần tiết kiệm tổng chi phí sản xuất.
• Duy trì nhịp độ sản xuất: Bằng cách cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu đúng chủng loại, chất lượng theo yêu cầu, inbound logistics giúp duy trì hoạt động sản xuất liên tục, ổn định với công suất tối đa, tránh tình trạng ngưng trệ do thiếu hụt đầu vào.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Chất lượng của thành phẩm phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng nguyên vật liệu ban đầu. Thông qua việc kiểm soát nghiêm ngặt nguồn cung ứng đầu vào, inbound logistics giúp cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm tỷ lệ phế phẩm và nâng cao uy tín thương hiệu.

Inbound logistics giúp kiểm soát chất lượng sản phẩm

• Tăng tính linh hoạt và khả năng đáp ứng: Với một mạng lưới cung ứng đa dạng, inbound logistics giúp doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh kế hoạch sản xuất để đáp lại những thay đổi của nhu cầu thị trường cũng như các đơn hàng không định kỳ.
• Gia tăng hiệu quả sử dụng không gian kho: Việc áp dụng các nguyên tắc sắp xếp khoa học, chính sách quản lý tồn kho hợp lý và quy trình xuất nhập hiệu quả, inbound logistics giúp nâng cao mức sử dụng của diện tích kho, giảm lãng phí không gian và tối ưu chi phí lưu kho.

THÁCH THỨC CỦA INBOUND LOGISTICS TRONG DOANH NGHIỆP

Bên cạnh những vai trò quan trọng, inbound logistics cũng tiềm ẩn những rủi ro và thách thức không nhỏ:

• Bất trắc từ phía nhà cung cấp: Sự cố bất ngờ như nhà cung cấp ngừng hoạt động, phá sản, không đáp ứng cam kết... sẽ dẫn đến gián đoạn nguồn cung, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất. Việc tìm kiếm nhà cung ứng mới cũng tốn nhiều thời gian và chi phí.
• Khó khăn trong dự báo nhu cầu: Trong bối cảnh nhu cầu thị trường biến động nhanh và khó lường, việc xác định chính xác số lượng nguyên vật liệu cần thiết trở nên khó khăn. Sai lệch trong dự báo có thể dẫn đến tình trạng dự trữ quá nhiều gây lãng phí hoặc thiếu hụt làm đình trệ sản xuất.
• Rủi ro trong vận chuyển: Tai nạn, hư hỏng, thất lạc hàng trong quá trình vận chuyển là những sự cố khó tránh khỏi. Nếu không được xử lý kịp thời sẽ kéo theo sự chậm trễ của đơn hàng, làm xáo trộn kế hoạch sản xuất và uy tín với khách hàng.
• Áp lực chi phí ngày một gia tăng: Giá nguyên vật liệu, nhiên liệu, cước phí vận tải có xu hướng tăng cao do lạm phát, biến động tỷ giá, chính sách thuế quan…
• Trở ngại về hạ tầng kho bãi: Hệ thống kho, bến bãi, trang thiết bị xếp dỡ bị thiếu hụt hoặc xuống cấp làm giảm hiệu suất và năng lực xử lý hàng hóa, dẫn đến tăng thời gian tồn kho, hao hụt hàng hóa.

Khó khăn về hệ thống kho bãi

• Hạn chế về ứng dụng công nghệ: Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa đầu tư nhiều vào việc tin học hóa, tự động hóa quy trình inbound logistics. Việc thiếu các công cụ, phần mềm hỗ trợ khiến công tác quản lý, điều phối gặp nhiều bất cập, sai sót và chậm chạp.

Tìm hiểu thêm: Oubound logistics là gì? Khác biệt giữa Inbound và Outbound

Để vượt qua những thách thức nêu trên, doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình và chiến lược inbound logistics một cách khoa học. Cụ thể, doanh nghiệp cần tập trung vào tái cấu trúc quy trình theo hướng tinh gọn và chuẩn hóa, đồng thời phát triển đội ngũ nhân sự có đủ trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp. Bên cạnh đó, ứng dụng công nghệ là yếu tố then chốt để số hóa và tự động hóa các tác vụ quản lý, vận hành, giúp tăng năng suất và giảm chi phí.