Tìm hiểu về quy trình kiểm hóa trong xuất nhập khẩu: Phân loại, quy trình và những điều cần biết

Trong hoạt động thương mại quốc tế, thông quan hàng hóa là một mắt xích quan trọng quyết định tiến độ của quá trình quản trị vận hành và chuỗi cung ứng. Tuy nhiên thì không phải lô hàng nào cũng được thông quan ngay lập tức sau khi khai báo. Một trong những khái niệm khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng và tốn nhiều thời gian nhất chính là kiểm hoá. Hãy cùng 247Express đi sâu vào tìm hiểu chi tiết về nghiệp vụ kiểm hóa trong bài viết dưới đây để hiểu rõ bản chất và quy trình này, từ đó giúp doanh nghiệp chủ động về thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

TÌM HIỂU CHUNG VỀ KIỂM HOÁ

Kiểm hóa (Physical Inspection) là bước kiểm tra thực tế hàng hóa của cơ quan Hải quan sau khi doanh nghiệp đã truyền tờ khai hải quan. Đây là một công đoạn nằm trong quy trình thông quan áp dụng cho các lô hàng rơi vào "luồng Đỏ" hoặc các trường hợp nghi vấn theo hệ thống quản lý rủi ro của Hải quan. 

Khác với việc kiểm tra chứng từ (kiểm tra hồ sơ), kiểm hóa yêu cầu sự có mặt của hàng hóa tại địa điểm kiểm tra để cán bộ hải quan đối chiếu trực tiếp giữa thực tế hàng hóa với những thông tin đã khai báo trên hệ thống. Kết quả của việc kiểm hóa sẽ là căn cứ cuối cùng để quyết định lô hàng có được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu hay không.

Kiểm hóa là bước kiểm tra thực tế hàng hóa của cơ quan Hải quan

MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC KIỂM HOÁ HÀNG HÓA

Việc kiểm hóa không đơn thuần là một thủ tục hành chính gây khó khăn cho doanh nghiệp mà nó đóng vai trò cốt lõi trong quản lý nhà nước về ngoại thương. Mục đích chính của công tác này là nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong lưu thông hàng hóa xuyên biên giới thông qua các hoạt động cụ thể như: Chống gian lận thương mại bằng cách ngăn chặn hành vi khai sai tên hàng, số lượng để trốn thuế; Kiểm soát an ninh để đảm bảo không có hàng cấm; Xác minh trị giá hải quan để tính đúng thuế; và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng thông qua việc kiểm tra chất lượng, nhãn mác theo đúng quy chuẩn hiện hành.

Kiểm hoá giúp đảm bảo tính minh bạch trong lưu thông hàng hóa xuyên biên giới

CÁC HÌNH THỨC KIỂM HOÁ PHỔ BIẾN

Tùy vào tính chất hàng hóa, mức độ tin cậy của doanh nghiệp và sự đánh giá rủi ro từ hệ thống mà cơ quan Hải quan sẽ áp dụng các phương thức kiểm tra khác nhau. Để doanh nghiệp có thể chủ động phương án xử lý thì dưới đây là các hình thức kiểm hóa thường gặp:

Kiểm hóa bằng máy soi

Đây là hình thức hiện đại nhất sử dụng các hệ thống máy soi container chuyên dụng. Doanh nghiệp chỉ cần đưa container qua máy soi mà không cần cắt chì (seal) hay dỡ hàng. Nếu hình ảnh máy soi trùng khớp với khai báo thì hàng sẽ được thông quan ngay lập tức. Điều này sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian cho  doanh nghiệp.

Hình thức kiểm hóa bằng máy soi

Kiểm hóa thủ công

Cán bộ hải quan sẽ trực tiếp mở container hoặc kiện hàng để kiểm tra bằng mắt thường. Hình thức này thường áp dụng khi máy soi phát hiện nghi vấn hoặc lô hàng có tính chất phức tạp, yêu cầu sự tỉ mỉ trong việc đối chiếu chi tiết kỹ thuật.

Kiểm hóa toàn bộ

Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra 100% lượng hàng có trong lô hàng. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất thường dành cho các doanh nghiệp có lịch sử vi phạm hoặc khi lô hàng bị tình nghi chứa hàng lậu, hàng cấm với số lượng lớn.

Kiểm hóa một phần

Cơ quan chức năng chỉ chọn ngẫu nhiên một tỷ lệ nhất định (ví dụ 5%, 10%) của lô hàng để kiểm tra. Nếu phần hàng hóa được chọn đạt yêu cầu và khớp với chứng từ thì toàn bộ lô hàng còn lại sẽ được chấp nhận thông quan mà không cần mở toàn bộ.

NHỮNG TRƯỜNG HỢP HÀNG HÓA BỊ KIỂM HOÁ

Hệ thống thông quan tự động của Hải quan (VNACCS/VCIS) sẽ tự động phân luồng dựa trên các thuật toán quản lý rủi ro phức tạp. Doanh nghiệp thường gặp phải tình trạng kiểm hóa khi rơi vào một trong các trường hợp tiêu biểu như: 

• Lô hàng bị phân vào luồng Đỏ theo quy định bắt buộc.
• Lô hàng luồng Vàng hoặc Xanh nhưng có thông tin tình báo nghi vấn về gian lận.
• Các mặt hàng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành nhạy cảm như thực phẩm, hóa chất, thiết bị y tế.
• Doanh nghiệp mới hoạt động, chưa có bề dày lịch sử tuân thủ pháp luật hải quan.

Hàng hoá bị kiểm hoá nếu rơi vào một số trường hợp đặc biệt

QUY TRÌNH KIỂM HÓA HÀNG HÓA

Để quy trình kiểm tra thực tế diễn ra suôn sẻ và tránh các chi phí phát sinh không đáng có, doanh nghiệp cần hiểu rõ và thực hiện đúng trình tự các bước thực hiện sau đây:

Chuẩn bị trước khi kiểm hoá

Doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ hồ sơ hải quan, lấy lệnh giao hàng (D/O) và đăng ký vị trí kiểm hóa với cảng. Việc sắp xếp phương tiện nâng hạ và đội ngũ công nhân bốc xếp sẵn sàng là yếu tố then chốt để rút ngắn thời gian chờ đợi tại bãi kiểm hóa.

Doanh nghiệp cần hoàn thiện lệnh giao hàng (D/O) trước khi kiểm hoá

Thực hiện kiểm hoá

Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu hàng thực tế với các thông tin trên tờ khai. Doanh nghiệp có trách nhiệm mở kiện hàng, giải trình về đặc tính kỹ thuật hoặc nhãn mác sản phẩm. Chính sự minh bạch và cung cấp tài liệu kịp thời trong bước này sẽ giúp quá trình diễn ra nhanh chóng hơn.

Hoàn tất sau kiểm hoá

Sau khi kiểm tra xong, nếu hàng hóa đúng như khai báo thì hải quan sẽ xác nhận kết quả trên hệ thống. Doanh nghiệp tiến hành đóng lại kiện hàng, bấm seal mới và thực hiện nộp các phí bãi liên quan để chính thức đưa hàng rời cảng về kho.

KIỂM HÓA CONTAINER TRONG XUẤT NHẬP KHẨU

Đối với hàng hóa đóng trong container (FCL) thì quy trình kiểm hóa đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa doanh nghiệp, đơn vị vận chuyển và cảng vụ. Doanh nghiệp cần lưu ý về các chi phí lưu kho bãi (DEM/DET) có thể tăng cao nếu quy trình kiểm hóa bị kéo dài do thiếu nhân công bốc xếp hoặc bãi kiểm bị quá tải. 

Đặc biệt, đối với các loại hàng hóa đặc thù cần bảo quản lạnh thì doanh nghiệp phải yêu cầu cảng duy trì nguồn điện trong suốt quá trình chờ đợi và thực hiện kiểm hóa để đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị ảnh hưởng.

Hàng hóa đóng trong container có quy trình kiểm hóa phức tạp

NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI KIỂM HOÁ

Kiểm hóa là một công đoạn nhạy cảm và dễ phát sinh rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Để tối ưu hóa quy trình này thì doanh nghiệp cần tập trung vào các lưu ý cốt lõi dưới đây:

Chuẩn bị chứng từ đầy đủ

Doanh nghiệp phải đảm bảo bộ chứng từ gồm Invoice, Packing List và Bill of Lading phải hoàn toàn khớp với thực tế. Một sai sót nhỏ về mã ký hiệu hay trọng lượng cũng có thể khiến lô hàng bị tạm dừng thông quan để xác minh thêm.

Phối hợp với cơ quan hải quan

Thái độ hợp tác và giải trình chuyên nghiệp là rất quan trọng. Doanh nghiệp nên cử nhân sự am hiểu kỹ thuật về mặt hàng đó để trực tiếp trả lời các thắc mắc của cán bộ hải quan và tránh việc trả lời sai lệch dẫn đến nghi ngờ gian lận.

Đảm bảo hàng hóa đúng khai báo

Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm soát chặt chẽ từ khâu đóng hàng tại kho của nhà cung cấp. Việc hàng thực tế khác với tờ khai (thừa, thiếu hoặc sai chủng loại) là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến các biên bản xử phạt hành chính nặng nề.

Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ từ khâu đóng hàng tại kho khi kiểm hoá

Xử lý tình huống phát sinh trong quá trình kiểm hoá

Nếu có sự khác biệt về quan điểm áp mã HS code hoặc trị giá tính thuế, doanh nghiệp nên bình tĩnh yêu cầu tham vấn hoặc lấy mẫu giám định theo đúng quy định pháp luật thay vì các biện pháp đối phó không lành mạnh.

CÁC LỖI THƯỜNG GẶP KHI KIỂM HOÁ HÀNG HÓA

Thông qua kinh nghiệm thực tế, 247Express nhận thấy nhiều doanh nghiệp thường lúng túng và mắc phải các lỗi cơ bản gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ kinh doanh. Các sai sót này thường rơi vào các danh mục sau:

Sai lệch thông tin hàng hóa

Lỗi phổ biến nhất là sai số lượng kiện, trọng lượng tịnh hoặc hàng hóa không có nhãn mác gốc (Original Label). Đặc biệt, việc thiếu nhãn phụ tiếng Việt đối với hàng nhập khẩu cũng là lỗi thường xuyên bị bắt lỗi khi kiểm hoá.

Thiếu hoặc sai chứng từ

Việc mang thiếu bản gốc các giấy phép chuyên ngành hoặc giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) tại thời điểm kiểm hóa sẽ khiến lô hàng không thể thông quan ngay, điều này dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho bãi rất lớn.

Việc mang thiếu C/O khiến lô hàng không thể thông quan ngay

Đóng gói không đúng quy định

Hàng hóa xếp quá lộn xộn, không theo thứ tự trong container khiến việc tìm kiếm mẫu để kiểm tra trở nên khó khăn. Điều này không chỉ làm chậm quy trình của hải quan mà còn dễ gây hư hỏng hàng hóa trong quá trình bốc xếp thủ công.

Tổng kết lại, kiểm hóa là một quy trình nghiệp vụ quan trọng yêu cầu sự chuẩn xác và am hiểu luật pháp từ phía doanh nghiệp. Với sự đồng hành của một đối tác vận chuyển chuyên nghiệp như 247Express, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được tối đa các rủi ro và chi phí phát sinh trong quá trình thông quan. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn giải pháp thông quan, quản lý chuỗi cung ứng và logistics chuyên nghiệp, 247Express sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ chi tiết. Doanh nghiệp có thể liên hệ hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu bên cạnh để đội ngũ 247Express nhanh chóng tư vấn và hỗ trợ phù hợp.