Lưu kho là dịch vụ hàng hóa giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Vậy lưu kho hàng hóa là gì và cách tính các loại chi phí lưu kho như thế nào? Hãy cùng 247Express tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

LƯU KHO LÀ GÌ?

Quá trình lưu trữ và quản lý hàng hóa trong kho bãi chuyên dụng trong một khoảng thời gian nhất định trước khi vận chuyển đến khách hàng gọi là lưu kho. Hoạt động này bao gồm nhiều quy trình phức tạp như nhập kho, sắp xếp, bảo quản, kiểm kê và xuất kho.

Lưu kho là hoạt động cần thiết của hầu hết doanh nghiệp sản xuất và phân phối

Dịch vụ lưu kho phù hợp cho các doanh nghiệp không có kho bãi riêng hoặc cần mở rộng không gian lưu trữ. Đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho sẽ thay thế doanh nghiệp đảm nhận trách nhiệm quản lý toàn bộ, từ tiếp nhận hàng hóa đến bảo quản an toàn và giao hàng khi có yêu cầu. 

LỢI ÍCH CỦA DỊCH VỤ LƯU KHO

Sử dụng dịch vụ lưu kho hàng hóa đang ngày càng trở nên phổ biến do mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp như:

Chủ động quản lý hàng hóa

Hệ thống quản lý kho hiện đại giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho, lịch sử xuất nhập và vị trí lưu trữ chính xác của từng mặt hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể truy xuất thông tin hàng hóa nhanh chóng, kịp thời bổ sung hàng hóa hoặc điều chỉnh kế hoạch sản xuất. Do đó, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát hàng hóa một cách hiệu quả.

Lưu trữ hàng hóa có tổ chức

Đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho tư vấn cách sắp xếp khoa học, tiết kiệm không gian và bố trí hợp lý các kệ hàng. Việc quản lý dựa trên công nghệ quét mã vạch và hệ thống định vị giúp dễ dàng xác định vị trí và lấy hàng. Phương pháp này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng.

Sử dụng dịch vụ lưu kho mang lại nhiều lợi ích đáng kể

Đảm bảo an toàn

An toàn là ưu tiên hàng đầu trong dịch vụ lưu kho hàng hóa. Các kho hàng được trang bị hệ thống camera giám sát, hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động cùng với đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp. Ngoài ra, nhiều đơn vị lưu kho còn áp dụng quy trình kiểm soát môi trường nghiêm ngặt đảm bảo hàng hóa duy trì chất lượng trong suốt thời gian lưu kho.

Phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh thời vụ

Doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi diện tích kho theo mùa vụ kinh doanh nhờ vào tính linh hoạt của dịch vụ lưu kho . Đồng thời, một số đơn vị còn cung cấp dịch vụ đóng gói và phân phối giúp doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng nhu cầu thị trường mà không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng và nhân lực cố định.

CÁC LOẠI CHI PHÍ LƯU KHO HÀNG HÓA PHỔ BIẾN

Chi phí lưu kho là khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi để lưu trữ hàng hóa trong kho. Chi phí lưu kho bao gồm nhiều khoản khác nhau như:

Chi phí vốn

Chi phí vốn là khoản đầu tư lớn nhất trong lưu kho hàng hóa. Nó bao gồm tiền lãi và giá trị vốn đầu tư vào hàng tồn kho. Công thức tính chi phí vốn thường dựa trên tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho. Ví dụ, nếu chi phí vốn là 25% và tổng giá trị hàng tồn kho là 100.000.000 đồng, thì chi phí vốn của doanh nghiệp sẽ là 25.000.000 đồng. 

Chi phí dịch vụ tồn kho

Chi phí dịch vụ tồn kho bao gồm bảo hiểm hàng hóa, phần mềm quản lý kho, kiểm kê định kỳ và các khoản thuế liên quan. Chi phí bảo hiểm thường biến động theo giá trị và loại hàng hóa lưu kho. Do đó, các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho có hệ thống phần mềm quản lý tiên tiến giúp giảm thiểu chi phí vận hành.

Các loại chi phí lưu khó cần được tính toán kỹ lưỡng

Chi phí rủi ro tồn kho

Đây là khoản dự phòng cho các tình huống không mong muốn như hao hụt tự nhiên, hàng hóa hư hỏng, mất mát, giảm giá trị do lỗi thời. Để hạn chế mức thấp nhất chi phí này, các đơn vị lưu kho thường áp dụng các biện pháp bảo quản nghiêm ngặt, quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ và hệ thống an ninh đa lớp.

Chi phí không gian lưu trữ

Chi phí này được tính toán dựa trên diện tích kho sử dụng, bao gồm chi phí điện, nước, bảo trì cơ sở vật chất và các dịch vụ liên quan đến nhà kho. Có nhiều lựa chọn từ kho thường, kho mát đến kho lạnh đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.

CÁCH TÍNH CHI PHÍ LƯU KHO

Có nhiều phương pháp tính chi phí lưu kho, mỗi phương pháp phù hợp với các loại hàng hóa và nhu cầu kinh doanh khác nhau:

Dựa vào pallet

Đây là cách tính phổ biến nhất cho hàng hóa có kích thước và trọng lượng tương đối đồng nhất. Mỗi pallet được coi là một đơn vị tính, chi phí được tính dựa trên số lượng pallet sử dụng và thời gian lưu kho. 

Phương pháp tính chi phí dựa vào pallet áp dụng cho hàng hóa có kích thước đồng nhất

Dựa vào thể tích

Phương pháp này áp dụng cho hàng hóa có kích thước không đồng nhất. Công thức tính dựa trên thể tích thực tế của hàng hóa (dài x rộng x cao). Đơn vị tính thường là mét khối (m³), với mức giá được niêm yết cho từng đơn vị thể tích. 

Tính chi phí lưu kho dựa vào thể tích hàng hóa

Dựa vào diện tích

Phương pháp dựa vào diện tích áp dụng cho hàng hóa cồng kềnh hoặc không thể xếp chồng. Chi phí tính toán dựa trên diện tích mặt sàn kho, thường được đo bằng mét vuông (m²). Đây là giải pháp lý tưởng dùng cho thiết bị công nghiệp, máy móc lớn hoặc hàng hóa đặc biệt cần không gian riêng. 

Lưu kho tự quản

Trong mô hình này, đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê không gian kho theo diện tích được yêu cầu. Chi phí tính dựa trên diện tích thuê và thời gian sử dụng. Với phương án này, doanh nghiệp tự do trong việc sắp xếp, quản lý hàng hóa. 

Doanh nghiệp tự sắp xếp, quản lý hàng hóa trong dịch vụ lưu kho tự quản

HƯỚNG DẪN CÁCH GIẢM CHI PHÍ LƯU KHO HÀNG HÓA

Giảm thiểu chi phí lưu kho là mục tiêu quan trọng của mọi doanh nghiệp. Dưới đây là một số phương pháp hiệu quả:

• Nâng cao hiệu quả luân chuyển hàng hóa: Sử dụng hệ thống quản lý kho bằng mã vạch, RFID hay phần mềm ERP.
• Thiết kế lại không gian kho: Tận dụng tối đa chiều cao và diện tích kho.
• Tối ưu hóa lượng hàng tồn kho: Phân tích dữ liệu bán hàng, dự báo nhu cầu khách hàng, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít.
• Bao bì và đóng gói sản phẩm: Thiết kế bao bì thông minh, tăng số lượng sản phẩm lưu trữ trên cùng một diện tích.
• Đào tạo nhân viên: Làm việc hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất. 

Đào tạo nhân viên kho có chuyên môn

Tóm lại, hiểu rõ về lưu kho hàng hóa và các chi phí liên quan là bước đệm để doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa. Mong rằng những thông tin hữu ích trên đây của 247Express sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng các chiến lược lưu trữ và luân chuyển hàng hóa phù hợp.