Trong thời đại số hóa ngày nay, hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System) đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hoạt động logistics. WMS không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hàng tồn kho mà còn nâng cao năng suất, giảm chi phí vận hành và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Bài viết này, 247Express sẽ giúp bạn hiểu rõ về WMS, các tính năng nổi bật và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.

TÌM HIỂU HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG WMS

Hệ thống quản lý kho hàng WMS được ví như trái tim của hoạt động logistics hiện đại, đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình kho. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về định nghĩa, cấu trúc và cách thức hoạt động của WMS.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng WMS là một giải pháp phần mềm toàn diện, được thiết kế để tối ưu hóa và tự động hóa các hoạt động trong kho từ lúc hàng hóa nhập kho cho đến khi xuất kho. WMS tích hợp nhiều công nghệ tiên tiến như Internet of Things (IoT), mã vạch, và RFID để theo dõi và quản lý hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả.

Tìm hiểu khái niệm hệ thống quản lý kho hàng WMS

Cách thức hoạt động của hệ thống quản lý kho hàng WMS

WMS hoạt động dựa trên nguyên tắc quản lý thông tin thời gian thực. Hệ thống thu thập và xử lý dữ liệu liên tục về vị trí, số lượng, và tình trạng của hàng hóa trong kho. Thông tin này được cập nhật liên tục và có thể truy cập ngay lập tức, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Cấu trúc của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Một hệ thống WMS điển hình bao gồm năm thành phần chính:

• Phần mềm quản lý kho hàng;
• Các thiết bị điện tử để cài đặt ứng dụng;
• Máy in;
• Máy quét mã vạch;
• Mạng không dây.

Cấu trúc của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Sự kết hợp của các thành phần này tạo nên một hệ thống quản lý kho toàn diện, có khả năng xử lý mọi khía cạnh của hoạt động kho hàng. WMS không chỉ đơn thuần là một công cụ theo dõi hàng tồn kho, mà còn là một giải pháp quản lý tổng thể, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu chi phí vận hành.

TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO WMS

WMS là một hệ thống đa năng với nhiều tính năng mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp quản lý mọi khía cạnh của hoạt động kho. Từ việc tối ưu hóa không gian kho đến quản lý nhân sự, WMS cung cấp các công cụ cần thiết để vận hành kho hàng một cách hiệu quả và chính xác. Hãy cùng khám phá chi tiết về các tính năng nổi bật của hệ thống này.

Tối ưu thiết kế và không gian của kho

WMS cung cấp công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa cách bố trí và sử dụng không gian kho. Hệ thống phân tích dữ liệu về kích thước, trọng lượng và tần suất di chuyển của hàng hóa để đề xuất cách sắp xếp hiệu quả nhất. WMS tạo ra bản đồ kho chi tiết, xác định vị trí tối ưu cho từng loại hàng hóa.

WMS giúp tối ưu không gian lưu trữ

Lưu giữ hàng hóa

WMS tối ưu hóa quy trình lưu giữ hàng hóa trong kho. Hệ thống áp dụng các chiến lược lưu trữ thông minh như FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), hoặc FEFO (First Expired, First Out) tùy thuộc vào đặc tính của hàng hóa và yêu cầu của doanh nghiệp.

Khi hàng hóa được nhập kho, WMS tự động xác định vị trí lưu trữ tối ưu dựa trên nhiều tiêu chí như kích thước, trọng lượng, tần suất sử dụng và các yêu cầu đặc biệt về bảo quản. Hệ thống hướng dẫn nhân viên kho đến đúng vị trí để lưu trữ hàng hóa, giảm thiểu thời gian và sai sót trong quá trình này.

WMS cũng theo dõi thời gian lưu kho của từng sản phẩm, giúp quản lý hiệu quả hàng hóa có thời hạn sử dụng. Hệ thống sẽ cảnh báo khi hàng hóa gần hết hạn, cho phép doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, tránh lãng phí.

Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho

WMS cung cấp khả năng quản lý và kiểm soát hàng tồn kho chính xác và thời gian thực. Hệ thống sử dụng công nghệ mã vạch và RFID để theo dõi mọi di chuyển của hàng hóa trong kho. Mỗi sản phẩm được gắn một mã định danh duy nhất, cho phép WMS theo dõi vị trí, số lượng và tình trạng của nó mọi lúc.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS giúp tối ưu hàng tồn kho

WMS tích hợp với các hệ thống khác như ERP (Enterprise Resource Planning) để cung cấp cái nhìn toàn diện về chuỗi cung ứng. Hệ thống tự động cập nhật số liệu hàng tồn kho khi có bất kỳ thay đổi nào, từ nhập hàng mới đến xuất hàng cho khách hàng. Điều này đảm bảo tính chính xác cao của dữ liệu hàng tồn kho.

Tải và dỡ hàng

WMS tối ưu hóa quy trình tải và dỡ hàng, một trong những hoạt động quan trọng và tốn thời gian nhất trong quản lý kho. Hệ thống lên kế hoạch và điều phối các hoạt động tải và dỡ hàng một cách hiệu quả, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối đa hóa việc sử dụng các tài nguyên như xe nâng và nhân lực.

Quản lý đơn hàng & vận chuyển

WMS đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý đơn hàng và vận chuyển, tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng cho khách. Hệ thống tích hợp với các phần mềm quản lý đơn hàng và vận chuyển để tạo ra một quy trình liền mạch và hiệu quả.

WMS giúp quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý bến bãi

WMS cung cấp giải pháp quản lý bến bãi toàn diện, tối ưu hóa việc sử dụng không gian và tài nguyên trong khu vực bốc dỡ hàng. Hệ thống lên kế hoạch và điều phối các hoạt động tại bến bãi, đảm bảo luồng xe và hàng hóa di chuyển một cách hiệu quả.

Quản lý nhân sự

WMS cung cấp công cụ mạnh mẽ để quản lý và tối ưu hóa nguồn nhân lực trong kho. Hệ thống sử dụng dữ liệu thời gian thực để phân công công việc hiệu quả, cân nhắc kỹ năng, khối lượng công việc và vị trí của nhân viên. Đồng thời, WMS theo dõi và đánh giá hiệu suất thông qua các chỉ số KPI, giúp quản lý xác định nhân viên xuất sắc và nhu cầu đào tạo.

Báo cáo kho

WMS cung cấp khả năng tạo báo cáo chi tiết và toàn diện về mọi khía cạnh của hoạt động kho. Hệ thống tự động thu thập và xử lý dữ liệu từ tất cả các hoạt động trong kho, tạo ra các báo cáo theo thời gian thực giúp quản lý có cái nhìn sâu sắc về hiệu suất kho hàng.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS có khả năng tạo báo cáo chi tiết

Các loại báo cáo mà WMS có thể tạo ra bao gồm báo cáo tồn kho, hiệu suất, sử dụng không gian, vòng quay hàng tồn kho và báo cáo lỗi. WMS cho phép tùy chỉnh báo cáo, tạo dashboard trực quan và lập lịch gửi báo cáo tự động.

LỢI ÍCH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG WMS

Hệ thống quản lý kho hàng WMS không chỉ là một công cụ quản lý đơn thuần, mà còn là một giải pháp toàn diện mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Từ việc tối ưu hóa quy trình vận hành đến cải thiện trải nghiệm khách hàng, WMS đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích chính mà WMS mang lại:

• Giảm thiểu chi phí vận hành: WMS tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho, nhân lực và thiết bị, giúp giảm đáng kể chi phí vận hành. Hệ thống giảm thiểu thời gian tìm kiếm và di chuyển hàng hóa, cũng như tối ưu hóa quy trình nhập xuất kho, từ đó tiết kiệm chi phí nhân công và năng lượng.
• Nâng cao khả năng hiển thị hàng tồn kho: WMS cung cấp thông tin chính xác và thời gian thực về hàng tồn kho. Doanh nghiệp có thể biết chính xác số lượng, vị trí và tình trạng của mọi sản phẩm trong kho, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác về mua hàng, bán hàng và sản xuất.
• Quản lý hàng tồn kho Just-in-Time: WMS cho phép doanh nghiệp áp dụng chiến lược Just-in-Time, duy trì mức tồn kho tối ưu để đáp ứng nhu cầu mà không dư thừa. Điều này giúp giảm chi phí lưu trữ và giảm rủi ro hàng hóa hết hạn hoặc lỗi thời.
• 

Hệ thống quản lý kho hàng WMS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

• Tăng cường bảo mật: WMS yêu cầu xác thực người dùng và ghi lại mọi hoạt động trong kho, giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp hoặc sử dụng sai mục đích hàng hóa. Hệ thống cũng bảo vệ thông tin quan trọng về chuỗi cung ứng và khách hàng.
• Tối ưu quy trình xuất nhập kho: WMS tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình xuất nhập kho, giúp giảm thời gian xử lý và tăng độ chính xác. Điều này giúp giao hàng nhanh hơn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
• Quản lý nhân sự hiệu quả: WMS cung cấp công cụ để đánh giá hiệu suất nhân viên, phân công công việc hiệu quả và xác định nhu cầu đào tạo. Từ đó nâng cao năng suất lao động và sự hài lòng của nhân viên.
• Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng: Nhờ khả năng quản lý đơn hàng và vận chuyển hiệu quả, WMS giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng và chính xác các yêu cầu của khách hàng. Đồng thời, hệ thống cũng tối ưu hóa quá trình nhập hàng, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp.
• Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: WMS cung cấp báo cáo chi tiết và phân tích chi tiết về mọi khía cạnh của hoạt động kho. Từ đó giúp quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, cải thiện hiệu quả hoạt động và lập kế hoạch chiến lược.
• Tuân thủ quy định: WMS giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm, dược phẩm và các ngành công nghiệp khác. Hệ thống theo dõi chính xác nguồn gốc sản phẩm và hỗ trợ quy trình thu hồi sản phẩm khi cần thiết.

>> Khám phá ngay về hệ thống quản lý vận tải TMS là gì? và vai trò của nó trong quản lý chuỗi cung ứng.

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG WMS TẠI VIỆT NAM

Trong những năm gần đây, việc ứng dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS tại Việt Nam đang ngày càng phổ biến, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp và doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, việc áp dụng WMS trong quản lý kho hàng tại các doanh nghiệp còn gặp nhiều thách thức:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Theo một số khảo sát, chi phí triển khai WMS có thể dao động từ vài trăm triệu đến hàng tỷ đồng, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp.
• Thiếu nhân lực có kỹ năng: Việc vận hành và bảo trì hệ thống WMS đòi hỏi nhân viên có kiến thức chuyên môn. Theo các báo cáo, chỉ có khoảng 30% lao động trong ngành logistics Việt Nam được đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin.
• Khó khăn trong việc tích hợp với hệ thống hiện có: Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tích hợp WMS với các hệ thống quản lý khác như ERP, CRM do sự khác biệt về nền tảng công nghệ.

Khó khăn trong việc tích hợp WMS với các công nghệ sẵn có

Xem thêm: Cross docking là gì? Và những điều cần biết trong vận hành kho

Tóm lại, hệ thống quản lý kho hàng WMS là một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hoạt động logistics và nâng cao khả năng cạnh tranh trong thị trường ngày càng đòi hỏi sự nhanh chóng và chính xác. Bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kho, WMS không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành mà còn cải thiện đáng kể chất lượng dịch vụ, từ đó tăng sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.

Các bạn hãy theo dõi thường xuyên website của 247Express tại https://247express.vn/ để cập nhập những thông tin mới nhất và xu hướng trong ngành logistics nhé.