Làm thế nào để tối ưu hóa quy trình quản lý kho với hàng nghìn mặt hàng một cách hiệu quả? Câu trả lời nằm ở việc phân loại hàng hóa. Qua bài viết này, 247Express sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này và tầm quan trọng của nó trong hoạt động kinh doanh.

PHÂN LOẠI HÀNG HÓA LÀ GÌ?

Phân loại hàng hóa là quá trình phân nhóm hàng hóa dựa trên đặc điểm, thành phần, cấu tạo, tính chất lý, hóa, công dụng, quy cách đóng gói và các thuộc tính khác của chúng. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Phân loại hàng hoá là gì?

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC PHÂN LOẠI HÀNG HÓA TRONG LOGISTICS

Trong lĩnh vực logistics, việc phân loại hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó giúp các doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Logistics có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách tối ưu hóa các hoạt động vận chuyển, lưu trữ, và đóng gói.
• Cải thiện hiệu quả hoạt động: Logistics có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng thời gian, đúng địa điểm, và đúng số lượng.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Logistics có thể giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng bằng cách cung cấp các dịch vụ giao hàng nhanh chóng và đáng tin cậy.

Tầm quan trọng của phân loại hàng hoá

MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN LOẠI HÀNG HÓA

Không chỉ là một công việc thường nhật, phân loại các hàng hoá còn là yếu tố then chốt quyết định đến sự thành công của hoạt động kinh doanh. Tại sao việc phân loại hàng hóa lại quan trọng trong hoạt động kinh doanh? Dưới đây là một số mục đích của công việc này:

Tối ưu hóa quy trình lưu trữ và vận chuyển

Việc phân phối hàng hoá đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa việc sắp xếp kho và lập kế hoạch vận chuyển. Do đó, sắp xếp hàng hóa hợp lý không chỉ giúp tiết kiệm không gian mà còn đảm bảo việc tìm kiếm và lấy hàng diễn ra nhanh chóng, tránh gây nhầm lẫn. 

Tối ưu hoá quy trình lưu trữ và vận chuyển hàng hoá

Đồng thời, việc lập kế hoạch vận chuyển chi tiết, bao gồm việc lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp với loại hàng hóa, tính toán lộ trình tối ưu và theo dõi quá trình vận chuyển, sẽ giúp giảm thiểu chi phí, tăng cường sự an toàn và đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng hẹn.

Nâng cao hiệu quả quản lý kho bãi

Kiểm soát tồn kho là hoạt động cốt lõi trong quản lý chuỗi cung ứng. Phân loại hàng hoá giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng, danh mục và tình trạng hàng hóa trong kho, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sản xuất và kinh doanh chính xác, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn đọng hàng hóa. 

Việc kiểm soát tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vốn lưu động, giảm thiểu rủi ro hư hỏng, hết hạn sử dụng và nâng cao độ chính xác của dự báo nhu cầu, từ đó góp phần tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường.

Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và hải quan

Hàng hóa thường được phân loại theo mã HS giúp thủ tục hải quan một cách nhanh chóng và thuận lợi. Từ đó, doanh nghiệp có thể tránh các rủi ro như bị phạt, hàng hóa bị giữ lại hoặc trả về. 

Đồng thời, việc đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn trong quá trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa, đặc biệt là đối với hàng hóa nguy hiểm như hóa chất, chất dễ cháy nổ, là điều bắt buộc để bảo vệ con người, môi trường và tuân thủ các quy định về an toàn hàng hải, hàng không.

Giảm thiểu rủi ro và tổn thất trong quản lý hàng hóa

Nhờ việc phân loại rõ ràng, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát chất lượng sản phẩm, phát hiện và loại bỏ các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Bên cạnh đó, việc phân loại hàng hóa cũng giúp ngăn ngừa tình trạng hàng hóa bị thất thoát, mất cắp, đảm bảo tính chính xác trong kiểm kê và báo cáo. 

Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao uy tín của sản phẩm và dịch vụ.

MỘT SỐ NGUYÊN TẮC PHÂN LOẠI HÀNG HÓA

Hàng hoá có thể phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Dưới đây là một số nguyên tắc phân loại hàng hóa tham khảo:

Phân loại theo đặc điểm vật lý của hàng hóa

Phân loại hàng hóa dựa trên các đặc điểm vật lý là một trong những cách thức cơ bản và quan trọng trong quản lý kho. Việc phân loại này giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, thuận tiện cho việc vận chuyển và xử lý hàng hóa. Dưới đây là các tiêu chí phân loại phổ biến:

Kích thước

• Chiều dài: Hàng hóa dài (ví dụ: gỗ, ống, thanh sắt…), ngắn (ví dụ: hộp nhỏ, linh kiện…)
• Chiều rộng: Hàng hóa hẹp (tấm ván mỏng), rộng (pallet hàng)
• Chiều cao: Hàng hóa thấp (hộp giấy), cao (pallet xếp chồng)

Khối lượng

• Hàng nhẹ: Giấy, vải, đồ nhựa…
• Hàng nặng: Thiết bị máy móc, nguyên liệu thô…

Hình dạng

• Hình khối: Hộp, thùng, khối lập phương…
• Hình trụ: Ống, cuộn, bình chứa…
• Hình tròn: Bóng, quả cầu, bánh xe…

Phân loại theo kích thước, hình dạng, cân nặng

Phân loại theo tính chất hàng hóa

Ngoài các đặc điểm vật lý, chúng ta còn có thể phân loại hàng hóa dựa trên các đặc tính riêng biệt khác, ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức bảo quản và vận chuyển.

• Hàng hóa dễ hư hỏng: Hàng hóa có chất lượng bị giảm sút hoặc hư hỏng hoàn toàn nếu không được bảo quản trong điều kiện thích hợp. Ví dụ: Thực phẩm tươi sống (thịt, cá, rau củ), hoa quả, sản phẩm từ sữa, dược phẩm…
• Hàng hóa nguy hiểm: Có khả năng gây hại cho con người, tài sản hoặc môi trường nếu không được vận chuyển và bảo quản đúng cách. Ví dụ: Chất nổ, chất độc hại, chất phóng xạ, chất dễ cháy, chất ăn mòn.
• Hàng hóa có giá trị cao: hàng hóa có giá trị vật chất lớn, dễ bị mất cắp hoặc làm giả. Ví dụ: Trang sức, điện thoại di động, máy tính xách tay, đồng hồ cao cấp.

Phân loại theo mục đích sử dụng

Phân loại hàng hóa theo mục đích sử dụng giúp chúng ta hiểu rõ hơn về vai trò của từng loại hàng trong chuỗi cung ứng và quá trình sản xuất kinh doanh.

• Nguyên liệu sản xuất: được sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm khác. Ví dụ: Gỗ (làm đồ gỗ, giấy), sắt (làm thép, các sản phẩm kim loại), vải (làm quần áo, đồ dùng gia đình), nhựa, cao su.
• Hàng tiêu dùng: hàng hoá được người tiêu dùng mua trực tiếp để sử dụng. Ví dụ: Thực phẩm (gạo, thịt, rau củ), quần áo, đồ dùng gia đình (tủ lạnh, tivi, máy giặt), mỹ phẩm.
• Hàng hóa xuất nhập khẩu: hàng được mua từ nước ngoài (nhập khẩu) hoặc bán ra nước ngoài (xuất khẩu). Ví dụ: Hàng nhập khẩu gồm các nguyên liệu sản xuất (dầu thô, bông), máy móc thiết bị, hàng tiêu dùng (điện thoại di động, ô tô). Hàng xuất khẩu gồm sản phẩm nông nghiệp (cà phê, gạo), hàng thủ công mỹ nghệ, sản phẩm công nghiệp (dệt may, giày dép).

Tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn Quốc tế về phân loại hàng hóa

Mã HS và các tiêu chuẩn ISO là hai công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả. Mã HS, với vai trò là một ngôn ngữ chung trong thương mại Quốc tế, giúp xác định loại hàng hóa, tính thuế và các quy định liên quan. 

Còn các tiêu chuẩn ISO, như ISO 9001, ISO 14001, cung cấp một khuôn khổ để doanh nghiệp xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, đảm bảo sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các quy định pháp luật.

CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ PHÂN LOẠI HÀNG HÓA

Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ doanh nghiệp phân loại hàng hoá hiệu quả:

Sử dụng mã HS (Harmonized System)

Mã HS là một hệ thống mã số Quốc tế được sử dụng để phân loại và định danh hàng hóa. Mỗi loại hàng hóa đều được gán một mã HS cụ thể, giúp các quốc gia trên thế giới có thể dễ dàng so sánh, trao đổi thông tin về hàng hóa, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao thương Quốc tế. Mã HS giúp đơn giản hóa các thủ tục hải quan, giảm thiểu rào cản thương mại và góp phần thúc đẩy kinh tế toàn cầu.

Nhờ đó, các quốc gia trên thế giới có thể dễ dàng so sánh, trao đổi thông tin về hàng hóa, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao thương Quốc tế. Mã HS giúp đơn giản hóa các thủ tục hải quan, giảm thiểu rào cản thương mại và góp phần thúc đẩy kinh tế toàn cầu.

Mã HS

Mã HS được chia thành 6 cấp độ: Section, Chapter, Subchapter, Heading, Subheading, và Item. Hai chữ số đầu tiên của mã HS đại diện cho Chapter, nhóm các loại hàng hóa tương tự nhau. Hai chữ số tiếp theo đại diện cho Heading, nhóm các loại hàng hóa tương tự nhau trong một Chapter. Hai chữ số cuối cùng đại diện cho Subheading, nhóm các loại hàng hóa tương tự nhau trong một Heading. 

Một số quốc gia, như Việt Nam, thêm thêm các chữ số vào mã HS để thu thập dữ liệu thống kê chi tiết hơn. Ví dụ, Việt Nam sử dụng mã HS 8 chữ số cho một số loại xe cơ giới.

Phần mềm quản lý kho và phân loại hàng hóa

Với hệ thống quản lý kho và phân loại hàng hoá hiện đại, bạn có thể dễ dàng theo dõi từng sản phẩm từ khi nhập kho đến khi xuất kho. Phần mềm sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho, giúp bạn luôn nắm rõ tình hình hàng hóa và tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn

Hệ thống quản lý kho hàng cung cấp một giải pháp toàn diện bao gồm các tính năng như: theo dõi hàng hóa theo lô, kiểm soát hàng hóa sắp hết hạn, tạo báo cáo phân tích ABC, tích hợp với hệ thống ERP… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chuỗi cung ứng, giảm thiểu chi phí và nâng cao tính cạnh tranh.

Công nghệ nhận dạng và theo dõi (Barcode, RFID)

Barcode và RFID là hai công nghệ nhận dạng tự động phổ biến, được sử dụng rộng rãi để quản lý hàng hóa. Barcode sử dụng các vạch đen trắng để mã hóa thông tin, trong khi RFID sử dụng sóng vô tuyến để truyền dữ liệu từ các thẻ gắn trên sản phẩm. 

Sử dụng Barcode và RFID

Mặc dù cả hai đều giúp tự động hóa quá trình nhập liệu, kiểm kê và theo dõi hàng hóa, nhưng RFID có khả năng đọc thông tin từ xa và đồng thời nhiều thẻ, giúp tăng tốc độ và hiệu quả làm việc. 

Barcode thường được sử dụng cho các ứng dụng đơn giản như quản lý hàng hóa trong siêu thị, trong khi RFID được ứng dụng rộng rãi hơn trong các ngành công nghiệp đòi hỏi độ chính xác cao và tốc độ xử lý nhanh như logistics, sản xuất và y tế.

Như vậy, phân loại hàng hóa là một hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực logistics và thương mại. Việc phân loại hàng hóa một cách khoa học, áp dụng các nguyên tắc và công cụ phân loại hiện đại giúp doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống quản lý hàng hóa chuyên nghiệp, từ đó tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.