Trong hoạt động xuất nhập khẩu, proof of delivery là một khái niệm vô cùng quan trọng. Vậy đây là gì và tại sao nó lại đóng vai trò quan trọng đến vậy? Hãy cùng 247Express tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây.

KHÁI NIỆM PROOF OF DELIVERY LÀ GÌ?

Proof of delivery (POD) được hiểu đơn giản là bằng chứng giao hàng. Đây là một tài liệu hoặc thông tin điện tử xác nhận rằng hàng hóa đã được giao đến địa chỉ đích và người nhận đã ký nhận. Đây là một yếu tố quan trọng trong các giao dịch thương mại Quốc tế, đặc biệt là trong các hợp đồng mua bán.

Proof of delivery là gì?

VAI TRÒ QUAN TRỌNG CỦA PROOF OF DELIVERY

Trong nhập khẩu, proof of delivery đóng vai trò vô cùng quan trọng, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

Đối với doanh nghiệp

• Tăng độ chính xác của đơn hàng: Doanh nghiệp có thể xác minh chính xác thông tin đơn hàng, giảm thiểu sai sót trong quá trình giao nhận, từ đó tiết kiệm chi phí và thời gian.
• Chứng minh quá trình giao hàng thành công: Đây là bằng chứng pháp lý xác thực việc giao hàng đã hoàn tất, giúp doanh nghiệp giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra với khách hàng.
• Tránh rủi ro khi giao hàng: Giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp và khách hàng.
• Nâng cao uy tín: Việc cung cấp proof of delivery cho khách hàng thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp, góp phần xây dựng lòng tin và tạo dựng hình ảnh thương hiệu tốt đẹp.

Proof of delivery giúp nâng cao uy tín thương hiệu

Đối với khách hàng

• Nắm bắt trạng thái đơn hàng: Giúp khách hàng theo dõi quá trình giao hàng, biết được đơn hàng của mình đang ở đâu và khi nào sẽ được giao.
• Kiểm soát chất lượng hàng hóa: Khách hàng có thể kiểm tra thông tin trên bằng chứng giao hàng để đảm bảo hàng hóa nhận được đúng như đơn hàng đã đặt.
• Giải quyết khiếu nại: Nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra với đơn hàng, khách hàng có thể sử dụng proof of delivery để làm bằng chứng khiếu nại với nhà cung cấp.

Như vậy, proof of delivery đóng vai trò như một cầu nối giữa người gửi và người nhận hàng. Việc sử dụng bằng chứng này giúp đảm bảo sự chính xác, minh bạch và hiệu quả trong quá trình giao hàng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển.

THỦ TỤC VÀ CÁC YẾU TỐ LƯU Ý TRONG PROOF OF DELIVERY

Để đảm bảo quá trình lập proof of delivery diễn ra chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo các thủ tục và các lưu ý trong khi thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu

Trước khi tiến hành giao hàng, việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết là vô cùng quan trọng. Ngoài thông tin cơ bản như tên, địa chỉ của người gửi và người nhận, số lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, chúng ta còn cần chuẩn bị các giấy tờ liên quan.

Các giấy tờ mà bạn cần chuẩn bị là hợp đồng mua bán, hóa đơn, chứng từ vận chuyển, và đặc biệt là thông tin chi tiết về hàng hóa bao gồm tên hàng, mã sản phẩm, trọng lượng, kích thước để đảm bảo sự chính xác trong quá trình giao nhận và lập proof of delivery.

Bước 2: Thực hiện giao hàng

Trước khi bàn giao hàng hóa, người giao hàng phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo hàng hóa đúng loại, số lượng và chất lượng như đã ghi trong hợp đồng. Sau đó, hàng hóa sẽ được giao đến đúng địa chỉ, sử dụng hệ thống định vị GPS để xác định chính xác vị trí. Cuối cùng, người nhận sẽ ký tên và ghi rõ ngày tháng trên POD để xác nhận đã nhận hàng, đồng thời hoàn tất quá trình giao nhận.

Bước 3: Lập proof of delivery

Sau khi hàng hóa được giao đến đúng địa chỉ và người nhận đã kiểm tra, bước tiếp theo là lập proof of delivery. Đây là giai đoạn vô cùng quan trọng, đảm bảo rằng cả người gửi và người nhận đều có bằng chứng xác thực về việc giao nhận hàng hóa. 

Lập proof of delivery

Tất cả thông tin trên bằng chứng giao/nhận hàng phải trùng khớp với các tài liệu liên quan, và cả người giao hàng và người nhận đều phải ký tên để xác nhận. Cuối cùng, cả hai bên nên giữ lại một bản sao để làm bằng chứng trong trường hợp cần thiết.

Bước 4: Lưu trữ và quản lý proof of delivery

Để đảm bảo quyền lợi của cả người gửi và người nhận, proof of delivery cần được lưu trữ một cách an toàn và khoa học. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng, có thể được sử dụng để giải quyết các tranh chấp hoặc khi cần thiết. 

Ngoài ra, việc áp dụng các phần mềm quản lý sẽ giúp số hóa giúp các doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc tìm kiếm, truy xuất thông tin khi cần thiết. Đặc biệt, cần đảm bảo tính bảo mật của thông tin trên bằng chứng này để tránh rò rỉ thông tin quan trọng.

MỘT SỐ VẤN ĐỀ TRANH CHẤP TRONG PROOF OF DELIVERY

Trong quá trình giao nhận hàng hóa, việc lập và quản lý proof of delivery đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không thể tránh khỏi những vấn đề và tranh chấp phát sinh. Một số vấn đề thường gặp bao gồm:

• Hàng hóa không đúng chất lượng, số lượng hoặc bị hư hỏng: Đây là một trong những vấn đề phổ biến nhất, có thể do lỗi từ nhà sản xuất, quá trình vận chuyển hoặc sai sót trong khâu đóng gói.
• Giao hàng chậm trễ: Việc giao hàng chậm trễ so với thời gian đã cam kết có thể gây ra nhiều thiệt hại cho cả người gửi và người nhận.
• Mất mát hàng hóa: Hàng hóa có thể bị mất mát trong quá trình vận chuyển do nhiều nguyên nhân khác nhau như trộm cắp, tai nạn giao thông...
• Tranh chấp về việc ký nhận: Người nhận hàng có thể từ chối ký nhận proof of delivery nếu phát hiện hàng hóa không đúng hoặc bị hư hỏng.

Hàng hoá bị hư hỏng có thể gây tranh chấp 

Để giải quyết các vấn đề trên, các bên liên quan có thể áp dụng một số giải pháp sau:

• Thương lượng: Các bên liên quan nên ngồi lại với nhau để tìm ra giải pháp thỏa đáng, có thể là đổi trả hàng hóa, giảm giá hoặc bồi thường thiệt hại.
• Sử dụng bảo hiểm: Việc mua bảo hiểm hàng hóa sẽ giúp giảm thiểu rủi ro khi hàng hóa bị hư hỏng, mất mát hoặc giao hàng chậm trễ.
• Áp dụng công nghệ: Sử dụng các phần mềm quản lý vận tải, hệ thống theo dõi hàng hóa bằng GPS và các công cụ số hóa khác để tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình giao nhận.
• Giải quyết tranh chấp qua pháp luật: Trong trường hợp không thể giải quyết bằng thương lượng, các bên có thể nhờ đến sự can thiệp của pháp luật.

Tóm lại, proof of delivery là một công cụ quan trọng trong xuất nhập khẩu, đóng vai trò như một cầu nối giữa người gửi và người nhận hàng. Việc sử dụng bằng chứng giao/nhận hàng sẽ giúp đảm bảo sự chính xác, minh bạch và hiệu quả trong quá trình giao hàng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển.