Nguyên tắc sắp xếp kho theo 5S được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Đây là cách tiếp cận hiệu quả và đơn giản để quản lý kho hàng vật tư. Vì sao doanh nghiệp nên sắp xếp kho theo 5S? Áp dụng trong quản lý kho hàng như thế nào? Hãy cùng 247Express tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

NGUYÊN TẮC SẮP XẾP KHO THEO 5S LÀ GÌ?

Sắp xếp kho theo 5S là phương pháp quản lý và tổ chức ở nơi làm việc có nguồn gốc từ Nhật Bản. 5S đại diện cho 5 từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke, được dịch sang tiếng Anh và tiếng Việt lần lượt là Sort - Sàng lọc, Set - Sắp xếp, Shine - Sạch sẽ, Standardize - Săn sóc và Sustain - Sẵn sàng. Phương pháp này nhằm tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức, sạch đẹp và hiệu quả.

Sắp xếp kho theo 5S là phương pháp có nguồn gốc từ Nhật Bản

5S được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong quản lý kho hàng. Nó giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa, tăng năng suất làm việc. Mỗi chữ S trong 5S đại diện cho một bước trong quy trình cải tiến liên tục.

Tại 247Express, chúng tôi áp dụng nguyên tắc sắp xếp kho theo 5S như một công cụ quản lý không thể thiếu. 247Express tin rằng việc thực hiện 5S một cách nghiêm túc và nhất quán sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP NÊN SẮP XẾP KHO THEO NGUYÊN TẮC 5S?

Phương pháp này mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc 5S:

Tối ưu hóa không gian và tăng năng suất làm việc

Hàng hóa sắp xếp gọn gàng, khoa học giúp tận dụng tối đa diện tích kho, tăng khả năng lưu trữ mà không cần mở rộng không gian. Việc sắp xếp hợp lý giúp giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa và di chuyển trong kho. 

Phương pháp 5S tận dụng tối đa diện tích lưu trữ kho

Sau khi áp dụng 5S vào các quy trình quản lý tại các bưu cục và trung tâm khai thác, 247Express đã cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc. Ví dụ, thời gian trung bình để tìm và lấy một mặt hàng đã giảm hơn phân nửa, góp phần tăng năng suất lao động lên nhiều lần.

Cải thiện quản lý hàng tồn kho và giảm lãng phí

Việc sàng lọc và sắp xếp thường xuyên dễ phát hiện và xử lý kịp thời hàng hóa hết hạn, lỗi thời hoặc dư thừa. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí lưu kho mà còn tránh được những khoản đầu tư không cần thiết vào hàng tồn. 

Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Môi trường làm việc có tổ chức giúp giảm thiểu sai sót và tăng chất lượng sản phẩm. Khi sắp xếp kho theo 5S, việc kiểm soát chất lượng trở nên dễ dàng hơn, giúp phát hiện và xử lý sớm các vấn đề. Tại 247Express, tỷ lệ sai sót trong việc đóng gói và giao hàng đã giảm sau khi áp dụng 5S, dẫn đến sự hài lòng cao hơn từ phía khách hàng.

Cải thiện an toàn lao động và môi trường làm việc

Kho hàng gọn gàng, lối đi thông thoáng, hàng hóa được sắp xếp an toàn hạn chế nguy cơ tai nạn lao động. Môi trường làm việc sạch đẹp bảo vệ tốt sức khỏe nhân viên và tăng tinh thần làm việc. 

Sắp xếp hàng hóa an toàn giảm nguy cơ tai nạn lao động

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác

Nguyên tắc sắp xếp kho theo 5S xây dựng văn hóa doanh nghiệp đề cao tính kỷ luật và trách nhiệm. Nhân viên được khuyến khích đóng góp ý kiến và tham gia vào quá trình cải tiến, tạo môi trường làm việc năng động và sáng tạo.

Sử dụng phương pháp 5S trong quá trình làm việc thể hiện tính chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác. Đây là minh chứng cho cam kết về chất lượng của doanh nghiệp. 

Tạo nền tảng cho cải tiến liên tục

5S là bước đệm cho việc áp dụng các công nghệ quản lý kho hiện đại. Một kho hàng được tổ chức tốt sẽ dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý kho tự động (WMS) hay công nghệ RFID. 

Tóm lại, áp dụng nguyên tắc sắp xếp kho theo 5S trong quản lý kho mang lại lợi ích trực tiếp về hiệu quả hoạt động, tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

HƯỚNG DẪN CÁCH ÁP DỤNG NGUYÊN TẮC SẮP XẾP KHO THEO 5S TRONG QUẢN LÝ KHO HÀNG

Doanh nghiệp có thể áp dụng cách thực hiện từng bước của 5S trong môi trường kho hàng dưới đây:

Sàng lọc (Sort)

Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình 5S. Mục tiêu chính là loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi khu vực làm việc. Trong môi trường kho hàng, sàng lọc gồm những công việc sau:

- Xác định và loại bỏ hàng hóa hết hạn hoặc không còn sử dụng.

- Phân loại hàng hóa theo tần suất sử dụng (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hiếm khi sử dụng), di chuyển các mặt hàng ít sử dụng ra khỏi khu vực chính. 

- Loại bỏ các thiết bị, công cụ hỏng, không còn sử dụng.

- Xem xét hủy các tài liệu, hồ sơ không cần thiết.

- Lập báo cáo sàng lọc: Tổng hợp kết quả, bao gồm số lượng vật dụng đã loại bỏ, không gian tiết kiệm và các đề xuất cải tiến.

Sàng lọc giúp loại bỏ những vật dụng không cần thiết trong kho

Để thực hiện bước này hiệu quả, có thể sử dụng phương pháp "thẻ đỏ". Gắn thẻ đỏ vào những vật dụng cần xem xét loại bỏ và quyết định xử lý chúng sau một khoảng thời gian nhất định.

Sắp xếp (Set)

Sau khi đã loại bỏ những vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo là sắp xếp lại mọi thứ logic và dễ tiếp cận.

- Sắp xếp hàng hóa theo tần suất sử dụng, với những mặt hàng thường xuyên sử dụng đặt ở vị trí dễ tiếp cận. 

- Áp dụng nguyên tắc FIFO (First In, First Out) cho hàng hóa dễ hỏng hoặc có hạn sử dụng ngắn.

- Sử dụng hệ thống nhãn màu hoặc mã để dễ dàng nhận biết và tìm kiếm. Ví dụ: màu đỏ - hàng hóa quan trọng, giá trị cao; màu xanh lá - hàng hóa thông thường; màu vàng - hàng hóa cần xử lý đặc biệt.

- Tối ưu hóa luồng di chuyển trong kho để giảm thời gian và công sức.

- Tạo và dán sơ đồ kho tại các vị trí chiến lược để dễ dàng định hướng. 

Phân loại và sắp xếp hàng hóa theo tần suất sử dụng

Sạch sẽ (Shine)

Môi trường sạch sẽ tạo ra không gian làm việc thoải mái, hơn nữa giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.

- Xây dựng lịch vệ sinh chi tiết cho từng khu vực: Vệ sinh hàng ngày (quét dọn, lau chùi); vệ sinh hàng tuần (làm sạch kỹ, kiểm tra thiết bị); vệ sinh hàng tháng (bảo dưỡng lớn).

- Làm sạch và bảo dưỡng định kỳ các thiết bị và công cụ.

- Kiểm tra và sửa chữa ngay lập tức các hư hỏng nhỏ.

- Tạo ra các quy trình vệ sinh cụ thể cho từng khu vực hoặc thiết bị, khuyến khích nhân viên duy trì môi trường làm việc sạch sẽ hàng ngày.

- Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ về kỹ thuật vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị.

Săn sóc (Standardize)

Săn sóc tập trung duy trì và cải tiến ba bước đầu tiên. 

- Phát triển các quy trình chuẩn cho mọi hoạt động trong kho, bao gồm việc sàng lọc, sắp xếp và vệ sinh.

- Tạo ra các bảng kiểm tra để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn 5S.

- Sử dụng các biển báo và hướng dẫn trực quan để nhắc nhở nhân viên về quy trình 5S.

- Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ để đảm bảo duy trì tiêu chuẩn. Thiết lập chương trình khen thưởng cho cá nhân và nhóm xuất sắc trong việc thực hiện 5S.

- Tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên về 5S cho nhân viên. 

Tổ chức các buổi đào tạo về nguyên tắc sắp xếp kho theo 5S

Sẵn sàng (Sustain)

Bước cuối cùng và quan trọng nhất là duy trì 5S như một phần của văn hóa công ty. Để đạt được kết quả này, cần thực hiện:

- Tích hợp 5S vào các quy trình đánh giá hiệu suất của nhân viên.

- Tổ chức các cuộc thi hoặc chương trình khen thưởng liên quan đến 5S.

- Thường xuyên tổ chức các buổi họp để thảo luận về cải tiến 5S.

- Khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng cải tiến liên quan đến 5S.

- Đảm bảo sự cam kết và hỗ trợ liên tục từ ban lãnh đạo.

NHỮNG KHÓ KHĂN THƯỜNG GẶP KHI ÁP DỤNG SẮP XẾP KHO THEO 5S

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc áp dụng phương pháp sắp xếp kho theo 5S trong quản lý kho không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Doanh nghiệp thường gặp phải một số thách thức khi triển khai:

• Nhiều nhân viên xem 5S như một gánh nặng thêm trong công việc hàng ngày, bởi họ đã quen với cách làm việc cũ. Ngoài ra, nếu không hiểu đầy đủ về nguyên tắc và lợi ích của 5S, họ sẽ thực hiện sai cách hoặc không nhận ra giá trị của nó.

• Sau khi triển khai ban đầu, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì thực hiện tiêu chuẩn 5S theo thời gian. Ban lãnh đạo không thể hiện sự ủng hộ mạnh mẽ, nhân viên khó coi trọng việc thực hiện 5S.

• Khó đo lường được chính xác lợi ích của 5S, đặc biệt là trong thời gian ngắn, làm nghi ngờ về giá trị của phương pháp.

• Đôi khi, việc áp dụng quá cứng nhắc các nguyên tắc sắp xếp kho theo 5S có thể dẫn đến sự thiếu linh hoạt trong một số tình huống.

Nhiều nhân viên kho gặp khó khăn trong việc áp dụng phương pháp 5S

Để vượt qua những khó khăn này, doanh nghiệp cần có chiến lược triển khai 5S chi tiết với các mục tiêu và thời hạn cụ thể. Song song đó đào tạo kỹ lưỡng cho nhân viên về nguyên tắc và lợi ích của 5S, tích hợp 5S vào các quy trình đánh giá hiệu suất và khen thưởng nhân viên. Ngoài ra, cần thường xuyên tổ chức các buổi đánh giá và cải tiến để đảm bảo 5S luôn phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Bằng cách nhận diện và chủ động giải quyết những thách thức này, doanh nghiệp tăng khả năng thành công khi áp dụng 5S trong quản lý kho hàng.

Như vậy, phương pháp sắp xếp kho theo 5S giúp cải thiện hiệu quả hoạt động, mang lại nhiều lợi ích và mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Tại 247Express, chúng tôi hiểu rõ tầm quan trọng của việc áp dụng 5S trong quản lý kho hàng. Chúng tôi không chỉ áp dụng 5S trong các hoạt động nội bộ mà còn hỗ trợ khách hàng trong việc triển khai phương pháp này. Kết hợp kinh nghiệm thực tế với kiến thức chuyên sâu về 5S, chúng tôi cam kết đưa doanh nghiệp vượt qua các thách thức và tối ưu hóa quy trình quản lý kho của mình.