SDS (Safety Data Sheet) là gì? Nội dung, vai trò và cách sử dụng

Trong hoạt động sản xuất, lưu kho và vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là các sản phẩm hóa chất, pin, mỹ phẩm hay hàng công nghiệp đặc thù thì việc đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định là yêu cầu bắt buộc. Một trong những tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và đáp ứng tiêu chuẩn pháp lý chính là SDS.  Vậy SDS là gì, nội dung bao gồm những gì và được sử dụng như thế nào trong thực tế? Hãy cùng 247Express tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây để doanh nghiệp chủ động hơn trong mọi khâu vận hành và vận chuyển.

SAFETY DATA SHEET LÀ GÌ

Safety data sheet (SDS) hay còn gọi là Phiếu chỉ dẫn an toàn hóa chất. Đây là một tài liệu kỹ thuật chi tiết chứa đựng các thông tin về đặc tính của một loại hóa chất cụ thể. Tài liệu này được thiết kế để cung cấp cho người sử dụng, công nhân và các đơn vị vận chuyển những hướng dẫn cần thiết để làm việc với hóa chất một cách an toàn.

Nội dung của SDS không chỉ đơn thuần là liệt kê thành phần hóa học mà còn bao gồm các thuộc tính vật lý, hóa học, các mối nguy hại tiềm ẩn đối với sức khỏe con người và môi trường. Đồng thời, tài liệu này còn đưa ra các biện pháp bảo vệ và các quy trình khẩn cấp khi xảy ra sự cố cháy nổ hoặc rò rỉ. Đây là thành phần cốt lõi trong Hệ thống hài hòa toàn cầu về phân loại và ghi nhãn hóa chất (GHS) giúp các quốc gia thống nhất cách thức quản lý hóa chất độc hại trên quy mô quốc tế.

Safety data sheet (SDS) hay còn gọi là Phiếu chỉ dẫn an toàn hóa chất

SDS DÙNG ĐỂ LÀM GÌ?

Việc hiểu rõ mục đích của safety data sheet là gì giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản trị rủi ro trong vận chuyển hàng hoá và vận hành kho bãi. Để nắm bắt được giá trị thực tiễn của bộ tài liệu này, doanh nghiệp cần xem xét các phương diện ứng dụng của SDS dưới đây:

• Cung cấp thông tin nhận dạng: Xác định chính xác tên gọi, thành phần và đặc tính lý hóa của sản phẩm để tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
• Cảnh báo nguy cơ: Thông báo rõ ràng các mức độ độc hại, khả năng gây cháy nổ hoặc tác động xấu đến môi trường mà hóa chất có thể gây ra.
• Hướng dẫn bảo hộ lao động: Đưa ra các khuyến nghị về trang thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) phù hợp như găng tay, mặt nạ hay quần áo chống hóa chất.
• Thiết lập quy trình xử lý sự cố: Cung cấp các bước sơ cứu tại chỗ và phương pháp chữa cháy hiệu quả dành riêng cho loại hóa chất đó.

SDS cung cấp thông tin nhận dạng và đặc tính lý hóa của sản phẩm

VAI TRÒ CỦA SDS TRONG AN TOÀN VÀ VẬN CHUYỂN

Trong chuỗi cung ứng logistics, SDS đóng vai trò là kim chỉ nam cho mọi hoạt động liên quan đến hàng hóa nguy hiểm. Tài liệu này giúp các đơn vị vận tải như 247Express xác định được phương thức đóng gói, sắp xếp tải trọng và lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp nhất.

• Đối với doanh nghiệp sản xuất, SDS là căn cứ để xây dựng môi trường làm việc an toàn và đào tạo kỹ năng cho người lao động. 
• Đối với các cơ quan quản lý, đây là tài liệu pháp lý để kiểm soát việc lưu hành hóa chất trên thị trường và bảo vệ sức khỏe cộng đồng. 
• Đặc biệt, nếu thiếu SDS, hàng hóa có thể gặp khó khăn lớn khi thực hiện thủ tục hải quan tại các cảng hàng không và cảng biển.

Trong vận tải quốc tế nếu thiếu SDS thì hàng hóa có thể bị từ chối nhập cảnh

NHỮNG TRƯỜNG HỢP ÁP DỤNG SDS

Không phải mọi loại hàng hóa đều yêu cầu phải có phiếu chỉ dẫn an toàn hóa chất nhưng đối với một số nhóm hàng đặc thù thì đây là yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp điển hình dưới đây để chuẩn bị hồ sơ SDS đầy đủ:

• Hàng hóa nguy hiểm (Dangerous Goods): Các chất dễ cháy, chất oxy hóa mạnh, chất độc hoặc chất ăn mòn bắt buộc phải có tài liệu đi kèm.
• Hóa chất công nghiệp: Các loại dung môi, axit, kiềm hoặc nguyên liệu thô dùng trong sản xuất hóa mỹ phẩm, dược phẩm.
• Sản phẩm tiêu dùng có thành phần nhạy cảm: Pin lithium, bình xịt nén khí (aerosol), sơn, mực in hoặc các loại mỹ phẩm chứa cồn nồng độ cao.
• Vận chuyển quốc tế: Hầu hết các hãng hàng không và tàu biển đều yêu cầu tài liệu để thẩm định xem hàng hóa đó có đủ điều kiện vận chuyển hay không.

Áp dụng SDS đối với các loại hóa chất công nghiệp

CẤU TRÚC CỦA SDS THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ

Một bản SDS chuẩn theo hệ thống GHS thường bao gồm 16 mục nội dung chi tiết để đảm bảo tính đồng bộ trên toàn cầu. Nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu, cấu trúc của SDS được chia thành các nhóm thông tin trọng tâm như sau:

Nhóm thông tin nhận dạng

Nhóm này giúp doanh nghiệp xác định danh tính của hóa chất và đơn vị chịu trách nhiệm về sản phẩm, bao gồm các mục cụ thể:

• Mục 1: Nhận dạng hóa chất và thông tin nhà cung cấp (tên sản phẩm, địa chỉ, số điện thoại khẩn cấp).
• Mục 2: Nhận dạng các mối nguy hại (phân loại nguy hại, các ký hiệu cảnh báo và từ tín hiệu).

Nhóm thông tin về thành phần và mối nguy

Nhóm này tập trung vào cấu tạo hóa học và những ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người, bao gồm:

• Mục 3: Thông tin về thành phần các chất (số CAS, công thức hóa học).
• Mục 8: Kiểm soát tiếp xúc và bảo hộ cá nhân (giới hạn tiếp xúc cho phép và các loại đồ bảo hộ cần dùng).
• Mục 11: Thông tin về độc tính (độc tính cấp tính, khả năng gây ung thư hoặc kích ứng).

Nhóm biện pháp an toàn và xử lý sự cố

Đây là phần quan trọng nhất để ứng phó khi có tình huống ngoài ý muốn xảy ra giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại, bao gồm:

• Mục 4: Biện pháp sơ cứu ban đầu (hướng dẫn xử lý khi hít phải, nuốt phải hoặc dính vào mắt).
• Mục 5: Biện pháp chữa cháy (loại bình chữa cháy phù hợp và các nguy cơ cháy đặc thù).
• Mục 6: Biện pháp phòng ngừa khi rò rỉ (cách ngăn chặn và làm sạch hóa chất rơi vãi).
• Mục 7: Thao tác và lưu trữ (cách cầm nắm an toàn và điều kiện nhiệt độ kho bãi phù hợp).

Khám phá cấu trúc SDS theo tiêu chuẩn quốc tế

Nhóm thông tin vận chuyển và quy định

Nhóm cuối cùng cung cấp các thông số kỹ thuật để phục vụ công tác logistics và tuân thủ pháp luật, bao gồm:

• Mục 9: Đặc tính lý hóa (màu sắc, mùi vị, độ pH, điểm sôi, điểm cháy).
• Mục 10: Tính ổn định và khả năng phản ứng (các chất kỵ nhau cần tránh tiếp xúc).
• Mục 13: Thông tin về thải bỏ (phương pháp hủy bỏ hóa chất an toàn và đúng quy định môi trường).
• Mục 14: Thông tin vận chuyển (Số UN, nhóm đóng gói, phân lớp nguy hiểm).
• Mục 15: Thông tin về quy định (các luật lệ liên quan đến hóa chất tại quốc gia sở tại và quốc tế).

PHÂN BIỆT SDS VÀ MSDS

Rất nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm SDS và MSDS vì chúng có sự tương đồng về mục đích sử dụng. Tuy nhiên, việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai khái niệm này sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy chuẩn mới nhất:

 

KHI NÀO CẦN CUNG CẤP SDS?

Việc cung cấp phiếu an toàn hóa chất không chỉ là trách nhiệm đạo đức mà còn là nghĩa vụ pháp lý trong hoạt động thương mại. Doanh nghiệp cần chủ động cung cấp hồ sơ SDS trong những giai đoạn quan trọng.

Khi thực hiện mua bán hóa chất lần đầu tiên thì nhà sản xuất phải gửi kèm tài liệu cho bên mua để họ nắm bắt thông tin an toàn. Trong quá trình lưu kho, doanh nghiệp cần có sẵn bản tài liệu tại khu vực chứa hàng để nhân viên kho và lực lượng cứu hỏa có thể tiếp cận ngay lập tức khi cần thiết.

Đặc biệt, khi gửi hàng qua các đơn vị vận chuyển thì doanh nghiệp phải đính kèm tài liệu vào hồ sơ gửi hàng để phía vận tải tiến hành phân loại và áp dụng các quy trình xử lý đặc biệt. Ngoài ra, bất cứ khi nào có sự thay đổi về thành phần hóa học hoặc phát hiện mới về mối nguy của sản phẩm thì doanh nghiệp phải cập nhật và cung cấp bản mới nhất cho các bên liên quan.

Khi thực hiện mua bán hóa chất lần đầu tiên thì cần cung cấp SDS

LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI SỬ DỤNG SDS

Để phiếu chỉ dẫn an toàn phát huy tối đa hiệu quả trong việc bảo vệ con người và tài sản thì doanh nghiệp không nên xem đây là một thủ tục hành chính đơn thuần. Việc sử dụng SDS đòi hỏi sự cẩn trọng và quản lý khoa học thông qua các lưu ý sau:

• Ngôn ngữ trình bày: Tài liệu nên được trình bày bằng ngôn ngữ quốc tế (tiếng Anh) và ngôn ngữ của quốc gia nơi sử dụng để đảm bảo mọi nhân viên đều có thể đọc hiểu chính xác.
• Kiểm tra số UN: Cần xác thực kỹ số UN (United Nations number) tại Mục 14 vì đây là mã số định danh hàng hóa nguy hiểm trên toàn cầu, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính cước và thông quan.
• Thời hạn hiệu lực: Thông thường tài liệu nên được kiểm tra và cập nhật định kỳ hoặc ngay khi có thông tin khoa học mới về hóa chất.
• Vị trí lưu trữ: Bản in của tài liệu nên được đặt ở những nơi dễ thấy nhất tại khu vực làm việc để mọi người có thể tra cứu nhanh trong tình huống khẩn cấp.

Tài liệu SDS nên được trình bày bằng ngôn ngữ quốc tế (tiếng Anh)

NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP LIÊN QUAN ĐẾN SDS

Trong quá trình vận hành, 247Express nhận thấy nhiều đơn vị vẫn gặp phải những sai sót đáng tiếc làm gián đoạn chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát để tránh các lỗi thường gặp liên quan đến SDS như sau:

• Sử dụng tài liệu giả mạo hoặc tự ý chỉnh sửa: Việc sao chép thông tin của một sản phẩm tương tự nhưng không chính xác hoàn toàn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng nếu xảy ra sự cố.
• Thông tin không nhất quán giữa các chứng từ: Tên sản phẩm trên nhãn dán, hóa đơn và trên tài liệu không trùng khớp với nhau khiến hàng hóa bị kẹt lại tại cửa khẩu.
• Bỏ trống các mục nội dung bắt buộc: Việc để trống các phần như "Biện pháp sơ cứu" hoặc "Thông tin vận chuyển" khiến tài liệu bị coi là không hợp lệ.
• Sử dụng phiên bản MSDS cũ đã hết hạn: Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng các bản cũ không theo định dạng GHS 16 mục dẫn đến việc bị từ chối vận chuyển quốc tế.

Doanh nghiệp thường mắc lỗi không nhất quán thông tin giữa các chứng từ

Hy vọng bài viết này đã giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và chính xác nhất về các quy định an toàn hóa chất. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn khẳng định sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trên thương trường.

Nếu doanh nghiệp đang cần phân vân nên chọn đơn vị vận chuyển nào uy tín, am hiểu sâu sắc về các quy định quốc tế hãy liên hệ ngay với 247Express qua hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu bên cạnh. 247Express cam kết mang đến giải pháp vận chuyển an toàn, nhanh chóng và tuân thủ tuyệt đối mọi tiêu chuẩn kỹ thuật.