Shipping Mark là gì? Giải thích, quy định và mẫu shipping mark chuẩn

Trong hoạt động logistics và xuất nhập khẩu thì việc ghi nhãn và đánh dấu hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển, xếp dỡ và thông quan. Một trong những yếu tố bắt buộc nhưng thường bị xem nhẹ chính là Shipping Mark. Việc sử dụng Shipping Mark không chính xác có thể dẫn đến nhầm lẫn hàng hóa, chậm trễ giao nhận hoặc phát sinh chi phí không cần thiết. Hãy cùng 247Express tìm hiểu chi tiết Shipping Mark là gì, có cấu trúc ra sao và cần tuân thủ những quy định nào trong bài viết dưới đây.

SHIPPING MARK LÀ GÌ?

Để quản trị tốt chuỗi cung ứng thì doanh nghiệp trước hết cần nắm vững định nghĩa về Shipping Mark là gì cũng như tầm quan trọng của nó trong thực tế giao nhận. Hiểu một cách đơn giản thì Shipping Mark (nhãn hiệu vận chuyển) là các chữ viết hay những con số hoặc các ký hiệu được ghi trên các bao bì vận chuyển nhằm mục đích xác định lô hàng và cung cấp các thông tin cần thiết cho việc vận chuyển và bốc dỡ.

Sự hiện diện của các ký hiệu này giúp nhân viên kho bãi và đơn vị vận tải dễ dàng nhận biết hàng hóa của doanh nghiệp thuộc về vận đơn nào và đang có lộ trình đi đâu. Trong bối cảnh logistics hiện đại thì việc thiếu hoặc sai sót nhãn hiệu vận chuyển có thể dẫn đến việc hàng hóa bị ách tắc tại cửa khẩu hoặc phát sinh các khoản phí lưu kho bãi không đáng có.

Mục đích của Shipping Mark

Mục đích cốt lõi của việc dán nhãn hiệu vận chuyển là tạo ra một ngôn ngữ chung giữa người gửi, người nhận và đơn vị vận chuyển. Nhờ có Shipping Mark mà quá trình kiểm đếm số lượng kiện hàng trở nên nhanh chóng hơn đồng thời giúp đơn vị vận tải biết cách sắp xếp hàng hóa theo đúng chiều quy định để bảo vệ sản phẩm bên trong. Đối với cơ quan hải quan thì đây là căn cứ quan trọng để đối chiếu thông tin trên tờ khai và thực tế hàng hóa nhằm đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu quốc tế

Dán nhãn hiệu giúp tạo ra ngôn ngữ chung giữa các chủ thể gửi và nhận

Phân biệt Shipping Mark và Shipping Label

Doanh nghiệp thường có sự nhầm lẫn giữa hai khái niệm này mặc dù chúng có những chức năng khác biệt trong logistics. Dưới đây là cách phân biệt nhanh chóng và dễ hiểu cho doanh nghiệp:

• Shipping Label (nhãn vận chuyển) thường chứa thông tin chi tiết về mã vạch và thông tin người gửi hay người nhận cụ thể để phục vụ cho việc chuyển phát chặng cuối. 
• Còn Shipping Mark lại tập trung nhiều hơn vào các đặc điểm nhận dạng của kiện hàng trong quá trình luân chuyển đường dài và lưu kho như số kiện trên tổng số kiện hoặc các ký hiệu hướng dẫn bốc xếp đặc thù.

CẤU TRÚC CHUẨN CỦA MỘT SHIPPING MARK QUỐC TẾ

Một Shipping Mark vận chuyển đầy đủ và chuyên nghiệp không chỉ giúp đơn vị vận hành dễ làm việc mà còn thể hiện uy tín của doanh nghiệp trên trường quốc tế. Thông thường cấu trúc của một nhãn hiệu chuẩn sẽ được chia thành ba phần nội dung chính yếu sau đây:

Thông tin bắt buộc (Standard Mark)

Đây là phần thông tin cơ bản nhất bao gồm tên viết tắt của người mua hoặc người bán cùng với số hợp đồng hoặc số vận đơn liên quan. Phần này cũng bắt buộc phải thể hiện rõ nơi đến của hàng hóa để tránh tình trạng kiện hàng bị chuyển nhầm sang các kho bãi khác.

Thông tin phụ (Information Mark)

Các thông tin này giúp làm rõ hơn về tính chất vật lý của kiện hàng bao gồm trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng cả bao bì (Gross Weight) cùng với kích thước của kiện hàng. Việc ghi rõ thông tin phụ giúp doanh nghiệp vận tải tính toán được tải trọng phương tiện và không gian xếp dỡ một cách tối ưu nhất.

Các ký hiệu xếp dỡ (Handling Mark)

Đây là các biểu tượng đồ họa mang tính quy ước toàn cầu như hình cái ly (hàng dễ vỡ) hay hình mũi tên (hướng đặt kiện hàng) hoặc hình chiếc ô (tránh ẩm ướt). Những ký hiệu này giúp nhân viên bốc xếp biết cách xử lý hàng hóa an toàn mà không cần phải hiểu ngôn ngữ của nước xuất khẩu.

Khám phá cấu trúc của một nhãn hiệu chuẩn

QUY ĐỊNH CẦN BIẾT VỀ SHIPPING MARK

Khi thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế thì doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về Shipping Mark để tránh các rắc rối về pháp lý và đảm bảo quyền lợi bảo hiểm. Theo các thông lệ quốc tế như sau:

• Nhãn hiệu vận chuyển phải được viết bằng các chữ cái không phai và có kích thước đủ lớn để có thể đọc được từ một khoảng cách nhất định.
• Vị trí dán hoặc in nhãn hiệu phải nằm ở ít nhất hai mặt bên của kiện hàng để đảm bảo dù kiện hàng được xếp chồng như thế nào thì nhân viên vẫn có thể quan sát được thông tin. 
• Nội dung trên nhãn hiệu phải hoàn toàn trùng khớp với các thông tin được ghi trên hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List). Nếu có sự sai lệch giữa nhãn hiệu trên bao bì thực tế và chứng từ thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn lớn trong việc giải trình với cơ quan chức năng và có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.

Nhãn hiệu vận chuyển phải được viết bằng các chữ cái có kích thước đủ lớn

CÁC MẪU SHIPPING MARK CHUẨN CHO TỪNG NGÀNH HÀNG (THAM KHẢO)

Tùy thuộc vào sản phẩm mà các mẫu nhãn hiệu có thông tin khác nhau

Tùy thuộc vào đặc thù của sản phẩm mà doanh nghiệp cần áp dụng các mẫu nhãn hiệu khác nhau nhằm đảm bảo tính tương thích với quy trình vận hành của ngành hàng đó. Dưới đây là các mẫu Shipping Mark chuẩn cho từng ngành hàng:

NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI SỬ DỤNG SHIPPING MARK

Trong quá trình thực hiện dán nhãn thì nhiều doanh nghiệp vẫn thường mắc phải những sai sót gây ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của chuỗi vận chuyển, cụ thể như sau: Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp phải sai sót khi sử dụng Shipping Mark, ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận. Các lỗi thường gặp bao gồm:

• Ghi thiếu hoặc sai thông tin so với chứng từ.
• Sử dụng ký hiệu không đúng chuẩn hoặc khó nhận diện.
• Shipping Mark bị mờ hoặc bong tróc trong quá trình vận chuyển.
• Không cập nhật Shipping Mark khi thay đổi thông tin lô hàng.
• Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp trong vận chuyển quốc tế.

Việc kiểm tra kỹ Shipping Mark trước khi xuất hàng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và phát sinh không cần thiết.

Lỗi thường gặp là không cập nhật Shipping Mark khi thay đổi thông tin lô hàng

Việc hiểu được định nghĩa Shipping Mark là gì và áp dụng đúng các tiêu chuẩn vận tải quốc tế sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí logistics một cách hiệu quả nhất. 

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đối tác dịch vụ logistics B2B tại Việt Nam để nâng tầm hoạt động xuất nhập khẩu của mình thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Doanh nghiệp có thể gọi trực tiếp tới tổng đài hỗ trợ khách hàng qua số hotline 19006980 hoặc đơn giản là để lại thông tin cần tư vấn vào biểu mẫu bên cạnh để chuyên viên của 247Express liên hệ lại và giải quyết mọi nhu cầu vận tải của doanh nghiệp trong thời gian sớm nhất.