Ý nghĩa, nội dung và cách sử dụng của giấy báo hàng đến (Arrival Notice)

Trong hoạt động logistics, giấy báo hàng đến (Arrival Notice) luôn là một trong những chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin chính xác về thời điểm, chi phí và thủ tục nhận hàng. Việc hiểu đúng về nội dung, chức năng và cách sử dụng Arrival Notice sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xử lý hàng hóa, hạn chế phát sinh chi phí hoặc chậm trễ không mong muốn. Hãy cùng 247Express tìm hiểu chi tiết về loại chứng từ này để tối ưu quy trình nhận hàng Quốc tế.

TÌM HIỂU KHÁI NIỆM ARRIVAL NOTICE

Arrival Notice (Giấy báo hàng đến) là chứng từ do hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận phát hành nhằm thông báo rằng lô hàng của doanh nghiệp đã cập cảng hoặc đến địa điểm giao nhận theo kế hoạch. Đây là thông tin quan trọng để doanh nghiệp chuẩn bị các thủ tục lấy hàng tiếp theo như nộp phí, xuất trình chứng từ, hoặc làm thủ tục hải quan.

Arrival Notice có thể tồn tại dưới dạng giấy hoặc bản sao kỹ thuật số, tùy theo quy trình của từng hãng vận tải.

Khám phá khái niệm giấy báo hàng đến là gì?

Ý NGHĨA VÀ CHỨC NĂNG CỦA GIẤY BÁO HÀNG ĐẾN

Doanh nghiệp có thể nhìn nhận rõ ý nghĩa và chức năng của giấy báo hàng đến qua các điểm sau:

• Thông báo thời gian lô hàng cập cảng/kho đích: Giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp nhân sự, phương tiện vận chuyển và kế hoạch nhận hàng, đồng thời hạn chế phát sinh phí lưu bãi hoặc lưu container.
• Xác định các khoản chi phí cần thanh toán trước khi nhận hàng: Bao gồm local charges, phí chứng từ và các khoản phát sinh khác để giúp doanh nghiệp chuẩn bị ngân sách kịp thời.
• Cung cấp thông tin đối chiếu với vận đơn và bộ chứng từ gốc: Hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện sớm sai lệch về trọng lượng, số kiện, mã container, lịch tàu… để xử lý trước khi tiến hành thủ tục hải quan.
• Hướng dẫn doanh nghiệp liên hệ đúng đơn vị giao nhận: Arrival Notice thể hiện rõ đơn vị phát hành, thông tin liên lạc và địa điểm thanh toán- nhận hàng để giúp quy trình giao nhận diễn ra nhanh hơn và đúng trình tự.
• Là căn cứ điều phối quy trình nội bộ: Các phòng ban như kho vận, kế toán, chứng từ) có thể dựa vào Arrival Notice để phân bổ công việc phù hợp, tránh việc xử lý chậm hoặc thiếu thông tin.
• Tăng tốc độ xử lý nhờ sử dụng bản sao kỹ thuật số: Việc nhận Arrival Notice dưới dạng bản sao kỹ thuật số cho phép doanh nghiệp chia sẻ nhanh, lưu trữ dễ dàng và hạn chế thất lạc chứng từ.
• Giảm rủi ro phát sinh trong chuỗi logistics: Khi doanh nghiệp nắm rõ thời gian, chi phí và thủ tục thì khả năng gặp chậm trễ, tắc nghẽn hoặc sai sót trong khâu nhận hàng sẽ giảm đáng kể.

Arrival Notice giúp giảm rủi ro phát sinh trong chuỗi logistics

NỘI DUNG CHI TIẾT TRÊN MỘT ARRIVAL NOTICE

Trên thực tế, mỗi Arrival Notice sẽ có bố cục khác nhau tùy hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể nhận diện những nhóm dữ liệu cốt lõi sau đây để đối chiếu với chứng từ vận chuyển và đảm bảo lô hàng đang được xử lý đúng quy trình:

Thông tin về vận tải

Các dữ liệu vận chuyển là phầy giấy tờ quan trọng giúp doanh nghiệp xác nhận lịch trình có khớp với kế hoạch đã đặt trước hay không. Các giấy tờ này bao gồm:

• Tên tàu, số chuyến hoặc thông tin xe tải/đường bay
• Ngày dự kiến hàng đến (ETA)
• Số vận đơn (B/L hoặc Airway Bill)
• Cảng đi – cảng đến hoặc địa điểm giao nhận nội địa

Thông tin về hàng hóa

Tiếp theo là phần thông tin về hàng hoá. Phần này hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra sự trùng khớp với hợp đồng hoặc packing list nhằm tránh thất lạc, thiếu hụt hàng hóa, bao gồm các yếu tố sau:

• Loại hàng hóa
• Số kiện, trọng lượng, thể tích
• Ký mã hiệu hoặc số container

Arrival Notice thể hiện thông tin chi tiết về hàng hoá

Thông tin về chi phí và địa điểm

Đối với các doanh nghiệp nhận hàng nhiều lần, nhóm thông tin liên quan đến chi phí là dữ liệu quan trọng để kiểm soát ngân sách logistics. đồng thời còn giúp doanh nghiệp chủ động nguồn lực tài chính trước khi đến nhận hàng, bao gồm:

• Phí local charge, phí lưu container (nếu có)
• Địa điểm thanh toán
• Địa điểm nhận hàng, kho hoặc bãi

Thông tin về người gửi – người nhận

Cuối cùng, Arrival Notice sẽ thể hiện thông tin liên hệ để giúp doanh nghiệp liên hệ nhanh chóng để xử lý các vấn đề liên quan đến lô hàng, bao gồm:

• Doanh nghiệp gửi hàng
• Doanh nghiệp nhận hàng
• Đơn vị giao nhận hoặc hãng tàu phát hành giấy báo

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ QUY TRÌNH XỬ LÝ ARRIVAL NOTICE

Sau khi nắm được các nhóm thông tin quan trọng, doanh nghiệp cần biết cách sử dụng Arrival Notice đúng quy trình để tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản giúp doanh nghiệp xử lý chứng từ này hiệu quả.

Bước 1: Kiểm tra thông tin trên Arrival Notice

• Đối chiếu lịch trình, ETA, số vận đơn, số container.
• Phát hiện sai lệch và liên hệ đơn vị vận chuyển để cập nhật ngay.

Bước 2: Xác định các khoản phí cần thanh toán

• Kiểm tra local charges và các chi phí liên quan.
• Chuẩn bị ngân sách để tránh chậm trễ hoặc phát sinh phí lưu bãi.

Bước 3: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng

• Chuẩn bị vận đơn, giấy giới thiệu và hồ sơ theo yêu cầu.
• Sẵn sàng cho bước khai báo hải quan.

Bước 4: Làm thủ tục hải quan

• Khai báo thông tin theo Arrival Notice.
• Nộp hồ sơ và chờ thông quan.

Bước 5: Thanh toán phí và nhận Delivery Order (nếu cần)

• Hoàn tất thanh toán.
• Nhận DO để tiến hành bước nhận hàng.

Bước 6: Nhận hàng tại cảng/kho

• Điều phối phương tiện và nhân sự.
• Kiểm đếm và bàn giao nội bộ.

Bước 7: Lưu trữ Arrival Notice

• Lưu bản giấy và bản sao kỹ thuật số để thuận tiện tra cứu.

Hướng dẫn sử dụng và quy trình xử lý Arrival Notice

PHÂN BIỆT ARRIVAL NOTICE VÀ DELIVERY ORDER

Phân biệt Arrival Notice và Delivery Order

Hai loại chứng từ này thường dễ gây nhầm lẫn vì đều được sử dụng trong giai đoạn nhận hàng. Tuy nhiên, mỗi chứng từ có chức năng hoàn toàn khác nhau, doanh nghiệp cần phân biệt rõ để tránh xử lý sai.

 

NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI NHẬN GIẤY BÁO HÀNG ĐẾN

Dù Arrival Notice chỉ mang tính thông báo nhưng nếu xử lý không kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp thêm chi phí phát sinh hoặc chậm trễ trong quy trình. Một số lưu ý dưới đây giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro phổ biến:

• Kiểm tra ngay khi nhận được thông báo, đặc biệt là thời gian ETA
• Hạn chế sai sót khi đối chiếu với vận đơn và chứng từ gốc
• Chủ động thanh toán phí local charge đúng hạn
• Liên hệ ngay đơn vị vận chuyển nếu thông tin không khớp
• Lưu trữ đầy đủ bản sao kỹ thuật số để tiện tra cứu nội bộ
• Phối hợp với bộ phận logistics hoặc đơn vị giao nhận để chuẩn bị thủ tục kịp thời

Những lưu ý quan trọng khi nhận giấy báo hàng đến

Arrival Notice là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát thời gian, chi phí và quy trình nhận hàng. Việc hiểu rõ nội dung, ý nghĩa và cách xử lý giấy báo hàng đến không chỉ giúp tối ưu vận hành logistics mà còn hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình nhận hàng.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ tối ưu toàn bộ quy trình vận chuyển, hãy liên hệ hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu của 247Express để được tư vấn nhanh chóng.