Trong bối cảnh chi phí vận hành ngày càng tăng, thất thoát hàng hóa trong quản lý kho không chỉ gây tổn thất trực tiếp về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, 247Express sẽ cùng doanh nghiệp phân tích toàn diện từ thực trạng, nguyên nhân đến các giải pháp tối ưu nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành kho bãi.

THẤT THOÁT HÀNG HÓA - “LỖ HỔNG” LỚN TRONG QUẢN LÝ KHO

Trong hoạt động logistics và quản lý kho bãi, thất thoát hàng hóa được xem là một trong những lỗ hổng gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh. Dù là doanh nghiệp sản xuất, phân phối hay bán lẻ thì tình trạng hàng hóa bị mất mát, thất lạc hoặc hư hỏng đều dẫn đến chi phí tăng cao, giảm khả năng cạnh tranh và suy giảm uy tín với khách hàng và đối tác.

Không chỉ dừng lại ở thiệt hại trực tiếp về tài sản, thất thoát hàng hóa trong quản lý kho còn kéo theo nhiều hệ lụy khác như sai lệch dữ liệu tồn kho, chậm tiến độ giao hàng, ảnh hưởng đến dòng tiền và kế hoạch kinh doanh tổng thể. Chính vì vậy, việc nhận diện rõ bản chất vấn đề và xây dựng giải pháp quản lý chặt chẽ ngay từ đầu là yếu tố sống còn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Thất thoát hàng hóa gây nhiều hệ lụy khác như sai lệch dữ liệu, chậm giao hàng

NGUYÊN NHÂN PHỔ BIẾN GÂY THẤT THOÁT HÀNG HÓA TRONG QUẢN LÝ KHO

Trong quá trình quản lý kho, thất thoát hàng hóa có thể đến từ nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, khi phân tích tổng thể, các nguyên nhân chủ yếu gây thất thoát hàng hóa trong quản lý kho thường tập trung vào bốn nhóm: quy trình, hệ thống, con người và cơ sở vật chất.

Quy trình chưa chặt chẽ

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất là quy trình nhập – xuất – chuyển kho thiếu tính kiểm soát. Doanh nghiệp thường bỏ qua bước đối chiếu chéo giữa chứng từ và thực tế, hoặc chỉ dựa vào ghi chép thủ công mà không có sự giám sát. 

Ngoài ra, việc không chuẩn hóa quy trình giữa các kho hoặc giữa các ca làm việc khác nhau dẫn đến sự thiếu đồng bộ, dễ gây chênh lệch số liệu và thất thoát.

Hệ thống quản lý thiếu đồng bộ

Khi hệ thống phần mềm quản lý kho (WMS) không được cập nhật theo thời gian thực, dữ liệu tồn kho trên hệ thống sẽ khác biệt so với số lượng thực tế. Điều này khiến việc lập kế hoạch nhập hàng, dự báo nhu cầu hoặc kiểm kê định kỳ gặp nhiều khó khăn. Một số doanh nghiệp vẫn dùng bảng tính hoặc ghi chép tay, khiến việc tổng hợp số liệu mất nhiều thời gian, thiếu minh bạch và dễ xảy ra sai sót.

Yếu tố con người

Nhân sự quản lý kho đóng vai trò then chốt nhưng cũng là một rủi ro tiềm ẩn. Trường hợp phổ biến gồm: nhân viên thiếu kỹ năng kiểm đếm, dẫn đến sai số trong quá trình nhập – xuất; hoặc nghiêm trọng hơn là gian lận, cố tình che giấu số liệu. Ngoài ra, đối tác vận chuyển không minh bạch cũng có thể lợi dụng kẽ hở trong khâu bàn giao để gây thất thoát. Khi doanh nghiệp không có cơ chế giám sát rõ ràng, hành vi này rất khó được phát hiện sớm.

Cơ sở vật chất và điều kiện bảo quản

Kho bãi không đạt chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng hoặc không có trang thiết bị bảo quản phù hợp dễ khiến hàng hóa bị hư hỏng. Với các ngành như thực phẩm, dược phẩm, thời trang, thiệt hại có thể lên đến hàng trăm triệu đồng chỉ sau một thời gian ngắn. Ngoài ra, cách sắp xếp hàng thiếu khoa học, lối đi không thuận tiện, thiếu hệ thống nhãn cảnh báo và mã vạch cũng khiến hàng hóa dễ bị lẫn, mất mát hoặc giảm giá trị trong quá trình lưu kho.

Bảo quản hàng không đúng quy cách gây thất thoát hàng hóa cho doanh nghiệp

GIẢI PHÁP KIỂM SOÁT VÀ GIẢM THIỂU THẤT THOÁT

Để xử lý tận gốc vấn đề, doanh nghiệp cần kết hợp đồng bộ giữa công nghệ, quy trình và nhân sự. Dưới đây là đề xuất giải pháp từ 24Express để giúp doanh nghiệp giảm thiểu và kiểm soát được vấn đề thất thoát hàng hóa trong quản lý kho:

Ứng dụng hệ thống quản lý kho (WMS) và mã vạch/RFID

Hệ thống quản lý kho (WMS) giúp doanh nghiệp giám sát hàng tồn theo thời gian thực, hạn chế sai sót thủ công. Khi kết hợp với mã vạch hoặc công nghệ RFID, mọi thao tác nhập - xuất - luân chuyển đều được ghi nhận tự động để tạo cơ sở dữ liệu minh bạch và chính xác.

Quy chuẩn hóa quy trình kiểm kê và luân chuyển hàng

Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm kê định kỳ và đột xuất, đồng thời quy định rõ từng bước trong luân chuyển hàng giúp giảm sai sót. Việc chuẩn hóa biểu mẫu, phân công trách nhiệm rõ ràng sẽ giúp mọi hoạt động kho bãi diễn ra minh bạch và có thể truy vết.

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình kiểm kê và luân chuyển hàng

Đào tạo nhân sự kho bãi về nghiệp vụ và trách nhiệm

Đội ngũ nhân sự cần được trang bị kiến thức nghiệp vụ kho, kỹ năng kiểm kê và tinh thần trách nhiệm cao. Các khóa đào tạo định kỳ sẽ nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc kiểm soát thất thoát và giảm thiểu rủi ro gian lận.

Kết hợp dịch vụ logistics tin cậy như 247Express để giảm rủi ro thất lạc khi vận chuyển

Rủi ro khi vận chuyển hàng hóa là điều dễ xảy ra nếu doanh nghiệp lựa chọn sai đối tác. Doanh nghiệp có thể kết hợp với dịch vụ logistics uy tín như 247Express để hỗ trợ đảm bảo minh bạch trong vận chuyển. Các đối tác này có hệ thống giám sát, đối soát rõ ràng để giúp hạn chế tối đa thất lạc hay sai sót khi luân chuyển hàng giữa các kho hoặc từ kho đến cửa hàng.

LỢI ÍCH KHI DOANH NGHIỆP KIỂM SOÁT TỐT THẤT THOÁT HÀNG HÓA

Việc kiểm soát thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí mà còn mở ra nhiều lợi ích quan trọng khác bao gồm:

• Tối ưu hiệu quả sử dụng vốn lưu động: Giảm thiểu hàng hóa hư hỏng, mất mát giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý và giải phóng vốn cho các hoạt động kinh doanh khác;
• Tăng độ chính xác trong quản lý dữ liệu kho: Hệ thống quản lý hiện đại giúp số liệu tồn kho luôn cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định nhập - xuất hàng chuẩn xác;
• Nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh: Doanh nghiệp kiểm soát tốt thất thoát sẽ duy trì được tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng và đảm bảo chất lượng, từ đó tạo niềm tin với khách hàng và đối tác;
• Tiết kiệm nhân sự và chi phí vận hành: Giảm thời gian kiểm đếm thủ công, hạn chế sai sót từ con người, đồng thời nâng cao năng suất lao động của đội ngũ quản lý kho;

Việc kiểm soát thất thoát giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý 

TRỞ NGẠI KHI TRIỂN KHAI VÀ GIẢI PHÁP THÁO GỠ

Mặc dù doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của việc kiểm soát thất thoát hàng hóa trong quản lý kho, nhưng trong hành trình triển khai giải pháp thực tế lại thường vấp phải không ít trở ngại sau đây:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Việc áp dụng công nghệ như hệ thống WMS, RFID hay camera giám sát đòi hỏi nguồn lực tài chính đáng kể với các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị có quy mô vừa và nhỏ;
• Thiếu chuyên môn trong vận hành: Nhiều doanh nghiệp chưa có đội ngũ nhân sự đủ kỹ năng quản trị hệ thống quản lý kho hiện đại;
• Khó thay đổi thói quen làm việc cũ: Các quy trình thủ công đã tồn tại lâu năm khiến nhân viên khó thích ứng ngay với phương thức quản lý mới;

Để vượt qua những trở ngại trên, doanh nghiệp cần tập trung vào các giải pháp sau:

• Lựa chọn dịch vụ logistics trọn gói từ những đối tác uy tín như 247Express với nền tảng công nghệ hiện đại, giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng minh bạch và rõ ràng trong suốt quá trình vận chuyển;
• Triển khai từng giai đoạn: Bắt đầu từ việc chuẩn hóa quy trình, đào tạo nhân sự, sau đó mới nâng cấp dần hệ thống công nghệ để tránh quá tải về chi phí và nguồn lực;
• Kết hợp kiểm tra định kỳ: Đảm bảo các biện pháp mới được áp dụng hiệu quả và nhân sự tuân thủ nghiêm quy trình;

Lựa chọn dịch vụ logistics trọn gói từ những đối tác uy tín như 247Express

Thất thoát hàng hóa trong quản lý kho là bài toán lớn nhưng hoàn toàn có thể giải quyết nếu doanh nghiệp kết hợp đúng công nghệ, quy trình và con người. Việc kiểm soát tốt không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả vận hành, bảo vệ uy tín thương hiệu và gia tăng lợi thế cạnh tranh.

Để được tư vấn giải pháp logistics phù hợp với ngành nghề và chiến lược phát triển của doanh nghiệp, hãy liên hệ hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu bên cạnh ngay hôm nay để nhận tư vấn từ 247Express.