Tổng hợp các thuật ngữ xuất nhập khẩu phổ biến nhất cùng 247Express

Trong hoạt động thương mại Quốc tế, việc nắm rõ thuật ngữ xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, kiểm soát chi phí và tối ưu quy trình vận chuyển. Cùng 247Express tìm hiểu trọn bộ thuật ngữ quan trọng, được sử dụng rộng rãi trong xuất nhập khẩu để doanh nghiệp dễ dàng chuẩn hóa giao dịch và phối hợp hiệu quả với đối tác.

THUẬT NGỮ XUẤT NHẬP KHẨU CƠ BẢN VỀ CHỦ THỂ (GENERAL TERMS)

Tổng hợp thuật ngữ xuất nhập khẩu cơ bản về chủ thể

Trong chuỗi hoạt động thương mại Quốc tế, mỗi chủ thể đều đảm nhiệm một vai trò cụ thể và gắn với trách nhiệm pháp lý rõ ràng. Việc nắm chắc các thuật ngữ xuất nhập khẩu về chủ thể giúp doanh nghiệp hạn chế nhầm lẫn, tránh sai phạm khi phối hợp với đối tác hoặc cơ quan quản lý.

Các thuật ngữ xuất nhập khẩu quan trọng doanh nghiệp cần nắm:

Thuật ngữ	Ý nghĩa thực tế đối với doanh nghiệp
Exporter (Người xuất khẩu)	Đơn vị đứng tên trên tờ khai xuất khẩu, sở hữu hàng hóa và chịu trách nhiệm cung cấp các chứng từ liên quan.
Importer (Người nhập khẩu)	Đơn vị nhập hàng, đứng tên tờ khai nhập khẩu và thanh toán các khoản thuế phí tại cửa khẩu.
Consignor (Người gửi hàng)	Chủ hàng hoặc bên thay mặt chủ hàng, phối hợp với đơn vị vận chuyển để giao lô hàng theo yêu cầu.
Consignee (Người nhận hàng)	Người được ghi trên vận đơn; chỉ họ mới có quyền nhận lô hàng tại điểm đến.
Carrier (Đơn vị vận chuyển)	Tổ chức chịu trách nhiệm dịch vụ vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng.
Freight Forwarder (Đơn vị logistics/Forwarder)	Đơn vị hỗ trợ doanh nghiệp từ đặt chỗ vận tải, xử lý chứng từ, đóng gói đến giao nhận tại kho.
Customs Broker (Đại lý hải quan)	Tổ chức được cấp phép, thay mặt doanh nghiệp làm các thủ tục thông quan.

Tác động thực tế đến vận hành của doanh nghiệp:

Xác định đúng chủ thể giúp doanh nghiệp tránh sai vai trò trên chứng từ, giảm rủi ro bị trả hồ sơ tại hải quan.
Việc phối hợp đúng trách nhiệm giữa các bên giúp tối ưu thời gian vận chuyển và đảm bảo tính minh bạch khi đối soát chi phí.
Rõ ràng về chủ thể góp phần giảm tranh chấp và nâng cao hiệu quả quản trị chuỗi cung ứng.

THUẬT NGỮ VỀ ĐIỀU KIỆN GIAO HÀNG (INCOTERMS)

Những thuật ngữ về điều kiện giao hàng

Incoterms là nhóm thuật ngữ xuất nhập khẩu mang tính nền tảng trong mọi hợp đồng thương mại Quốc tế. Mỗi điều kiện thể hiện rõ, giúp doanh nghiệp nắm chắc Incoterms sẽ chủ động hơn trong đàm phán và tối ưu chi phí vận chuyển.

Các Incoterms phổ biến và ý nghĩa trong thực tế vận chuyển

Thuật ngữ	Giải thích súc tích	Tác động thực tế đối với doanh nghiệp
EXW (Ex Works)	Người bán giao hàng tại kho, người mua chịu toàn bộ chi phí và rủi ro sau đó.	Doanh nghiệp cần có năng lực vận chuyển và thông quan mạnh; chi phí phụ trội dễ phát sinh nếu không có kinh nghiệm.
FOB (Free On Board)	Người bán giao hàng lên tàu; rủi ro chuyển sang người mua tại cảng xếp.	Phù hợp với doanh nghiệp chủ động chọn hãng tàu hoặc forwarder.
CIF (Cost, Insurance & Freight)	Người bán chịu chi phí vận chuyển và bảo hiểm đến cảng đích.	Doanh nghiệp nhập khẩu dễ dự toán chi phí hơn, nhưng cần lưu ý phạm vi bảo hiểm.
DAP (Delivered At Place)	Người bán vận chuyển đến địa điểm đích nhưng chưa thông quan nhập khẩu.	Giảm áp lực vận tải quốc tế, doanh nghiệp chỉ lo phần thủ tục trong nước.
DDP (Delivered Duty Paid)	Người bán chịu toàn bộ chi phí, bao gồm thuế nhập khẩu.	Doanh nghiệp ít rủi ro nhất, nhưng giá thành thường cao; dễ bị động nếu không kiểm soát quy trình.

Lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp áp dụng Incoterms:

Kiểm tra phiên bản Incoterms mới nhất (Incoterms® 2020).
Ghi rõ điều kiện, địa điểm chuyển giao và trách nhiệm vận chuyển.
Đối chiếu chi phí thực tế với báo giá của các đơn vị vận chuyển để tránh phát sinh.
Đảm bảo doanh nghiệp hiểu đúng phạm vi bảo hiểm khi dùng CIF hoặc CIP.

THUẬT NGỮ LIÊN QUAN ĐẾN VẬN TẢI & LOGISTICS

Những thuật ngữ liên quan đến vận tải và logistics

Trong hoạt động vận chuyển Quốc tế, doanh nghiệp thường xuyên phải làm việc với hãng tàu, hãng bay, kho ngoại quan, đơn vị vận chuyển và các bên logistics. Vì vậy, việc hiểu rõ nhóm thuật ngữ xuất nhập khẩu liên quan đến vận tải là yếu tố giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ, chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình luân chuyển hàng hóa. Đây cũng là nhóm thuật ngữ có tần suất xuất hiện cao nhất trên vận đơn, booking, báo giá và email trao đổi với đối tác.

Các từ viết tắt về thời gian:

Trong giao dịch Quốc tế, yếu tố thời gian ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch nhận hàng, giao hàng, lưu kho và tiến độ sản xuất. Các thuật ngữ xuất nhập khẩu dưới đây xuất hiện trong hầu hết chứng từ vận tải và là căn cứ để doanh nghiệp phối hợp với đơn vị vận chuyển.

Thuật ngữ	Ý nghĩa
ETD (Estimated Time of Departure)	Thời gian dự kiến phương tiện rời cảng/kho đi.
ETA (Estimated Time of Arrival)	Thời gian dự kiến đến cảng/kho đích.
ATD (Actual Time of Departure)	Thời gian thực tế khởi hành.
ATA (Actual Time of Arrival)	Thời gian thực tế cập cảng/đến điểm đến.
Cut-off Time	Thời hạn cuối cùng nộp hàng, nộp tờ khai hoặc gửi chứng từ.

Tác động thực tế đến doanh nghiệp:

Chủ động kế hoạch nhập xuất kho, hạn chế chi phí lưu container và lưu bãi.
Dễ dàng theo dõi tiến độ và làm việc với khách hàng Quốc tế.
Tránh bỏ lỡ lịch tàu/máy bay, đặc biệt khi hàng cần đi kịp mùa vụ.

Các thuật ngữ về hình thức đóng gói và cước phí:

Đây là nhóm thuật ngữ xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp xác định đúng chi phí vận chuyển, hình thức đóng gói phù hợp và hạn chế sai lệch khi đối soát phí với đơn vị vận chuyển.

Thuật ngữ	Giải thích
FCL (Full Container Load)	Xuất hàng nguyên container, số lượng lớn, dễ kiểm soát rủi ro.
LCL (Less than Container Load)	Ghép chung container; phù hợp các lô hàng nhỏ.
Gross Weight	Trọng lượng cả bao bì.
Net Weight	Trọng lượng hàng thuần.
Chargeable Weight	Trọng lượng tính cước (áp dụng cho vận chuyển hàng không và chuyển phát Quốc tế).
Handling Fee	Phí xử lý hàng tại cảng/kho.
Documentation Fee	Phí làm chứng từ liên quan đến vận chuyển Quốc tế.

Tác động thực tế đến doanh nghiệp:

Giúp doanh nghiệp dự toán chi phí chính xác hơn.
Tránh bị tính sai trọng lượng hoặc kích thước khi vận chuyển hàng không.
Tối ưu phương án đóng gói để giảm rủi ro phát sinh phí.

NHÓM THUẬT NGỮ VỀ CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU (DOCUMENTS)

Những nhóm thuật ngữ về chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ là phần cốt lõi trong mọi quy trình xuất nhập khẩu. Sai sót nhỏ trong khai báo cũng có thể dẫn đến chậm thông quan, phát sinh phí lưu kho hoặc bị yêu cầu sửa đổi nhiều lần. Do đó, việc nắm rõ các thuật ngữ xuất nhập khẩu thuộc nhóm chứng từ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là các chứng từ thường xuất hiện trong hoạt động vận chuyển Quốc tế:

Thuật ngữ	Ý nghĩa
B/L (Bill of Lading)	Vận đơn đường biển; chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng.
AWB (Air Waybill)	Vận đơn hàng không; không chuyển nhượng.
Invoice (Commercial Invoice)	Hóa đơn thương mại, cơ sở tính thuế và thông quan.
Packing List	Phiếu đóng gói, mô tả số kiện, trọng lượng, quy cách.
C/O (Certificate of Origin)	Giấy chứng nhận xuất xứ, dùng để hưởng thuế ưu đãi.
Insurance Certificate	Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa.
Customs Declaration	Tờ khai hải quan cho cả nhập khẩu và xuất khẩu.

Tác động thực tế đến doanh nghiệp:

Giảm nguy cơ bị yêu cầu sửa tờ khai hoặc tạm dừng thông quan.
Tăng tính chính xác khi đối chiếu giữa các bên liên quan.
Giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý tại cảng/kho, đặc biệt trong mùa cao điểm.

NHÓM THUẬT NGỮ VỀ THANH TOÁN QUỐC TẾ (PAYMENT)

Trong hoạt động thương mại Quốc tế, thanh toán là khâu quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo dòng tiền minh bạch, hạn chế rủi ro và tuân thủ quy định tài chính của thị trường xuất nhập khẩu. Dưới đây là các thuật ngữ xuất nhập khẩu phổ biến liên quan đến phương thức thanh toán mà doanh nghiệp cần nắm rõ:

T/T (Telegraphic Transfer) chuyển tiền điện tử: Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản thông qua ngân hàng.
- T/T Advance: Thanh toán trước.
- T/T at Sight: Thanh toán ngay khi nhận chứng từ.
- T/T Deferred: Thanh toán trả chậm theo thỏa thuận.
L/C (Letter of Credit) thư tín dụng: Cam kết thanh toán từ ngân hàng của người mua cho người bán khi bộ chứng từ phù hợp.
Các loại phổ biến:
- L/C Irrevocable: Không hủy ngang
- L/C At Sight: Thanh toán ngay
- L/C Usance: Thanh toán sau
D/P Documents Against Payment: Ngân hàng chỉ giao chứng từ khi người mua thanh toán.
D/A Documents Against Acceptance: Người mua ký chấp nhận hối phiếu, nhận chứng từ và thanh toán theo kỳ hạn.
Remittance: Thanh toán bằng hình thức chuyển tiền quốc tế khác như Western Union, SWIFT…

LƯU Ý KHI SỬ DỤNG THUẬT NGỮ XUẤT NHẬP KHẨU ĐỂ TRÁNH RỦI RO

Trong quá trình làm việc với đối tác Quốc tế, doanh nghiệp thường sử dụng nhiều thuật ngữ xuất nhập khẩu khác nhau. Tuy nhiên, chỉ một sai sót nhỏ trong diễn giải cũng có thể dẫn đến chậm tiến độ, phát sinh chi phí hoặc ảnh hưởng đến lộ trình vận chuyển. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm quan trọng dưới đây để giảm thiểu rủi ro vận hành.

Xác định rõ phạm vi trách nhiệm trong Incoterms: Doanh nghiệp cần hiểu chính xác điểm chuyển giao rủi ro và chi phí của từng điều kiện Incoterms để tránh hiểu nhầm khi vận chuyển Quốc tế.
Đảm bảo sự thống nhất giữa các chứng từ: Thông tin trên invoice, packing list, bill hoặc CO cần trùng khớp hoàn toàn để hạn chế chậm thông quan và tránh phát sinh phí lưu kho – lưu bãi.
Sử dụng thuật ngữ đúng tiêu chuẩn Quốc tế: Doanh nghiệp nên ưu tiên thuật ngữ theo chuẩn ICC hoặc FIATA nhằm tránh sai lệch trong trao đổi, đặc biệt khi làm việc với đối tác đa quốc gia.
Làm rõ đơn vị tính và mốc thời gian: Các thuật ngữ như ETA, ETD hoặc C.O.D cần được thống nhất về múi giờ và đơn vị đo lường để đảm bảo kế hoạch vận chuyển chính xác.
Chuẩn hóa quy trình trao đổi thông tin: Việc sử dụng email, hệ thống ERP hoặc công cụ quản lý trách nhiệm giúp doanh nghiệp tránh thất lạc dữ liệu và tăng tính minh bạch trong toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu.

Việc hiểu và sử dụng chính xác thuật ngữ xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình làm việc với đối tác Quốc tế, hạn chế sai sót trong chứng từ và tối ưu hiệu quả vận chuyển. Đây không chỉ là kiến thức nền tảng mà còn là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp xây dựng quy trình xuất nhập khẩu minh bạch, an toàn và ổn định trong dài hạn.

247Express đồng hành cùng doanh nghiệp trong hoạt động vận chuyển nội địa và Quốc tế, hỗ trợ phù hợp cho từng mô hình kinh doanh và nhu cầu thực tế. Đội ngũ vận hành luôn sẵn sàng tư vấn về lộ trình vận chuyển, chứng từ và yêu cầu chuyên môn liên quan.

Doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm về các thuật ngữ xuất nhập khẩu hoặc giải pháp vận chuyển phù hợp - Liên hệ ngay hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu bên cạnh để được 247Express hỗ trợ.