Việc tra mã vận đơn bưu điện là bước quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hàng hóa một cách chủ động, đặc biệt khi thực hiện các giao dịch vận chuyển qua kênh bưu chính. Cùng 247Express tìm hiểu quy trình tra cứu mã vận đơn bưu điện đơn giản, nhanh chóng và những lưu ý giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hành trình vận chuyển.

CÁC PHƯƠNG THỨC TRA CỨU MÃ VẬN ĐƠN PHỔ BIẾN

Tổng hợp các phương thức tra mã vận đơn phổ biến hiện nay

Tra cứu mã vận đơn giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác lộ trình vận chuyển và kịp thời xử lý các tình huống phát sinh. Dưới đây là các phương thức tra mã vận đơn phổ biến đang được áp dụng:

Tra cứu qua website chính thức

Tra cứu mã vận đơn qua website chính thức

Đây là phương thức tra mã đơn hàng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ sự tiện lợi và minh bạch thông tin. Các bước thực hiện gồm:

• Bước 1: Chuẩn bị mã vận đơn - là dãy ký tự bao gồm cả chữ và số, được in dưới mã vạch trên phiếu gửi.
• Bước 2: Truy cập vào mục tra cứu trên website cần tra cứu.
• Bước 3: Nhập mã vận đơn vào ô và nhấn “Theo dõi”. Hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin hành trình vận chuyển như: địa điểm hiện tại của bưu phẩm, trạng thái đã phát hay chưa, thời gian phát thành công và người nhận.

Tra cứu qua ứng dụng di động

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên gửi hàng và cần theo dõi nhiều đơn cùng lúc. Quy trình như sau:

• Tải và cài đặt ứng dụng chính thức của bưu cục lên điện thoại.
• Đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản.
• Chọn tính năng “Định vị bưu gửi” hoặc “Theo dõi” và nhập mã vận đơn tương ứng.
• Ứng dụng có thể hỗ trợ tra cứu nhiều đơn hàng cùng lúc, giúp tối ưu hóa thao tác và thời gian.

Tra cứu qua tin nhắn SMS

Trong những trường hợp không có kết nối internet, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách tra cứu mã vận đơn bưu điện qua tin nhắn:

• Soạn tin nhắn theo cú pháp: [Mã vận đơn] gửi đến đầu số của bưu cục cần tra cứu.
• Mỗi tin nhắn sẽ được tính phí nhất định, thường khoảng 1.000 VNĐ/lượt tra cứu.

Lưu ý: Cách làm này không phù hợp nếu cần kiểm tra nhiều vận đơn cùng lúc.

Tra cứu qua tổng đài hỗ trợ khách hàng

Khi cần sự hỗ trợ trực tiếp và nhanh chóng, doanh nghiệp có thể lựa chọn gọi điện đến tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là kênh tra cứu phù hợp trong trường hợp cần giải đáp thêm thông tin hoặc gặp vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.

NHỮNG LƯU Ý KHI TRA CỨU MÃ VẬN ĐƠN

Một số điều cần lưu ý khi tra mã vận đơn bưu điện

Trong quá trình theo dõi hành trình vận chuyển của bưu phẩm và tra mã vận đơn bưu điện hay bất kỳ bưu cục nào khác, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo kết quả tra cứu chính xác, kịp thời và bảo mật:

Đảm bảo nhập đúng mã vận đơn

Mỗi mã vận đơn là duy nhất, bao gồm tổ hợp các ký tự chữ và số. Việc nhập sai dù chỉ một ký tự cũng có thể dẫn đến kết quả không hiển thị hoặc hiển thị sai thông tin. Doanh nghiệp cần tra mã đơn hàng cẩn thận và đối chiếu kỹ mã số trên phiếu gửi trước khi nhập để tránh mất thời gian hoặc hiểu lầm về trạng thái đơn hàng.

Thời gian cập nhật thông tin vận đơn

Thông tin vận chuyển hàng trên hệ thống có thể không được cập nhật theo thời gian thực mà sẽ có độ trễ nhất định, đặc biệt trong các khung giờ cao điểm hoặc ngày cuối tuần. Vì vậy, nếu kết quả tra cứu không phản ánh chính xác tình trạng hiện tại, doanh nghiệp có thể chờ thêm một khoảng thời gian ngắn trước khi tiến hành kiểm tra lại.

Bảo mật thông tin cá nhân khi tra cứu

Mã vận đơn có thể chứa thông tin liên quan đến người gửi và người nhận, bao gồm địa chỉ, số điện thoại và thời gian phát hàng. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý không chia sẻ mã vận đơn công khai trên các nền tảng mạng xã hội hoặc với bên thứ ba không liên quan nhằm tránh rò rỉ dữ liệu và các rủi ro không đáng có.

Dù lựa chọn vận chuyển qua bưu điện hay các đơn vị chuyên trách, khả năng theo dõi trạng thái vận đơn minh bạch luôn là yếu tố quan trọng với mọi doanh nghiệp.

Với 247Express, hệ thống tra cứu vận đơn được thiết kế đơn giản, trực quan và cập nhật liên tục - giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát mọi lộ trình giao nhận.

Nếu doanh nghiệp đang cần tư vấn giải pháp vận chuyển hiệu quả, hãy liên hệ hotline 1900 6980 hoặc gửi yêu cầu qua biểu mẫu bên cạnh.