Bưu gửi là gì? Ý nghĩa – phân loại và cách sử dụng trong giao vận hiện nay

Trong hoạt động thương mại và vận hành chuỗi cung ứng, việc trao đổi thư từ, tài liệu và hàng hóa là một phần không thể thiếu để duy trì sự kết nối giữa doanh nghiệp với đối tác. Một trong những khái niệm cơ bản nhưng vô cùng quan trọng mà mọi nhà quản lý cần hiểu rõ chính là bưu gửi. Vậy cụ thể bưu gửi là gì và làm thế nào để phân biệt các loại hình gửi hàng khác nhau một cách chính xác? Hãy cùng 247Express khám phá chi tiết về thuật ngữ này cũng như những lưu ý quan trọng để hoạt động giao nhận của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. 

BƯU GỬI LÀ GÌ?

Để bắt đầu quy trình giao nhận một cách thuận lợi, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất của thuật ngữ bưu gửi là gì dưới góc độ pháp lý và kỹ thuật ngành logistics. Theo quy định chung trong ngành bưu chính, bưu gửi là tên gọi chung dùng để chỉ các loại thư từ, tài liệu, bưu phẩm hoặc bưu kiện được chấp nhận, vận chuyển và phát trả thông qua mạng lưới của một đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính.

Bưu gửi không chỉ đơn thuần là vật chất hữu hình mà còn đại diện cho sự cam kết về trách nhiệm giữa người gửi và đơn vị vận tải. Kể từ thời điểm doanh nghiệp bàn giao vật phẩm và nhận được vận đơn xác nhận thì vật phẩm đó chính thức trở thành một bưu gửi nằm dưới sự bảo quản và điều phối của nhà cung cấp dịch vụ. Mọi trạng thái di chuyển của bưu gửi từ lúc nhận đến lúc phát đều được theo dõi chặt chẽ trên hệ thống để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp.

Bưu gửi là đại diện cho sự cam kết về trách nhiệm giữa người gửi và đơn vị vận tải

CÁC LOẠI BƯU GỬI PHỔ BIẾN TRONG VẬN CHUYỂN HIỆN NAY?

Mặc dù bưu gửi là khái niệm tổng quát nhưng trong thực tế vận hành thì các đơn vị vận tải thường chia nhỏ thành các hạng mục khác nhau dựa trên đặc điểm vật lý và mục đích sử dụng. Việc hiểu rõ các phân loại bưu gửi là gì sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ phù hợp để tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành:

Bưu phẩm

Bưu phẩm thường dùng để chỉ các loại bưu gửi có kích thước nhỏ và trọng lượng nhẹ như thư từ, tài liệu, ấn phẩm hoặc các loại giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp. Đặc điểm của bưu phẩm là yêu cầu cao về tính bảo mật cũng như tốc độ xử lý nhanh chóng để kịp thời phục vụ cho các giao dịch hành chính hoặc ký kết hợp đồng.

Bưu kiện

Khác với bưu phẩm thì bưu kiện là những mặt hàng hóa có khối lượng lớn hơn và được đóng gói thành kiện hoặc khối riêng biệt. Bưu kiện có thể chứa đựng máy móc, linh kiện điện tử hoặc hàng tiêu dùng mà doanh nghiệp cần phân phối đến các đại lý. Do tính chất vật lý đa dạng nên bưu kiện đòi hỏi quy trình phân loại tại trung tâm khai thác và phương thức vận chuyển chuyên dụng hơn để tránh hư hỏng.

Bưu kiện là mặt hàng hóa có khối lượng lớn hơn và được đóng gói thành kiện riêng biệt

KHI NÀO NÊN SỬ DỤNG THUẬT NGỮ “BƯU GỬI” TRONG THỰC TẾ

Việc hiểu được các trường hợp nên sử dụng thuật ngữ “bưu gửi” là gì sẽ giúp doanh nghiệp giao tiếp chuyên nghiệp hơn với các đơn vị vận tải và dễ dàng tra cứu các quy định pháp lý liên quan. Thông thường, thuật ngữ bưu gửi sẽ được áp dụng trong các văn bản hợp đồng vận chuyển hoặc khi doanh nghiệp thực hiện các khiếu nại về trạng thái hàng hóa với đơn vị logistics.

Trong các báo cáo quản trị vận hành nội bộ, doanh nghiệp cũng nên dùng khái niệm bưu gửi để thống kê toàn bộ lưu lượng luân chuyển thông tin và hàng hóa của mình thay vì tách rời quá nhiều hạng mục nhỏ lẻ. Đặc biệt khi doanh nghiệp tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu quốc tế thì việc xác định rõ bưu gửi trên các chứng từ hải quan là yếu tố bắt buộc để đảm bảo lô hàng được thông quan một cách hợp lệ và nhanh chóng.

Trong các báo cáo quản trị vận hành nội bộ thường dùng thuật ngữ bưu gửi

CÁC QUY ĐỊNH CƠ BẢN KHI GỬI BƯU GỬI LÀ GÌ?

Mỗi bưu gửi khi tham gia vào mạng lưới giao nhận đều phải tuân thủ những tiêu chuẩn nhất định nhằm bảo vệ an toàn cho toàn bộ hệ thống vận hành. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các tiêu chí về thông số kỹ thuật và quy cách bảo quản khi gửi bưu gửi là gì để tránh trường hợp bị từ chối tiếp nhận đơn hàng:

Yêu cầu trọng lượng và kích thước

Tùy thuộc vào từng loại hình dịch vụ mà bưu gửi sẽ có những giới hạn riêng về trọng lượng tối đa và kích thước dài - rộng - cao. Đối với các bưu gửi đi quốc tế thì quy định này thường khắt khe hơn và áp dụng theo chuẩn của các hiệp hội bưu chính thế giới. Doanh nghiệp cần cung cấp thông số chính xác để các công ty chuyển phát nhanh quốc tế bố trí phương tiện phù hợp và tính toán cước phí công bằng.

Điều kiện đóng gói và các lưu ý an toàn

Đóng gói là công đoạn quyết định đến tính nguyên vẹn của bưu gửi trong suốt quá trình luân chuyển qua nhiều chặng trung chuyển khác nhau. Doanh nghiệp nên sử dụng vật liệu chống sốc cho hàng dễ vỡ và dùng băng keo gia cố chắc chắn các góc cạnh của thùng carton. Ngoài ra, doanh nghiệp tuyệt đối không được gửi các mặt hàng nằm trong danh mục cấm theo quy định của pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế để đảm bảo an toàn cho nhân viên xử lý và các bưu gửi khác.

Đóng gói là công đoạn quyết định đến tính nguyên vẹn của bưu gửi

NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI GỬI BƯU GỬI VÀ CÁC LƯU Ý

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường gặp một số lỗi khi gửi bưu gửi. Vậy nên nếu chưa nắm được về các lỗi phổ biến sẽ có khả năng bị ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng giao nhận. Những lỗi và lưu ý quan trọng bao gồm:

• Khai báo thông tin không chính xác dẫn đến sai lệch địa chỉ giao nhận và kéo dài thời gian vận chuyển.
• Đóng gói bưu gửi chưa phù hợp khiến hàng hóa dễ hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Lựa chọn loại bưu gửi không đúng với tính chất hàng hóa làm phát sinh chi phí hoặc bị từ chối nhận gửi.
• Không tuân thủ quy định về trọng lượng và kích thước gây khó khăn cho khâu khai thác và vận chuyển.
• Gửi các mặt hàng thuộc danh mục hạn chế hoặc cấm vận chuyển làm gián đoạn quá trình giao nhận.

Đóng gói bưu gửi chưa phù hợp khiến hàng hóa dễ hư hỏng khi vận chuyển

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin bưu gửi, tuân thủ hướng dẫn đóng gói và lựa chọn dịch vụ phù hợp theo quy định của đơn vị vận chuyển.

Việc hiểu khái niệm bưu gửi là gì cùng các quy định liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản của mình mà còn nâng cao hiệu quả làm việc với các đơn vị vận tải chuyên nghiệp. Tại 247Express, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa mọi khâu trong quy trình giao nhận từ đóng gói đến vận chuyển để mỗi bưu gửi đều đến đích một cách an toàn và nhanh chóng nhất.

Nếu có nhu cầu tìm kiếm công ty giao nhận vận tải cho doanh nghiệp nhanh chóng và an toàn, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline 1900 6980 hoặc điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu bên cạnh để được tư vấn và nhận báo giá ngay hôm nay.