Hệ thống ePOD (Proof of Delivery): Giải pháp số hóa quy trình giao nhận

Trong kỷ nguyên số hóa, tự động hóa quy trình logistics không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và trải nghiệm khách hàng. Một trong những công nghệ nổi bật trong lĩnh vực tự động hóa quy trình logistics chính là hệ thống ePOD (Proof of Delivery điện tử). Trong bài viết này, hãy cùng 247Express tìm hiểu chi tiết về ePOD, cách thức hoạt động và lý do vì sao công nghệ này đang trở thành chìa khóa giúp doanh nghiệp nâng tầm quản trị logistics hiện đại.

EPOD – GIẢI PHÁP SỐ HÓA NÂNG TẦM QUY TRÌNH GIAO NHẬN

ePOD (Electronic Proof of Delivery) là hệ thống điện tử giúp xác nhận việc giao hàng thành công giữa đơn vị vận chuyển và người nhận thông qua thiết bị di động thay thế cho biên bản giao hàng bằng giấy. Thay vì ký tay vào phiếu giao nhận, người nhận chỉ cần ký điện tử, chụp ảnh hàng hóa hoặc xác nhận bằng mã OTP. Dữ liệu ngay lập tức được cập nhật về hệ thống trung tâm giúp doanh nghiệp nắm bắt tình trạng giao hàng theo thời gian thực.

Giải pháp này không chỉ giúp giảm sai sót trong quá trình xác nhận mà còn tăng tính minh bạch và tốc độ xử lý đơn hàng, mang lại lợi thế lớn cho doanh nghiệp trong vận hành chuỗi cung ứng toàn cầu.

ePOD giúp tăng tính minh bạch và tốc độ xử lý đơn hàng cho doanh nghiệp

NHỮNG VẤN ĐỀ DOANH NGHIỆP GẶP PHẢI VỚI PHƯƠNG THỨC GIAO NHẬN TRUYỀN THỐNG

Trước khi áp dụng ePOD, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng quy trình giao nhận thủ công dẫn đến hàng loạt hạn chế về độ chính xác, thời gian và chi phí. Dưới đây là một số vấn đề các doanh nghiệp thường gặp:

Sai sót trong xác nhận giao hàng và hồ sơ giấy tờ

Hóa đơn, phiếu giao nhận bằng giấy dễ bị thất lạc, nhòe mực hoặc điền sai thông tin. Do đó khi có tranh chấp xảy ra, việc đối chiếu thủ công gây tốn thời gian, chi phí và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Khó theo dõi trạng thái đơn hàng real-time

Trong mô hình truyền thống, thông tin giao hàng thường được cập nhật chậm hoặc sai lệch giữa các bên. Điều này khiến doanh nghiệp không nắm được tình trạng thực tế của đơn hàng, đặc biệt khi vận chuyển Quốc tế hoặc qua nhiều chặng.

Chi phí vận hành cao và mất nhiều thời gian xử lý

Quy trình xử lý thủ công đòi hỏi nhiều nhân sự, tốn giấy tờ, chi phí lưu trữ và kiểm tra chứng từ. Do đó khi khối lượng đơn hàng tăng thì những chi phí này có thể trở thành gánh nặng lớn cho doanh nghiệp logistics.

Hình thức truyền thống khiến doanh nghiệp khó theo dõi trạng thái đơn hàng

PROOF OF DELIVERY ĐIỆN TỬ (EPOD) – CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG VÀ LỢI ÍCH

Hệ thống ePOD hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây và ứng dụng di động. Dưới đây là cách thức hoạt động và lợi ích của hệ thống:

Ghi nhận giao hàng trực tuyến, giảm sai sót

Nhân viên giao nhận sử dụng ứng dụng ePOD để xác nhận tình trạng đơn hàng, chụp ảnh hàng hóa, ký điện tử hoặc quét mã QR. Mọi dữ liệu được lưu trữ trực tuyến, giúp giảm rủi ro sai lệch thông tin, mất chứng từ và nâng cao độ tin cậy trong giao nhận.

Dữ liệu cập nhật real-time, minh bạch cho doanh nghiệp

Thông tin giao hàng được truyền trực tiếp về hệ thống quản lý của doanh nghiệp giúp theo dõi đơn hàng theo thời gian thực (real time). Khi có vấn đề phát sinh (trễ giao, thất lạc, hư hỏng), hệ thống sẽ cảnh báo ngay để doanh nghiệp xử lý kịp thời và tăng khả năng phản ứng linh hoạt trong vận hành.

Tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất vận hành

Việc loại bỏ giấy tờ thủ công giúp giảm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ, đối soát và nhân lực xử lý. Ngoài ra, dữ liệu điện tử dễ dàng tích hợp vào hệ thống kế toán, quản lý kho và ERP còn giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình, giảm lỗi thao tác và tăng hiệu suất giao hàng.

ePOD giúp giảm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ, đối soát và nhân lực xử lý

ỨNG DỤNG EPOD TRONG LOGISTICS HIỆN NAY

Công nghệ ePOD đang là xu hướng logistics nhờ khả năng kết nối linh hoạt và tính minh bạch trong toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa. Tiêu biểu là các ứng dụng sau:

Theo dõi và quản lý lộ trình giao hàng

Hệ thống ePOD cho phép doanh nghiệp theo dõi vị trí xe giao hàng, trạng thái từng đơn và thời gian dự kiến hoàn thành. Bên cạnh đó dữ liệu này còn giúp tối ưu tuyến đường, phân bổ nhân sự hợp lý và giảm chi phí nhiên liệu.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Với ePOD, người nhận có thể nhận thông báo và ký xác nhận điện tử nhanh chóng và minh bạch. Họ cũng có thể phản hồi ngay khi nhận hàng giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng dịch vụ thực tế và cải thiện trải nghiệm người dùng.

ePOD giúp người nhận nhận thông báo và ký xác nhận điện tử nhanh chóng

Tích hợp với hệ thống ERP và phần mềm quản lý kho

ePOD dễ dàng kết nối với hệ thống ERP, WMS và TMS giúp đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận: kho hàng, kế toán, vận tải và chăm sóc khách hàng. Việc này tạo nên một hệ sinh thái quản trị logistics khép kín, giảm thời gian nhập liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu chính xác tuyệt đối.

Proof of Delivery điện tử (ePOD) là bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa logistics giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và mang lại trải nghiệm giao hàng minh bạch, hiện đại.

Với thế mạnh công nghệ và kinh nghiệm vận hành logistics Quốc tế, 247Express giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình giao nhận, tiết kiệm thời gian và chi phí. Doanh nghiệp có thể liên hệ hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu bên cạnh để được 247Express tư vấn chi tiết về giải pháp vận chuyển phù hợp nhất với nhu cầu vận hành của mình.