MNF là gì trong xuất nhập khẩu? Định nghĩa, vai trò, cách khai và những lỗi thường gặp

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bên cạnh tờ khai hải quan hay vận đơn, doanh nghiệp còn phải thực hiện nhiều thủ tục điện tử nhằm phục vụ quản lý rủi ro và giám sát hàng hóa. Một trong những nội dung thường gây nhầm lẫn là MNF – thuật ngữ xuất hiện ngày càng nhiều trong quy trình khai báo trước khi hàng cập cảng. Vậy MNF là gì trong xuất nhập khẩu, vai trò của MNF ra sao, khi nào cần khai và doanh nghiệp cần lưu ý những lỗi nào? Cùng 247Express tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

MNF LÀ GÌ TRONG XUẤT NHẬP KHẨU?

Trong lĩnh vực vận tải quốc tế, MNF là gì trong xuất nhập khẩu luôn là câu hỏi được nhiều nhân viên xuất nhập khẩu mới quan tâm. MNF thực chất là từ viết tắt của Manifest, được hiểu là bản kê khai hàng hóa.

Cụ thể hơn, Manifest là danh sách chi tiết các mặt hàng có trên một phương tiện vận chuyển (tàu biển, máy bay, xe tải...) được người vận chuyển (Carrier) hoặc đại lý (Forwarder) khai báo với cơ quan Hải quan khi phương tiện đó xuất phát hoặc cập bến. Văn bản này chứa đựng tất cả các thông tin quan trọng từ số vận đơn, tên hàng, số lượng, trọng lượng cho đến thông tin người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee). Đây là chứng từ quan trọng để cơ quan chức năng đối soát và quản lý hàng hóa ra vào lãnh thổ quốc gia.

Manifest là danh sách chi tiết các mặt hàng có trên một phương tiện vận chuyển

VAI TRÒ VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA MNF TRONG XUẤT NHẬP KHẨU

MNF không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mang tính giấy tờ mà còn đóng vai trò như kim chỉ nam trong công tác quản lý và giám sát hàng hóa qua biên giới. Sau khi làm rõ MNF là gì trong xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần tiếp tục tìm hiểu vì sao MNF lại trở thành một mắt xích không thể thiếu trong chuỗi cung ứng thông qua việc phân tích các khía cạnh quan trọng dưới đây:

Chức năng chính của MNF

Chức năng cốt lõi của Manifest là cung cấp dữ liệu định danh hàng hóa cho cơ quan hải quan. Nhờ có MNF mà nhà chức trách có thể xác định được tổng lượng hàng đang di chuyển trên phương tiện, từ đó thực hiện các bước kiểm soát rủi ro, phòng chống buôn lậu hoặc vận chuyển hàng cấm. Đối với các đơn vị vận tải, MNF giúp hệ thống hóa danh mục hàng hóa để việc xếp dỡ diễn ra khoa học.

MNF ảnh hưởng đến thủ tục thông quan như thế nào

Một bản MNF chính xác là tấm vé giúp hàng hóa của doanh nghiệp được thông quan nhanh chóng. Khi thông tin trên Manifest khớp hoàn toàn với tờ khai hải quan của doanh nghiệp, hệ thống sẽ xác nhận việc đối chiếu tự động và cho phép hàng hóa được giải phóng khỏi kho bãi. Ngược lại nếu có bất kỳ sai sót nào, hàng hóa sẽ bị giữ lại để kiểm tra gây ra tình trạng đình trệ và phát sinh chi phí lưu kho bãi đáng kể.

MNF giúp hàng hóa của doanh nghiệp được thông quan nhanh chóng

KHI NÀO PHẢI KHAI BÁO MNF TRONG XUẤT NHẬP KHẨU?

Việc khai báo Manifest phải được thực hiện theo quy định nghiêm ngặt về thời gian của từng quốc gia. Thông thường, Manifest phải được khai báo trước khi phương tiện vận tải cập cảng hoặc xuất cảng.

Đối với hàng nhập khẩu: Carrier hoặc Forwarder phải khai MNF trước khi tàu cập cảng khoảng từ 12 đến 24 giờ (tùy theo quy định của cảng và quốc gia). Tại Việt Nam, việc khai báo Manifest hiện nay chủ yếu được thực hiện qua Hệ thống một cửa quốc gia (National Single Window).
Đối với hàng xuất khẩu: Việc khai báo thường được thực hiện sau khi tàu đã khởi hành và có số bốc xếp chính thức từ cảng.

Nếu doanh nghiệp chậm trễ trong việc cung cấp thông tin cho đơn vị vận chuyển để họ khai Manifest, hàng hóa có thể bị chậm trễ hoặc bị xử phạt hành chính rất nặng từ cơ quan Hải quan.

Khai báo Manifest được thực hiện theo quy định về thời gian của từng quốc gia

HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC KHAI BÁO MNF

Hiện nay, quy trình khai báo Manifest đã được số hóa hoàn toàn để tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác thì doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình 5 bước sau:

Tiếp nhận thông tin: Forwarder hoặc hãng tàu thu thập thông tin từ vận đơn (Bill of Lading) và Packing List của chủ hàng.
Truy cập hệ thống: Người khai báo truy cập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc hệ thống của cơ quan Hải quan địa phương.
Nhập liệu: Tiến hành nhập các thông tin chi tiết bao gồm Số vận đơn (Master Bill/House Bill), thông tin Shipper/Consignee, mô tả hàng hóa, mã HS Code, số container, số seal, trọng lượng...
Kiểm tra và gửi: Sau khi rà soát kỹ lưỡng, người khai báo thực hiện ký số và gửi tờ khai Manifest lên hệ thống.
Nhận phản hồi: Hệ thống sẽ gửi về thông báo xác nhận đã tiếp nhận Manifest thành công hoặc yêu cầu chỉnh sửa nếu có lỗi định dạng.

Quy trình khai báo Manifest với 5 bước rõ ràng

NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI KHAI MNF

Dù quy trình đã được rõ ràng hóa nhưng thực tế vẫn tồn tại nhiều sai sót khiến việc thông quan bị gián đoạn. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các nhóm lỗi phổ biến sau đây:

Lỗi sai thông tin cơ bản

Đây là lỗi phổ biến nhất bao gồm việc viết sai tên công ty, sai địa chỉ Shipper/Consignee hoặc nhầm lẫn số điện thoại, email liên lạc. Dù chỉ là một ký tự sai lệch thì hệ thống hải quan cũng có thể từ chối đối chiếu.

Lỗi sai container hoặc số lượng

Nhầm lẫn giữa số container và số seal là lỗi cực kỳ nghiêm trọng. Ngoài ra, việc khai báo sai số lượng kiện hàng (Packages) so với thực tế cũng dẫn đến việc hàng hóa bị treo trên hệ thống và không thể làm thủ tục lấy hàng.

Lỗi nhầm lẫn giữa số container là cực kỳ nghiêm trọng

Lỗi sai cảng xếp/dỡ hoặc điểm giao hàng

Việc khai nhầm cảng đích (Port of Discharge) hoặc cảng xếp hàng (Port of Loading) sẽ khiến hàng hóa của doanh nghiệp bị thất lạc hoặc phải tốn chi phí điều chỉnh vận đơn và MNF rất lớn để hàng có thể được dỡ đúng nơi quy định.

CÁCH CHỈNH SỬA MNF KHI KHAI SAI

Nếu phát hiện thông tin Manifest không khớp với thực tế hoặc vận đơn, người khai báo cần tiến hành các bước chỉnh sửa (Amendment) như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin chỉnh sửa Manifest, bao gồm Công văn xin chỉnh sửa, bản sao Bill of Lading chính xác, bản sao Manifest cũ và bản dự thảo Manifest mới.
Bước 2: Liên hệ với hãng tàu hoặc Forwarder để thực hiện chỉnh sửa trên hệ thống nội bộ của họ.
Bước 3: Hãng tàu sẽ gửi yêu cầu chỉnh sửa lên Hệ thống một cửa quốc gia.
Bước 4: Nộp hồ sơ giấy (nếu hải quan yêu cầu) và đóng phí chỉnh sửa Manifest (Manifest Amendment Fee). Phí này thường dao động từ vài chục đến hàng trăm USD tùy hãng tàu.
Bước 5: Theo dõi cho đến khi trạng thái trên hệ thống được phê duyệt "Đã chấp nhận chỉnh sửa".

Cách chỉnh sửa MNF khi khai sai

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ MNF TRONG XUẤT NHẬP KHẨU

Để giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi đối mặt với các tình huống nghiệp vụ, 247Express đã tổng hợp một số thắc mắc phổ biến nhất liên quan đến MNF. Dưới đây là những giải đáp ngắn gọn giúp doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn về khái niệm MNF là gì trong xuất nhập khẩu:

MNF khác gì với tờ khai hải quan?

MNF do hãng vận tải khai báo để liệt kê tổng lượng hàng trên tàu cho cơ quan quản lý cảng/hải quan. Tờ khai hải quan do chủ hàng (doanh nghiệp) khai báo để thực hiện nghĩa vụ thuế và xin phép thông quan cho lô hàng cụ thể của mình. Hai chứng từ này phải khớp thông tin với nhau để giải phóng hàng hoá.

MNF liên quan như thế nào đến MB/L và HB/L?

Khi doanh nghiệp đi hàng lẻ (LCL) qua Forwarder, Forwarder sẽ phải khai Manifest cho House Bill (HB/L), trong khi hãng tàu sẽ khai Manifest cho Master Bill (MB/L). Cả hai cấp độ khai báo này đều phải hiện diện trên hệ thống thì việc nhận hàng mới được thực hiện.

Có bắt buộc khai MNF không?

Câu trả lời là BẮT BUỘC. Đây là quy định pháp lý quốc tế và quốc gia. Việc không khai báo hoặc khai báo sai lệch quá thời hạn quy định sẽ dẫn đến việc phương tiện không được phép cập cảng và doanh nghiệp phải đối mặt với các mức phạt tài chính nặng nề.

Quy định bắt buộc doanh nghiệp phải khai MNF

Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã có cái nhìn rõ nét nhất về MNF là gì trong xuất nhập khẩu cũng như quy trình vận hành xoay quanh chứng từ quan trọng này. Việc làm chủ kiến thức về Manifest không chỉ giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa quy trình Logistics mà còn bảo vệ quyền lợi kinh tế của chính tổ chức.

Bên cạnh đó, để được tư vấn chi tiết về vận đơn và các giải pháp logistics phù hợp cho doanh nghiệp hãy liên hệ hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu liên hệ để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác các dịch vụ vận tải nội địa của 247Express.