Quy trình quản lý kho theo ISO: Cấu trúc chuẩn, các bước triển khai và những lưu ý

Kho bãi không chỉ là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn là mắt xích quan trọng quyết định hiệu quả vận hành của toàn bộ chuỗi cung ứng. Một hệ thống kho vận thiếu chuẩn hóa có thể dẫn đến thất thoát hàng hóa, sai lệch dữ liệu và gia tăng chi phí vận hành. Chính vì vậy, quy trình quản lý kho theo ISO đã trở thành tiêu chuẩn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm xây dựng hệ thống kho bãi khoa học, minh bạch và dễ kiểm soát. Vậy quy trình này gồm những nội dung nào và cần lưu ý gì khi triển khai? Cùng 247Express tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

VAI TRÒ CỦA QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO TIÊU CHUẨN ISO

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào quản trị kho bãi mang lại những lợi ích chiến lược giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện chuỗi cung ứng của mình. 

Trước hết, quy trình quản lý kho theo ISO giúp chuẩn hóa mọi thao tác nghiệp vụ của nhân viên nhằm hạn chế tối đa các sai sót thủ công và rủi ro thất thoát tài sản. Bên cạnh đó, các tiêu chuẩn này còn tạo ra một cơ sở dữ liệu minh bạch giúp ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi biến động hàng hóa và đưa ra các quyết định nhập hàng chính xác. 

Đặc biệt hơn, việc sở hữu một hệ thống kho đạt chuẩn quốc tế sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng niềm tin vững chắc với các đối tác và khách hàng trong và ngoài nước.

Áp dụng tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện chuỗi cung ứng

CÁC TIÊU CHUẨN ISO THƯỜNG ÁP DỤNG TRONG QUẢN LÝ KHO

Hiện nay có nhiều bộ tiêu chuẩn khác nhau được thiết kế để phù hợp với từng lĩnh vực sản xuất và kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp. Để triển khai quy trình quản lý kho theo ISO một cách hiệu quả thì doanh nghiệp cần nhận diện rõ các bộ tiêu chuẩn phổ biến sau đây:

• ISO 9001:2015: Đây là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng tập trung vào việc đảm bảo mọi công đoạn từ nhập kho đến xuất kho đều đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
• ISO 45001:2018: Tiêu chuẩn này tập trung vào an toàn và sức khỏe nghề nghiệp nhằm đảm bảo môi trường làm việc tại kho bãi luôn an toàn cho người lao động.
• ISO 14001:2015: Đối với các kho bãi chứa hóa chất hoặc hàng hóa nhạy cảm thì tiêu chuẩn quản lý môi trường này là điều kiện bắt buộc để giảm thiểu tác động tiêu cực đến hệ sinh thái.
• ISO 22000: Đây là tiêu chuẩn đặc thù dành cho các doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm nhằm kiểm soát an toàn vệ sinh trong suốt quá trình lưu kho.

Hiện nay có nhiều tiêu chuẩn ISO áp dụng trong quản lý kho bãi

NGUYÊN TẮC KHI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO ISO

Để xây dựng một hệ thống quản trị kho theo quy trình quản lý kho theo ISO bền vững thì doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc cốt lõi mang tính hệ thống:

• Nguyên tắc đầu tiên: Sự cam kết từ ban lãnh đạo trong việc cung cấp nguồn lực và trang thiết bị cần thiết cho kho bãi. 
• Nguyên tắc thứ hai: Tập trung vào khách hàng để đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn và đúng chất lượng như cam kết. 
• Nguyên tắc thứ ba: Doanh nghiệp phải luôn đề cao nguyên tắc cải tiến liên tục (PDCA) để kịp thời phát hiện những điểm nghẽn trong vận hành và đưa ra giải pháp khắc phục ngay lập tức. 
• Nguyên tắc cuối cùng: Nguyên tắc dựa trên bằng chứng vì mọi hoạt động trong kho đều phải được ghi chép lại bằng hồ sơ và số liệu thực tế.

Nguyên tắc quan trọng là cam kết cung cấp nguồn lực và trang thiết bị cho kho bãi

QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO ISO

Đây là nội dung trọng tâm đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để tạo ra một dòng chảy hàng hóa thông suốt và không bị gián đoạn. Để thực hiện quy trình quản lý kho theo ISO một cách bài bản thì doanh nghiệp cần triển khai qua các bước cụ thể như sau:

Tiếp nhận và kiểm soát hàng hóa đầu vào

Đây là giai đoạn khởi đầu quan trọng nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa nhập kho khớp với đơn đặt hàng. Nhân viên kho có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu các chứng từ vận chuyển và thực hiện kiểm định cảm quan hoặc kỹ thuật đối với sản phẩm. Mọi thông tin về lô hàng như mã hàng, ngày nhập và hạn sử dụng phải được ghi chép đầy đủ vào sổ nhật ký nhập kho hoặc hệ thống phần mềm quản lý.

Sắp xếp, phân loại và lưu trữ trong kho

Sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho thì hàng hóa cần được phân loại theo tính chất vật lý hoặc mức độ luân chuyển để tối ưu hóa diện tích. Doanh nghiệp nên áp dụng các phương pháp như FIFO (Nhập trước xuất trước) hoặc FEFO (Hết hạn trước xuất trước) để quản lý hàng hóa khoa học. Việc sử dụng các biển báo và sơ đồ kho sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm cũng như bốc xếp hàng hóa một cách nhanh chóng nhất.

Quản lý tồn kho và theo dõi dữ liệu

Công tác quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì mức dự trữ an toàn và tránh tình trạng đứt gãy nguồn cung hoặc tồn kho quá mức gây lãng phí vốn. Dữ liệu kho cần được cập nhật theo thời gian thực để phản ánh chính xác tình trạng thực tế của từng mã hàng. Việc theo dõi sát sao giúp doanh nghiệp nhận diện được các mặt hàng bán chạy và những mặt hàng có tốc độ tiêu thụ chậm để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Quản lý tồn kho và theo dõi dữ liệu giúp duy trì mức dự trữ an toàn

Xuất kho và kiểm soát hàng hóa đầu ra

Khi có lệnh xuất hàng thì bộ phận kho phải tiến hành kiểm tra lệnh xuất và chuẩn bị đúng chủng loại cũng như số lượng khách hàng yêu cầu. Quá trình này bao gồm việc đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế để bảo vệ hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Sau khi hàng rời kho thì phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan để làm căn cứ đối soát sau này.

Kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê là hoạt động bắt buộc nhằm xác nhận sự trùng khớp giữa số liệu trên sổ sách và số lượng hàng hóa thực tế đang nằm trong kho. Tùy vào quy mô mà doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê theo tháng hoặc theo quý để phát hiện kịp thời các trường hợp thất thoát hoặc nhầm lẫn. Kết quả kiểm kê phải được lập thành biên bản và có phương án xử lý đối với các khoản chênh lệch phát sinh.

Xử lý hàng lỗi, hàng hư hỏng và hàng tồn lâu

Trong quá trình vận hành thì không thể tránh khỏi các trường hợp hàng hóa bị lỗi kỹ thuật hoặc hết hạn sử dụng. Doanh nghiệp cần thiết lập khu vực lưu trữ riêng cho nhóm hàng này để tránh việc xuất nhầm cho khách hàng hoặc gây lây nhiễm chéo. Quy trình xử lý hàng hỏng phải tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường và được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền trước khi thực hiện tiêu hủy hoặc trả lại nhà cung cấp.

Cần thiết lập khu vực biệt trữ riêng cho hàng lỗi để tránh xuất nhầm cho khách hàng

NHỮNG THÔNG TIN CẦN CÓ TRONG QUẢN LÝ KHO THEO ISO

Một hệ thống quản trị kho chuyên nghiệp đòi hỏi tính minh bạch và chi tiết trong việc lưu trữ dữ liệu để phục vụ công tác tra cứu. Dưới đây là bảng tổng hợp những thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần duy trì trong quy trình quản lý kho theo ISO:

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO ISO

Trong kỷ nguyên công nghệ số thì việc duy trì các phương thức quản lý thủ công đã không còn phù hợp vì tốn nhiều thời gian và dễ nảy sinh sai sót. Để tối ưu hóa quy trình quản lý kho theo ISO thì doanh nghiệp nên ứng dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến nhằm nâng cao năng suất lao động:

• Hệ thống quản lý kho (WMS): Giúp tự động hóa việc theo dõi dòng hàng và quản lý vị trí kho một cách thông minh.
• Công nghệ mã vạch và QR Code: Hỗ trợ quét mã nhanh chóng khi nhập xuất hàng nhằm giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công cho nhân viên.
• Cảm biến IoT: Theo dõi liên tục các điều kiện môi trường như nhiệt độ và độ ẩm bên trong kho để bảo vệ các loại hàng hóa đặc biệt.
• Robot tự hành (AGV): Giảm bớt sức lao động của con người trong việc vận chuyển hàng hóa nặng từ khu vực này sang khu vực khác.

Robot tự hành (AGV) giúp giảm bớt sức lao động của con người

NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI TRIỂN KHAI QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO ISO

Mặc dù việc áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO mang lại nhiều lợi ích nhưng thực tế cho thấy nhiều đơn vị vẫn gặp phải những trở ngại khiến hệ thống vận hành không như mong đợi. Doanh nghiệp cần nhận diện các sai sót phổ biến sau để có biện pháp phòng ngừa kịp thời:

• Hệ thống hồ sơ quá rườm rà: Doanh nghiệp thường tập trung vào việc làm đẹp hồ sơ giấy tờ mà quên mất việc cải thiện quy trình vận hành thực tế tại kho.
• Thiếu đào tạo nhân sự: Nhân viên kho không hiểu rõ mục đích của các tiêu chuẩn nên thực hiện một cách đối phó hoặc không tuân thủ các bước quy định.
• Dữ liệu không đồng bộ: Sự sai lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên phần mềm do cập nhật chậm trễ hoặc sai sót trong khâu kiểm đếm.
• Bỏ qua bước cải tiến: Sau khi nhận chứng chỉ ISO thì doanh nghiệp thường có tâm lý hài lòng và không tiếp tục rà soát để tối ưu hóa quy trình.

Sự sai lệch của số liệu thực do cập nhật chậm trễ hoặc sai sót trong khâu kiểm đếm

NHỮNG LƯU Ý VỀ VẬN HÀNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO ISO

Vận hành quy trình quản lý kho theo ISO đạt chuẩn không chỉ dừng lại ở việc thiết lập quy trình mà còn đòi hỏi sự duy trì và giám sát nghiêm ngặt hàng ngày. 

• Đầu tiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến việc bảo trì định kỳ các thiết bị nâng hạ và hệ thống giá kệ để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa cũng như con người. Việc tổ chức các buổi đào tạo nội bộ thường xuyên sẽ giúp nhân viên nắm vững các kiến thức mới về an toàn lao động và kỹ năng xử lý hàng hóa hiện đại. 
• Tiếp theo, doanh nghiệp cũng nên thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ đột xuất để kiểm tra tính tuân thủ quy trình của các bộ phận. 
• Cuối cùng, sự linh hoạt trong việc điều chỉnh quy trình để phù hợp với sự thay đổi của quy mô kinh doanh là yếu tố quan trọng giúp hệ thống luôn hiệu quả.

Sự linh hoạt là yếu tố quan trọng giúp hệ thống luôn hiệu quả

Quy trình quản lý kho theo ISO là giải pháp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động kho bãi, nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu chi phí logistics. Việc triển khai đúng quy trình không chỉ mang lại lợi ích trước mắt mà còn tạo nền tảng phát triển bền vững trong dài hạn.

Để được đơn vị vận chuyển 247Express tư vấn chi tiết về quy trình quản lý kho theo ISO và giải pháp vận hành logistics phù hợp, doanh nghiệp vui lòng liên hệ hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu bên cạnh để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất.