Tra cứu tờ khai hải quan: Hướng dẫn thực hiện và những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Tra cứu tờ khai hải quan là nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng thông quan, theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và kịp thời xử lý các phát sinh trong hoạt động xuất nhập khẩu. Hãy cùng 247Express tìm hiểu cách thực hiện tra cứu tờ khai hải quan trên các hệ thống hiện hành cũng như những lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi, đúng quy định.

TỜ KHAI HẢI QUAN LÀ GÌ? TẦM QUAN TRỌNG VỚI DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU

Tra cứu tờ khai hải quan là quá trình doanh nghiệp kiểm tra thông tin liên quan đến tờ khai đã đăng ký trên hệ thống hải quan điện tử. Thông qua hoạt động này, doanh nghiệp có thể nắm bắt chính xác tình trạng xử lý hồ sơ, kết quả phân luồng, trạng thái thông quan và các yêu cầu bổ sung từ cơ quan hải quan.

Hiểu đúng vai trò của tờ khai trong hoạt động xuất nhập khẩu

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc tra cứu tờ khai hải quan mang lại nhiều lợi ích:

• Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ xuất nhập khẩu
• Kiểm tra kết quả phân luồng hàng hóa
• Chủ động chuẩn bị chứng từ theo yêu cầu của cơ quan hải quan
• Hạn chế chậm trễ trong quá trình thông quan
• Hỗ trợ kiểm soát chi phí lưu kho, lưu bãi
• Đảm bảo tuân thủ các quy định quản lý nhà nước về hải quan

HƯỚNG DẪN TRA CỨU TỜ KHAI HẢI QUAN TRÊN HỆ THỐNG VNACCS/VCIS

Hiện nay, hệ thống VNACCS/VCIS là nền tảng được Tổng cục Hải quan triển khai nhằm hỗ trợ xử lý thủ tục hải quan điện tử. Doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu tờ khai hải quan thông qua các chức năng được cung cấp trên hệ thống. 

Các bước tra cứu giúp doanh nghiệp cập nhật hồ sơ nhanh chóng

Đăng nhập và truy cập hệ thống tra cứu trực tuyến

Trước khi thực hiện tra cứu tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin đăng nhập và thiết bị phục vụ khai báo hải quan điện tử.

• Bước 1: Chuẩn bị thông tin tài khoản doanh nghiệp bao gồm: Mã người sử dụng, mật khẩu và mã máy trạm (Terminal ID).
• Bước 2: Kết nối chữ ký số (USB Token) với máy tính và kiểm tra phần mềm hỗ trợ khai báo hải quan đã được cài đặt đầy đủ.
• Bước 3: Truy cập hệ thống dịch vụ công trực tuyến của cơ quan Hải quan hoặc phần mềm khai báo hải quan điện tử đang sử dụng.
• Bước 4: Đăng nhập vào hệ thống bằng thông tin đã được cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ thuế liên quan đến tờ khai, có thể truy cập trực tiếp chức năng tra cứu nợ thuế trên hệ thống Hải quan.

Nhập thông tin tra cứu theo mã tờ khai hoặc mã số thuế

Để quá trình tra cứu tờ khai hải quan diễn ra nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp cần nhập đúng các thông tin mà hệ thống yêu cầu. Thông thường, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Nhập mã số thuế của doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
• Điền số tờ khai hải quan cần tra cứu.
• Kiểm tra và nhập chính xác mã xác thực (Captcha) do hệ thống cung cấp.
• Nhấn nút "Tìm kiếm", "Tra cứu" hoặc "Lấy thông tin" tùy theo giao diện của từng hệ thống.

Đọc hiểu kết quả và các trạng thái thông quan

Sau khi hoàn tất tra cứu tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần hiểu rõ ý nghĩa của từng trạng thái để có phương án xử lý phù hợp. Một số trạng thái phổ biến gồm:

• Thông quan: Đây là trạng thái cho thấy lô hàng đã hoàn thành các thủ tục hải quan theo quy định và đủ điều kiện xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
• Chưa thông quan: Hồ sơ đang trong quá trình kiểm tra, xử lý hoặc chờ doanh nghiệp bổ sung chứng từ theo yêu cầu của cơ quan Hải quan. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên thường xuyên tra cứu tờ khai hải quan để cập nhật các thông báo mới hiện nay.
• Luồng xanh: Tờ khai được chấp nhận thông quan trên cơ sở kiểm tra tự động, không yêu cầu kiểm tra hồ sơ giấy hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Luồng vàng: Cơ quan Hải quan yêu cầu kiểm tra hồ sơ trước khi quyết định thông quan. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ liên quan để tránh kéo dài thời gian xử lý.
• Luồng đỏ: Lô hàng phải trải qua bước kiểm tra thực tế hàng hóa theo quy định. Đây là mức độ kiểm tra cao trong quy trình quản lý rủi ro của Hải quan.
• Cảnh báo nợ thuế: Một số hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo bằng màu sắc hoặc thông báo riêng khi doanh nghiệp còn nghĩa vụ thuế chưa hoàn thành. Trường hợp phát sinh nợ thuế quá hạn, doanh nghiệp có thể bị hạn chế đăng ký tờ khai mới cho đến khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính với cơ quan nhà nước.

CÁC CÁCH TRA CỨU TỜ KHAI HẢI QUAN KHÁC

Ngoài hệ thống VNACCS/VCIS, doanh nghiệp còn có thể thực hiện tra cứu tờ khai hải quan thông qua các nền tảng hỗ trợ khác. Việc kết hợp nhiều kênh tra cứu giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu thông tin, theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và chủ động xử lý các phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu.

Lựa chọn kênh tra cứu phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp

Tra cứu qua Cổng thông tin một cửa quốc gia

Cổng thông tin một cửa Quốc gia là nền tảng kết nối giữa doanh nghiệp với các cơ quan quản lý nhà nước trong hoạt động xuất nhập khẩu. Thông qua hệ thống này, doanh nghiệp có thể tra cứu tờ khai hải quan, theo dõi hồ sơ đã nộp và cập nhật tình trạng xử lý của các thủ tục liên quan. Quy trình tra cứu thực hiện như sau:

• Bước 1 - Truy cập hệ thống: Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin một cửa Quốc gia bằng trình duyệt web trên máy tính hoặc thiết bị làm việc được cấp quyền sử dụng.
• Bước 2 - Đăng nhập tài khoản: Sử dụng tài khoản doanh nghiệp đã được đăng ký và kích hoạt để đăng nhập vào hệ thống.
• Bước 3 - Truy cập chức năng tra cứu: Tại giao diện quản lý hồ sơ, lựa chọn mục "Tra cứu hồ sơ", "Thông tin tờ khai" hoặc các chức năng tương đương tùy theo từng thời điểm cập nhật của hệ thống.
• Bước 4 - Nhập thông tin tìm kiếm: Điền số tờ khai và các thông tin định danh theo yêu cầu như mã số thuế doanh nghiệp hoặc thời gian đăng ký tờ khai.
• Bước 5 - Kiểm tra kết quả: Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của tờ khai, bao gồm trạng thái xử lý, kết quả tiếp nhận hồ sơ và lịch sử cập nhật từ cơ quan quản lý.

Tra cứu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử

Nhiều doanh nghiệp hiện sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử để truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan Hải quan. Ngoài chức năng khai báo, các phần mềm này còn hỗ trợ tra cứu tờ khai hải quan nhanh chóng và lưu trữ lịch sử giao dịch phục vụ công tác quản lý nội bộ. Các bước thực hiện gồm:

• Bước 1 - Mở phần mềm khai báo hải quan: Khởi động phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng và đăng nhập bằng tài khoản được cấp quyền.
• Bước 2 - Truy cập chức năng tra cứu: Tại giao diện chính, lựa chọn mục quản lý tờ khai hoặc chức năng tra cứu thông tin hồ sơ hải quan.
• Bước 3 - Nhập dữ liệu tìm kiếm: Doanh nghiệp có thể tra cứu theo số tờ khai, mã số thuế, thời gian đăng ký hoặc các tiêu chí khác do phần mềm hỗ trợ.
• Bước 4 - Thực hiện tra cứu: Nhấn nút tìm kiếm để hệ thống kết nối và truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu đã lưu trữ hoặc đồng bộ với hệ thống hải quan điện tử.
• Bước 5 - Xem và xuất dữ liệu: Sau khi hoàn tất tra cứu tờ khai hải quan, doanh nghiệp có thể xem chi tiết thông tin, tải báo cáo hoặc lưu dữ liệu phục vụ công tác quản lý chứng từ.

NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI TRA CỨU VÀ XỬ LÝ TỜ KHAI HẢI QUAN

Thực hiện tra cứu tờ khai hải quan không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra thông tin mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải xử lý kịp thời các yêu cầu từ cơ quan hải quan.

Xử lý khi tờ khai bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ

Trong quá trình tra cứu tờ khai hải quan, doanh nghiệp có thể gặp trường hợp hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung. Một số nguyên nhân thường gặp bao gồm:

• Thông tin khai báo chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác.
• Sai mã HS hàng hóa.
• Thiếu chứng từ bắt buộc theo quy định.
• Thông tin trên tờ khai không khớp với chứng từ thương mại.
• Hồ sơ thuộc diện kiểm tra chuyên ngành nhưng chưa hoàn thiện giấy phép hoặc chứng nhận liên quan.
• ​​Sai sót trong việc khai báo điều kiện thương mại như FOB, EXW hoặc thông tin consignee có thể khiến tờ khai bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung hồ sơ

Khi phát sinh các trường hợp trên, doanh nghiệp nên:

• Rà soát toàn bộ nội dung đã khai báo trên tờ khai.
• Đối chiếu với hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói và các chứng từ liên quan.
• Bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan Hải quan trong thời gian sớm.
• Chủ động liên hệ chi cục Hải quan phụ trách để được hướng dẫn xử lý khi cần thiết.

Thời hạn lưu trữ và quy định tra cứu tờ khai hải quan

Trong quá trình tra cứu tờ khai, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ hải quan phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan và thanh tra khi cần thiết. Để quản lý hiệu quả dữ liệu tra cứu tờ khai hải quan, doanh nghiệp nên:

• Lưu trữ hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy theo từng lô hàng hoặc từng tờ khai.
• Thiết lập hệ thống quản lý dữ liệu tập trung để dễ dàng tìm kiếm và đối chiếu thông tin.
• Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ nhằm hạn chế rủi ro mất mát thông tin.
• Kiểm soát quyền truy cập để đảm bảo tính bảo mật đối với dữ liệu xuất nhập khẩu.

Tra cứu tờ khai hải quan là nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ, chủ động trong kế hoạch xuất nhập khẩu và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thông quan hàng hóa. Việc nắm vững các phương thức tra cứu, hiểu rõ trạng thái tờ khai cũng như thực hiện đúng quy trình xử lý sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng và hoạt động vận chuyển.

Với kinh nghiệm đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics và vận chuyển quốc tế, 247Express cung cấp các giải pháp hỗ trợ xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành và quản lý hồ sơ hải quan hiệu quả hơn.

Liên hệ hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu bên cạnh để được 247Express tư vấn giải pháp vận chuyển phù hợp cho doanh nghiệp.