Tìm hiểu về tủ gửi đồ thông minh: Cấu tạo, cách hoạt động và ứng dụng thực tế

Trong bối cảnh chuyển đổi số và tự động hóa ngày càng mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm các giải pháp tối ưu quy trình vận hành, giảm phụ thuộc vào nhân sự nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả và an toàn. Tủ gửi đồ thông minh là một trong những mô hình đang được ứng dụng rộng rãi trong logistics, thương mại điện tử, bất động sản và dịch vụ công cộng. Vậy tủ gửi đồ thông minh là gì, cấu tạo ra sao, hoạt động như thế nào và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Cùng 247Express tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây.

TÌM HIỂU CHUNG VỀ TỦ GỬI ĐỒ THÔNG MINH

Doanh nghiệp cần có một cái nhìn tổng quan về sự chuyển dịch từ các loại tủ khóa cơ sang hệ thống lưu trữ tự động hóa để hiểu được điều này mang lại giá trị thực tế như thế nào trong quản trị. Dưới đây là các thông tin chung về hệ thống này:

Khái niệm tủ gửi đồ thông minh

Tủ gửi đồ thông minh (hay Smart Locker) là hệ thống tủ lưu trữ được tích hợp các công nghệ điều khiển điện tử và phần mềm quản lý tập trung. Thay vì sử dụng chìa khóa vật lý dễ thất lạc, hệ thống này cho phép người dùng mở ngăn tủ bằng các phương thức số hóa như mã QR, OTP, thẻ từ hoặc nhận diện sinh trắc học. Đây được xem là một mắt xích quan trọng trong hạ tầng Smart City và Logistics 4.0.

Tủ gửi đồ thông minh được tích hợp các công nghệ điều khiển điện tử

Tủ gửi đồ thông minh khác gì tủ truyền thống?

Sự khác biệt lớn nhất giữa tủ thông minh và tủ truyền thống nằm ở khả năng kết nối và quản lý từ xa. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để doanh nghiệp có thể đánh giá tính hiệu quả giữa hai loại hình:

 CẤU TẠO CỦA TỦ GỬI ĐỒ THÔNG MINH

Một hệ thống tủ gửi đồ thông minh tiêu chuẩn không chỉ đơn thuần là những ngăn tủ sắt mà là một thực thể công nghệ bao gồm nhiều thành phần phối hợp chặt chẽ, bao gồm:

Hệ thống ngăn tủ và khóa thông minh

Phần thân tủ thường được chế tạo từ thép cuộn cán nguội chất lượng cao, sơn tĩnh điện chống trầy xước và va đập. Điểm cốt lõi là hệ thống khóa chốt điện tử (Solenoid) mạnh mẽ chỉ kích hoạt khi nhận được tín hiệu xác thực chính xác từ trung tâm điều khiển.

Phần cứng điều khiển trung tâm

Mỗi cụm tủ sẽ có một bộ điều khiển chính (Main Control Unit). Đây là nơi xử lý mọi lệnh đóng/mở, kết nối các cảm biến và quản lý luồng điện năng. Thiết bị này đảm bảo tủ hoạt động ổn định ngay cả khi có lưu lượng người dùng lớn cùng lúc.

Phần mềm quản lý và vận hành

Đây là phần khá quan trọng của tủ thông minh. Phần mềm này giúp doanh nghiệp theo dõi trạng thái từng ngăn tủ (trống hay đang chứa đồ), quản lý tài khoản người dùng và thực hiện các cấu hình từ xa thông qua điện toán đám mây.

Phần mềm quản lý vận hành  giúp doanh nghiệp theo dõi trạng thái từng ngăn tủ

Các thiết bị hỗ trợ (màn hình, QR code, OTP, RFID…)

Để tối ưu trải nghiệm, tủ thường tích hợp các giao diện tương tác để quy trình sử dụng tủ trở nên đơn giản hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác. Một số thiết bị có thể kể tên như:

• Màn hình cảm ứng: Hướng dẫn người dùng thao tác.
• Máy quét mã QR: Nhận diện nhanh vận đơn hoặc mã định danh.
• Module SMS/Email: Tự động gửi mã OTP khi có hàng đến.
• Camera giám sát: Ghi hình mọi giao dịch để đối soát khi cần thiết.

NGUYÊN LÝ VÀ CÁCH HOẠT ĐỘNG CỦA TỦ GỬI ĐỒ THÔNG MINH

Mặc dù có cấu tạo phức tạp nhưng cách thức hoạt động của hệ thống lại cực kỳ thân thiện với người dùng thông qua các bước được lập trình sẵn. Dưới đây là nguyên lý và cách hoạt động của tủ gửi đồ thông minh:

Quy trình gửi đồ

Doanh nghiệp hoặc nhân viên giao hàng chỉ cần thực hiện các bước: Quét mã đơn hàng hoặc nhập số điện thoại người nhận -> Chọn kích thước ngăn tủ phù hợp -> Đặt đồ vào và đóng cửa. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận và chuyển thông báo đến người nhận ngay lập tức.

Quy trình nhận đồ

Người nhận khi đến tủ chỉ cần nhập mã OTP đã nhận được qua tin nhắn hoặc quét mã QR cung cấp bởi ứng dụng. Ngay khi xác thực thành công thì cửa ngăn tủ chứa hàng sẽ tự động mở ra. Toàn bộ quá trình diễn ra chưa đầy 30 giây.

Người nhận khi đến tủ chỉ cần nhập mã OTP để lấy hàng hoá

Cách quản lý và theo dõi từ xa

Mọi hành động tương tác với tủ đều được gửi về máy chủ. Quản trị viên của doanh nghiệp có thể truy cập dashboard để xem báo cáo về tỷ lệ lấp đầy, thời gian lưu kho trung bình và cảnh báo các sự cố kỹ thuật hoặc tình trạng tủ bị mở trái phép. Với nguyên lý hoạt động linh hoạt, tủ thông minh đang được phân hóa thành nhiều dòng sản phẩm để phục vụ các phân khúc thị trường chuyên biệt.

CÁC LOẠI TỦ GỬI ĐỒ THÔNG MINH PHỔ BIẾN HIỆN NAY

Sự đa dạng về chủng loại đã giúp tủ thông minh trở thành một phần không thể thiếu trong các kế hoạch số hóa hạ tầng của nhiều doanh nghiệp. Tùy vào không gian lắp đặt và mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại tủ với cấu hình phần cứng khác nhau như sau: 

Tủ gửi đồ thông minh trong chung cư

Dòng tủ gửi đồ thông minh này thường được đặt tại sảnh hoặc khu vực hòm thư giúp cư dân nhận hàng bưu phẩm mọi lúc mà không cần phải chờ đợi shipper hoặc nhờ bảo vệ giữ hộ.

Tủ giao nhận hàng hóa – logistics

Đây là giải pháp ưu việt cho các đơn vị vận chuyển hàng như 247Express. Tủ đóng vai trò là các trạm trung chuyển hàng hóa tự động (PUDO - Pick-up Drop-off) giúp tối ưu hóa chặng cuối của quá trình giao hàng.

Tủ giao nhận hàng hóa – logistics

Tủ gửi đồ tại trung tâm thương mại, văn phòng

Tại các khu mua sắm thì tủ gửi đồ giúp khách hàng rảnh tay trải nghiệm dịch vụ. Tại văn phòng, tủ lại được dùng để chuyển giao tài liệu nội bộ hoặc lưu trữ đồ cá nhân của nhân viên một cách chuyên nghiệp.

Tủ gửi đồ tại trường học, bệnh viện, khu công cộng

Ứng dụng trong việc lưu trữ hồ sơ bệnh án, gửi/trả kết quả xét nghiệm hoặc tại thư viện trường học để mượn và trả sách tự động mà không cần thủ thư.

Tủ gửi đồ tại trường học, bệnh viện, khu công cộng,...

ỨNG DỤNG THỰC TẾ CỦA TỦ GỬI ĐỒ THÔNG MINH

Bên cạnh những ứng dụng thực tiễn, những lợi ích cốt lõi về mặt vận hành là lý do chính khiến doanh nghiệp nên đầu tư ngay từ bây giờ. Dưới đây là 4 ứng dụng phổ biến nhất của tủ gửi đồ thông minh:

Ứng dụng trong giao nhận hàng hóa

Trong ngành bưu chính, tủ gửi đồ thông minh giúp giải quyết triệt để bài toán giao hàng không thành công (failed delivery). Doanh nghiệp vận tải có thể tập trung hàng hóa tại một điểm duy nhất thay vì phải đi từng nhà để giúp giảm chi phí xăng xe và nhân lực.

Ứng dụng trong thương mại điện tử

Các sàn TMĐT sử dụng hệ thống này để tạo ra các điểm nhận hàng tự động. Khách hàng có thể chủ động chọn địa điểm tủ gần nhà để lấy hàng trên đường đi làm về, điều này giúp tăng tỷ lệ hài lòng và giảm áp lực cho đơn vị vận chuyển.

Ứng dụng trong quản lý tài sản cá nhân

Tại các chuỗi phòng gym, spa hoặc khu vui chơi cao cấp, việc sử dụng tủ thông minh giúp nâng tầm dịch vụ, đảm bảo tài sản của khách hàng luôn được bảo vệ bởi lớp khóa điện tử an toàn nhất.

Sử dụng tủ thông minh tại phòng gym giúp nâng tầm dịch vụ

Ứng dụng trong dịch vụ công cộng

Tủ thông minh hỗ trợ trả kết quả hành chính công như hộ chiếu, căn cước công dân hoặc giấy tờ pháp lý cho người dân ngay cả ngoài giờ hành chính giúp giảm tải cho các cơ quan nhà nước.

LỢI ÍCH CỦA TỦ GỬI ĐỒ THÔNG MINH

Đầu tư vào hệ thống tủ gửi đồ thông minh là đầu tư vào sự phát triển bền vững và hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích to lớn mà doanh nghiệp nhận được nếu bắt đầu đầu tư vào hệ thống này:

Tiết kiệm thời gian và nhân lực

Tự động hóa hoàn toàn quy trình nhận/trả đồ giúp doanh nghiệp cắt giảm nhân sự quản lý trực tiếp. Thời gian giao dịch được rút ngắn tối đa giúp giải phóng nguồn lực cho các công việc quan trọng hơn.

Tăng tính an toàn và bảo mật

Mỗi giao dịch đều có mã định danh duy nhất và được ghi hình. Điều này loại bỏ hoàn toàn tình trạng thất lạc đồ đạc hoặc nhầm lẫn hàng hóa thường thấy ở các phương pháp thủ công.

Mỗi giao dịch đều có mã định danh giúp giảm tình trạng thất lạc đồ đạc

Vận hành linh hoạt 24/7

Không bị giới hạn bởi thời gian làm việc của nhân viên, tủ thông minh sẵn sàng phục vụ khách hàng của doanh nghiệp bất kể ngày đêm, kể cả dịp lễ Tết.

Tối ưu trải nghiệm người dùng

Sự chủ động về thời gian và tính hiện đại của công nghệ mang lại ấn tượng tốt cho khách hàng và giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế dẫn đầu trong việc áp dụng công nghệ vào dịch vụ.

NHỮNG LƯU Ý KHI LỰA CHỌN VÀ TRIỂN KHAI TỦ GỬI ĐỒ THÔNG MINH

Tuy nhiên, để hệ thống tủ gửi đồ thông minh vận hành trơn tru và phát huy tối đa hiệu quả thì doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố khi bắt đầu triển khai. Việc nắm vững các lưu ý dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp đón đầu những xu hướng mới nhất trong tương lai của ngành lưu trữ thông minh:

Nhu cầu sử dụng và quy mô triển khai

Doanh nghiệp nên khảo sát lưu lượng bưu phẩm và số lượng người dùng thực tế để tính toán số ngăn tủ cần thiết, tránh việc đầu tư quá lớn gây lãng phí hoặc quá ít gây quá tải.

Khả năng tích hợp hệ thống

Hệ thống phần mềm của tủ cần có khả năng kết nối API tốt để tích hợp vào website, ứng dụng hoặc phần mềm quản lý kho hiện có của doanh nghiệp.

Hệ thống của tủ cần có khả năng kết nối API tốt để tích hợp vào website

Yếu tố bảo mật và an toàn

Hãy ưu tiên các nhà cung cấp có cam kết về bảo mật thông tin người dùng và trang bị hệ thống lưu điện (UPS) phòng trường hợp mất điện đột ngột.

Bảo trì và vận hành lâu dài

Do đặt tại các khu vực công cộng, tủ cần có chế độ bảo trì định kỳ về cả phần cứng (khóa, bản lề) lẫn phần mềm (cập nhật bảo mật) để đảm bảo tuổi thọ thiết bị.

XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA TỦ GỬI ĐỒ THÔNG MINH

Trong những năm tới, tủ gửi đồ thông minh sẽ không dừng lại ở việc lưu trữ khô. Xu hướng tích hợp hệ thống kiểm soát nhiệt độ (tủ lạnh thông minh) để chứa thực phẩm tươi sống đang phát triển mạnh mẽ. Ngoài ra, việc ứng dụng AI để nhận diện hành vi và tích hợp thanh toán không tiền mặt trực tiếp tại tủ sẽ biến các hệ thống này thành những cửa hàng tự động hóa hoàn toàn.

Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã có cái nhìn thấu đáo về công nghệ tủ gửi đồ thông minh. Đây chắc chắn là khoản đầu tư thông minh giúp nâng tầm giá trị dịch vụ và tối ưu hóa chi phí vận hành cho mọi đơn vị.

Để được tư vấn chi tiết giải pháp logistics và hạ tầng giao nhận phù hợp cho doanh nghiệp hãy liên hệ hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu liên hệ bên cạnh của 247Express để được hỗ trợ nhanh chóng.