Trong hoạt động kinh doanh và logistics, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là bước quan trọng bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp. 247Express sẽ hướng dẫn chi tiết từng loại giấy tờ, để doanh nghiệp chủ động chuẩn bị trước mỗi chuyến hàng, đảm bảo giảm thiểu rủi ro xử phạt và tranh chấp.

GIẤY TỜ DÀNH CHO ĐƠN VỊ GỬI HÀNG

Đây là nhóm chứng từ cơ bản và quan trọng nhất, thể hiện rõ nguồn gốc, giá trị và quyền sở hữu lô hàng ngay từ điểm xuất kho. Các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa ở bước này quyết định tính hợp pháp và khả năng lưu thông trên toàn bộ hành trình.

Hóa đơn thương mại & hóa đơn VAT

Hóa đơn thương mại và hóa đơn VAT là hai trong số các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa quan trọng nhất.

Hóa đơn thương mại thường được sử dụng cho giao dịch xuất khẩu, trong đó nêu đầy đủ:

• Tên hàng hóa, mã HS code (HS code là gì? - Mời doanh nghiệp tìm hiểu thêm tại đây).
• Số lượng sản phẩm, khối lượng thực tế, mức giá đơn vị và tổng thành tiền.
• Thông tin người bán – người mua và điều kiện thanh toán.

Hóa đơn VAT dùng cho lưu thông nội địa, là căn cứ:

• Kê khai thuế GTGT.
• Ghi nhận hợp pháp doanh thu và chi phí theo quy định kế toán.
• Xác nhận giao dịch hàng hóa hợp pháp.

Việc thiếu hoặc lập sai hóa đơn sẽ khiến doanh nghiệp bị phạt vi phạm hành chính và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thông quan, lưu thông hàng hóa.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Chứng từ xuất kho đồng thời phục vụ điều chuyển hàng hóa trong nội bộ không thể thiếu khi luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh cùng công ty.

Thông tin trên phiếu phải nêu chi tiết và minh bạch:

• Tên, mã hàng hóa.
• Hình thức bao bì và loại đơn vị đo lường sử dụng.
• Số lượng và ngày xuất kho.
• Điểm xuất – điểm nhận.
• Chữ ký xác nhận của người giao, người nhận và bộ phận kho.

Đây là một phần của các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng, giúp kiểm soát tồn kho và xác minh quyền sở hữu khi phát sinh kiểm tra hoặc tranh chấp.

Danh sách đầy đủ chứng từ giúp doanh nghiệp chủ động vận hành minh bạch

Hợp đồng vận chuyển

Hợp đồng vận chuyển là cơ sở pháp lý quy định trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ giữa bên thuê vận chuyển và bên thực hiện dịch vụ.

Chi tiết vai trò của hợp đồng vận chuyển như một trong số các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa:

• Phạm vi dịch vụ: bao gồm nhận hàng, vận chuyển, giao hàng, xử lý rủi ro phát sinh.
• Khoảng thời gian thực hiện giao – nhận cùng các thỏa thuận thanh toán.
• Mức trách nhiệm bồi thường nếu hàng hư hỏng, mất mát.
• Điều khoản bảo hiểm hàng hóa.

Một hợp đồng đầy đủ giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro và nâng cao tính pháp lý trong toàn bộ quy trình vận hành.

GIẤY TỜ LIÊN QUAN PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI & NGƯỜI ĐIỀU KHIỂN

Bên cạnh hồ sơ hàng hóa, phương tiện và người điều khiển cũng bắt buộc phải có giấy tờ hợp lệ. Các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa không thể tách rời nhóm chứng từ này, vì đây là căn cứ xác minh năng lực vận hành và quyền lưu thông phương tiện.

Giấy đăng ký phương tiện, bảo hiểm & tem kiểm định

Đây là nhóm giấy tờ bắt buộc trong danh mục các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa, nhằm xác minh quyền sở hữu xe, đảm bảo an toàn vận hành và tuân thủ quy định pháp luật.

• Giấy đăng ký xe tải (bản gốc): Chứng minh quyền sở hữu phương tiện. Được dùng làm tài liệu xác minh trong quá trình kiểm tra của cơ quan quản lý.
• Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường: Chứng minh phương tiện đủ điều kiện vận hành. Trong điều kiện thời hạn kiểm định còn hiệu lực theo quy định.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc: Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp và bên thứ ba khi xảy ra sự cố tai nạn.

Thiếu bất kỳ giấy tờ nào sẽ khiến doanh nghiệp bị phạt hành chính và đình chỉ lưu thông phương tiện.

Hồ sơ pháp lý bắt buộc đảm bảo xe tải lưu thông hợp lệ

Giấy phép kinh doanh vận tải của doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp tự thực hiện hoạt động vận chuyển, phải có:

• Giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa bằng ô tô, được cấp bởi Sở Giao thông Vận tải.
• Phù hiệu xe tải, dán trên kính phương tiện, thể hiện loại hình vận tải và đơn vị sở hữu.

Đây là điều kiện bắt buộc để chứng minh hoạt động vận tải hợp pháp. Phù hiệu hết hạn hoặc không có giấy phép đồng nghĩa vi phạm nghiêm trọng.

Giấy phép lái xe và chứng chỉ đào tạo – đối với lái xe chuyên vận tải

Tài xế điều khiển phương tiện phải có đầy đủ hồ sơ năng lực:

• Giấy phép lái xe đúng hạng: hạng C, E hoặc FC tương ứng tải trọng xe.
• Chứng chỉ tập huấn nghiệp vụ vận tải hàng hóa: bắt buộc đối với lái xe tải lớn, container.

Hồ sơ này phải được kiểm tra định kỳ, tránh rủi ro đình chỉ hoạt động khi phát hiện vi phạm. Doanh nghiệp cần lập quy trình kiểm tra hồ sơ trước khi xuất hàng để hạn chế rủi ro và chi phí phát sinh.

CHỨNG TỪ GIAO NHẬN & THEO DÕI ĐƠN HÀNG

Chứng từ giao nhận đóng vai trò xác nhận trạng thái, số lượng, tình trạng hàng hóa trước và sau vận chuyển. Đây là nhóm các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa hỗ trợ đối chiếu trách nhiệm trong giao nhận và thanh toán dịch vụ.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• Biên bản giao nhận: ký xác nhận giữa hai bên.
• Phiếu gửi hoặc mã vận đơn: thể hiện thông tin chuyến hàng, đối chiếu thời gian và người nhận.
• Bảng kê hàng hóa: liệt kê chi tiết từng mặt hàng, kèm theo số lượng, quy cách và mã vận đơn tương ứng.
• Vận đơn đường bộ hoặc vận đơn đa phương thức khi sử dụng dịch vụ logistics.

Doanh nghiệp nên lưu chứng từ giao nhận kèm hóa đơn, hợp đồng vận chuyển để hoàn thiện hồ sơ pháp lý.

Kiểm soát trạng thái giao hàng minh bạch, giảm rủi ro tranh chấp

GIẤY TỜ HẢI QUAN VÀ CHỨNG NHẬN XUẤT - NHẬP KHẨU NẾU CÓ

Khi thực hiện xuất khẩu hoặc nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa để đảm bảo quy trình thông quan tuân thủ quy định pháp luật. Nhóm chứng từ này thường phức tạp hơn so với vận chuyển nội địa và đòi hỏi tính chính xác cao.

Tờ khai hải quan xuất – nhập khẩu

Tờ khai hải quan là căn cứ pháp lý quan trọng, bao gồm:

• Thông tin mã HS code: dùng để phân loại hàng hóa theo quy định quốc tế.
• Số lượng và trị giá lô hàng: khai báo chính xác để tính thuế và kiểm tra tiêu chuẩn.
• Nguồn gốc xuất xứ và điều kiện giao nhận: phục vụ đối chiếu hợp đồng và chính sách thuế quan.
• Khai báo thuế xuất – nhập khẩu: làm căn cứ nộp thuế hoặc xin ưu đãi thuế.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý rằng mọi sai sót, chênh lệch số liệu có thể dẫn tới phạt hành chính hoặc giữ hàng chờ xác minh.

Hóa đơn thương mại, packing list & CO (nếu vận chuyển quốc tế)

Đối với hàng hóa xuất khẩu, ba loại chứng từ dưới đây đóng vai trò thiết yếu:

• Hóa đơn thương mại: Thể hiện giá trị giao dịch giữa bên bán và bên mua. Bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thanh toán và giao hàng.
• Packing List: Liệt kê cụ thể từng kiện hàng, quy cách đóng gói, trọng lượng và số lượng. Giúp cơ quan hải quan đối chiếu nhanh chóng khi kiểm tra thực tế.
• Certificate of Origin (CO): Là chứng nhận xuất xứ hàng hóa và được xem như điều kiện để hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại tự do.

Ba loại hồ sơ này thường phải nộp kèm tờ khai hải quan để được thông quan hợp lệ.

Bộ chứng từ xuất khẩu tiêu chuẩn hỗ trợ thông quan thuận lợi

Chứng nhận kiểm dịch hoặc chứng nhận xuất xứ khi yêu cầu

Tùy theo loại hàng, doanh nghiệp cần bổ sung thêm các chứng từ chuyên ngành:

• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật hoặc động vật:  Bắt buộc với hàng hóa có nguồn gốc tự nhiên. Nhằm đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, không mang dịch bệnh.
• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm:  Dành cho thực phẩm, đồ uống, nguyên liệu chế biến. Là căn cứ chứng minh chất lượng và độ an toàn sản phẩm.
• CQ – Chứng nhận chất lượng sản phẩm: Nhằm xác minh sản phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và nguồn gốc xuất xứ.

Để tránh thiếu sót, doanh nghiệp nên chủ động phối hợp với đại lý hải quan và các tổ chức giám định để hoàn thiện hồ sơ trước khi thông quan.

TẠI SAO DOANH NGHIỆP KHÔNG THỂ THIẾU CÁC GIẤY TỜ NÀY?

Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là chiến lược quản trị rủi ro cốt lõi trong hoạt động logistics hiện đại. Mỗi loại chứng từ đóng một vai trò riêng, góp phần duy trì tính minh bạch, nâng cao hiệu quả và củng cố uy tín thương hiệu.

• Đảm bảo thực hiện đầy đủ các yêu cầu pháp lý hiện hành: Hồ sơ vận chuyển hoàn chỉnh là cơ sở quan trọng để hạn chế nguy cơ bị kiểm tra đột xuất, xử phạt hành chính, hoặc đình chỉ lưu thông trên các tuyến đường trọng điểm.
• Gia tăng sự tin tưởng từ đối tác kinh doanh và khách hàng: Sự chỉn chu trong quản lý chứng từ khẳng định phong cách làm việc chuyên nghiệp. Các đối tác, khách hàng sẽ an tâm hơn khi lựa chọn doanh nghiệp làm đơn vị cung ứng.
• Bảo vệ quyền lợi khi xảy ra rủi ro hoặc tranh chấp: Khi hàng hóa thất lạc, hư hỏng hoặc phát sinh mâu thuẫn về số lượng, chất lượng, toàn bộ hồ sơ – từ hợp đồng, biên bản giao nhận đến hóa đơn – sẽ là căn cứ pháp lý vững chắc để giải quyết bồi thường, tránh thiệt hại tài chính không đáng có.
• Củng cố hiệu quả quản trị và giám sát hoạt động trong doanh nghiệp: Một quy trình đầy đủ các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa giúp doanh nghiệp quản lý luồng hàng, tồn kho, chi phí vận hành và trách nhiệm từng bộ phận. Nhờ đó, việc kiểm kê, đối chiếu và lưu trữ hồ sơ trở nên rõ ràng, hạn chế thất thoát.
• Hỗ trợ công tác kiểm toán, chứng minh nguồn gốc xuất xứ: Trong các cuộc thanh tra, kiểm tra thuế hoặc hoạt động kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất hồ sơ, chứng minh tính hợp lệ của hàng hóa và minh bạch hóa dòng tiền.

Bảo vệ quyền lợi, tuân thủ pháp luật và nâng cao uy tín vận hành

Đừng để bất kỳ thiếu sót nào về hồ sơ ảnh hưởng đến tiến độ và uy tín của doanh nghiệp. Chủ động rà soát và hoàn thiện toàn bộ các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa trước khi phương tiện rời kho là bước quan trọng để vận hành an toàn, minh bạch và hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đối tác vận chuyển đáng tin cậy và chuyên nghiệp, hãy ưu tiên lựa chọn các đơn vị logistics uy tín, sở hữu đội ngũ am hiểu quy trình và công nghệ quản lý hiện đại. Sự hợp tác này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chứng từ hiệu quả, tiết kiệm thời gian và vận hành chuỗi cung ứng minh bạch.

Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết về giải pháp vận chuyển phù hợp nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể liên hệ 247Express qua hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu bên cạnh để đội ngũ chuyên viên hỗ trợ nhanh chóng.