Chi phí ẩn trong logistics: Các loại phổ biến và cách kiểm soát để tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Chi phí ẩn trong logistics là một trong những nguyên nhân khiến tổng chi phí vận hành của doanh nghiệp cao hơn dự kiến dù giá cước vận chuyển không thay đổi. hãy cùng 247Express tìm hiểu các loại chi phí phát sinh phổ biến, cách nhận diện và kiểm soát hiệu quả để tối ưu ngân sách logistics, nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng và hạn chế những khoản chi không cần thiết.

CHI PHÍ ẨN TRONG LOGISTICS LÀ GÌ?

Chi phí ẩn trong logistics là những khoản chi không được thể hiện đầy đủ trong báo giá hoặc không được doanh nghiệp tính toán ngay từ đầu khi xây dựng ngân sách vận chuyển. Những chi phí này thường phát sinh trong quá trình lưu kho, vận chuyển, xử lý đơn hàng, quản lý chứng từ hoặc giải quyết các sự cố phát sinh.

Hiểu đúng về chi phí ẩn trong logistics

Khác với các khoản chi phí trực tiếp như cước vận chuyển, chi phí thuê kho hay phí đóng gói, chi phí ẩn thường chỉ xuất hiện sau khi hoạt động logistics đã diễn ra. Vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào giá cước mà bỏ qua các khoản chi phát sinh, tổng chi phí logistics có thể tăng đáng kể.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn đối tác dựa trên mức giá ban đầu nhưng chưa đánh giá đầy đủ các khoản phụ phí hoặc chi phí vận hành đi kèm. Điều này dẫn đến việc tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership - TCO) cao hơn nhiều so với dự kiến.

CÁC LOẠI CHI PHÍ ẨN PHỔ BIẾN TRONG LOGISTICS

Có nhiều khoản chi phí ẩn trong logistics phát sinh trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Dưới đây là những nhóm chi phí mà doanh nghiệp thường gặp nhất: 

Các khoản chi phí ẩn doanh nghiệp thường gặp

Chi phí lưu kho và tồn kho phát sinh

Đây là một trong những chi phí ẩn trong logistics có ảnh hưởng lớn đến dòng tiền nhưng thường bị đánh giá thấp. Chi phí lưu kho không chỉ bao gồm tiền thuê kho mà còn bao gồm:

• Chi phí bảo quản hàng hóa.
• Chi phí điện, nước, an ninh và bảo hiểm.
• Chi phí quản lý kho.
• Chi phí hao hụt hoặc hư hỏng hàng hóa.
• Chi phí khấu hao thiết bị kho.

Phụ phí vận chuyển, nhiên liệu và phụ phí mùa cao điểm

Một khoản chi phí ẩn trong logistics khác thường xuất hiện là các loại phụ phí phát sinh ngoài giá cước cơ bản. Một số phụ phí phổ biến gồm:

• Phụ phí nhiên liệu (Fuel Surcharge).
• Phụ phí mùa cao điểm.
• Phụ phí khu vực xa.
• Phụ phí giao ngoài giờ.
• Phí nâng hạ hàng hóa.
• Phụ phí hàng quá khổ hoặc quá tải.
• Phí chờ bốc dỡ.

Chi phí do giao hàng thất bại và hoàn hàng

Đối với doanh nghiệp thương mại điện tử hoặc bán lẻ, chi phí ẩn trong logistics từ các đơn vận chuyển không thành công có thể chiếm tỷ trọng đáng kể. Chi phí này bao gồm:

• Chi phí vận chuyển hai chiều.
• Chi phí xử lý hoàn hàng.
• Chi phí kiểm tra và phân loại lại hàng hóa.
• Chi phí đóng gói lại.
• Chi phí lưu kho bổ sung.
• Chi phí chăm sóc khách hàng.
• Mất doanh thu do đơn hàng bị hủy.

Chi phí quản lý chứng từ, sai sót dữ liệu và xử lý khiếu nại

Đây là nhóm chi phí ẩn trong logistics thường khó đo lường vì liên quan đến nguồn lực nội bộ. Các khoản chi có thể bao gồm:

• Thời gian xử lý chứng từ.
• Chi phí chỉnh sửa hóa đơn.
• Sai sót trong khai báo.
• Chi phí nhân sự nhập liệu.
• Chi phí xử lý khiếu nại.
• Chi phí phối hợp giữa các phòng ban.
• Chi phí phát sinh do chậm tiến độ.

CÁCH NHẬN DIỆN VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ ẨN TRONG LOGISTICS

Để kiểm soát chi phí ẩn trong logistics, doanh nghiệp cần nhìn nhận tổng thể toàn bộ chuỗi vận hành thay vì chỉ tập trung vào giá cước vận chuyển. Việc kết hợp giữa phân tích dữ liệu, rà soát quy trình và lựa chọn đối tác phù hợp sẽ giúp hạn chế các khoản chi phát sinh, từ đó tối ưu ngân sách và nâng cao hiệu quả logistics.

Đánh giá theo tổng chi phí sở hữu thay vì giá cước đơn thuần

Thay vì lựa chọn đơn vị vận chuyển chỉ dựa trên mức giá thấp, doanh nghiệp nên đánh giá theo tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership - TCO). Cách tiếp cận này giúp xem xét toàn diện các khoản chi như tỷ lệ hoàn hàng, thời gian vận chuyển, chi phí lưu kho, chi phí xử lý sự cố hay năng suất vận hành. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác hơn và tránh những chi phí ẩn trong logistics phát sinh sau khi hợp tác.

Rà soát hợp đồng và bảng giá của đối tác vận chuyển

Một hợp đồng minh bạch là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí ẩn trong logistics. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các điều khoản về phụ phí, điều kiện áp dụng bảng giá, thời điểm điều chỉnh cước, chính sách bồi thường và các khoản phí phát sinh. Việc rà soát định kỳ không chỉ giúp chủ động dự toán ngân sách mà còn hạn chế tranh chấp và đảm bảo chi phí vận chuyển luôn nằm trong kế hoạch.

Ứng dụng dữ liệu và hệ thống để đo lường chi phí thực tế

Ứng dụng các hệ thống quản lý như TMS (Transportation Management System) hay WMS (Warehouse Management System) giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí theo thời gian thực và phát hiện sớm những khoản phát sinh bất thường. Khi dữ liệu được tập trung và phân tích thường xuyên, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả từng tuyến vận chuyển, tỷ lệ hoàn hàng hay chi phí xử lý đơn, từ đó đưa ra các quyết định tối ưu nhằm giảm chi phí ẩn trong logistics một cách bền vững.

NHỮNG SAI LẦM KHIẾN DOANH NGHIỆP BỎ SÓT CHI PHÍ ẨN TRONG LOGISTICS

Nhiều doanh nghiệp đã triển khai các giải pháp tối ưu logistics nhưng vẫn chưa kiểm soát hiệu quả chi phí ẩn trong logistics. Nguyên nhân thường đến từ việc đánh giá chưa đầy đủ các khoản chi phát sinh trong toàn bộ chuỗi vận hành. Dưới đây là những sai lầm phổ biến cần tránh:

• Chỉ quan tâm đến giá cước vận chuyển: Việc lựa chọn đối tác chỉ dựa trên mức giá ban đầu có thể khiến doanh nghiệp bỏ qua các phụ phí, chi phí xử lý sự cố hoặc tỷ lệ hoàn hàng, làm tổng chi phí logistics cao hơn dự kiến.
• Không theo dõi các khoản chi phát sinh định kỳ: Những khoản như phụ phí nhiên liệu, phí lưu kho, phí lưu bãi hoặc chi phí xử lý hoàn hàng nếu không được thống kê thường xuyên sẽ khó kiểm soát và dễ vượt ngân sách.
• Thiếu dữ liệu để đánh giá hiệu quả vận hành: Không theo dõi các chỉ số như chi phí trên mỗi đơn hàng, tỷ lệ vận chuyển thành công hay thời gian xử lý đơn khiến doanh nghiệp khó xác định nguyên nhân làm gia tăng chi phí ẩn trong logistics.
• Chưa ứng dụng công nghệ trong quản lý logistics: Việc quản lý thủ công làm tăng nguy cơ sai sót trong chứng từ, nhập liệu và theo dõi đơn hàng, từ đó phát sinh thêm thời gian, nhân lực và chi phí xử lý.
• Không rà soát hợp đồng với đối tác vận chuyển: Bỏ qua việc kiểm tra các điều khoản về phụ phí, chính sách điều chỉnh giá hay cam kết dịch vụ có thể khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản chi ngoài kế hoạch.
• Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận: Khi bộ phận mua hàng, kho vận và vận chuyển không chia sẻ dữ liệu kịp thời, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng tồn kho kéo dài, xử lý đơn chậm hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.
• Không đánh giá tổng chi phí logistics: Chỉ tập trung vào từng khoản chi riêng lẻ mà không xem xét tổng chi phí sở hữu (TCO) khiến doanh nghiệp khó xây dựng chiến lược tối ưu chi phí một cách bền vững.

247EXPRESS MINH BẠCH CHI PHÍ, GIÚP DOANH NGHIỆP KIỂM SOÁT TỔNG CHI PHÍ LOGISTICS

Kiểm soát chi phí ẩn trong logistics là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách, nâng cao hiệu quả vận hành và tăng khả năng cạnh tranh. Bên cạnh việc theo dõi giá cước, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện các khoản chi phát sinh trong suốt quá trình vận chuyển để xây dựng kế hoạch logistics hiệu quả và bền vững.

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển trong nước và quốc tế, 247Express cung cấp giải pháp phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp, đồng thời minh bạch về chi phí và quy trình vận chuyển. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi các khoản chi, hạn chế phát sinh ngoài dự kiến và dễ dàng quản lý tổng chi phí logistics.

Nếu doanh nghiệp đang cần tư vấn giải pháp kiểm soát chi phí ẩn trong logistics hoặc tối ưu quy trình vận chuyển, hãy liên hệ 247Express qua hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu bên cạnh. Đội ngũ chuyên viên sẽ hỗ trợ xây dựng phương án vận chuyển phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.