Phiếu giao hàng trong logistics: Chức năng, quy cách và lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Phiếu giao hàng là một trong những chứng từ không thể thiếu trong hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng. Không chỉ đóng vai trò xác nhận việc bàn giao hàng hóa, phiếu giao hàng còn giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình vận chuyển, đối soát chứng từ và xử lý các vấn đề phát sinh một cách minh bạch. Cùng 247Express tìm hiểu chi tiết về chức năng, quy cách lập và những lưu ý quan trọng khi sử dụng phiếu giao hàng trong hoạt động logistics hiện nay.

PHIẾU GIAO HÀNG LÀ GÌ? VAI TRÒ TRONG CHUỖI CUNG ỨNG LOGISTICS

Phiếu giao hàng là chứng từ được lập khi hàng hóa được xuất khỏi kho hoặc được bàn giao cho đơn vị vận chuyển, khách hàng hoặc các bên liên quan trong quá trình thực hiện đơn hàng. Đây là tài liệu ghi nhận thông tin về hàng hóa, số lượng, thời gian giao nhận và các bên tham gia giao dịch.

Tìm hiểu vai trò của phiếu giao hàng trong vận hành logistics

Trong chuỗi cung ứng logistics, phiếu giao hàng đóng vai trò quan trọng bởi:

• Xác nhận việc bàn giao hàng hóa giữa các bên.
• Là căn cứ đối chiếu giữa đơn đặt hàng, hóa đơn và chứng từ vận chuyển.
• Hỗ trợ theo dõi trạng thái thực hiện đơn hàng.
• Giảm thiểu tranh chấp liên quan đến số lượng hoặc chủng loại hàng hóa.
• Hỗ trợ kiểm kê kho và quản lý tồn kho chính xác.
• Là cơ sở phục vụ công tác kế toán, kiểm toán và quản trị nội bộ.

Bên cạnh các chứng từ như vận đơn, proof of delivery (POD), hóa đơn hoặc biên bản bàn giao, phiếu giao hàng là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa và theo dõi trạng thái đơn hàng trong chuỗi cung ứng."

CÁC LOẠI PHIẾU GIAO HÀNG PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS

Tùy theo mục đích sử dụng và quy trình vận hành, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều loại phiếu giao hàng khác nhau. 

Những loại phiếu giao hàng doanh nghiệp thường sử dụng

Phiếu giao hàng nội bộ

Phiếu giao hàng nội bộ được sử dụng khi hàng hóa được luân chuyển giữa các kho, chi nhánh, nhà máy hoặc bộ phận thuộc cùng một doanh nghiệp. 

Mặc dù không phát sinh hoạt động mua bán, loại phiếu giao hàng này vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi dòng chảy hàng hóa, kiểm soát tồn kho và hạn chế thất thoát trong quá trình vận hành. 

Đối với các doanh nghiệp có hệ thống kho bãi hoặc mạng lưới phân phối rộng, phiếu giao hàng nội bộ là công cụ hỗ trợ quản lý hàng hóa một cách minh bạch và đồng bộ.

Phiếu giao hàng cho khách hàng

Phiếu giao hàng cho khách hàng là chứng từ được lập khi doanh nghiệp bàn giao hàng hóa cho bên mua hoặc đơn vị nhận hàng theo đơn đặt hàng đã xác nhận. 

Trên phiếu giao hàng thường thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hóa, số lượng, thời gian bàn giao và xác nhận của các bên liên quan. 

Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp đối chiếu đơn hàng, xác nhận hoàn tất nghĩa vụ vận chuyển cũng như xử lý các trường hợp khiếu nại hoặc tranh chấp phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Phiếu nhập/xuất kho

Trong hoạt động kho vận, phiếu giao hàng thường được kết hợp với phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho nhằm đảm bảo dữ liệu hàng hóa được cập nhật giữa kho và hệ thống quản lý. 

Loại chứng từ này giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng hàng hóa thực tế, theo dõi tình trạng xuất nhập tồn và nâng cao khả năng truy xuất thông tin khi cần đối soát. 

Đối với các doanh nghiệp logistics, thương mại hoặc sản xuất có lượng hàng hóa lớn, việc liên kết phiếu giao hàng với chứng từ kho là yếu tố quan trọng để tối ưu quy trình vận hành và giảm thiểu sai sót trong quản lý hàng hóa.

QUY CÁCH LẬP PHIẾU GIAO HÀNG ĐÚNG CHUẨN TRONG DOANH NGHIỆP

Việc lập phiếu giao hàng đầy đủ và chính xác giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển, đối soát và xử lý tranh chấp.

Hướng dẫn xây dựng phiếu giao hàng đầy đủ, chính xác

Nội dung bắt buộc trên phiếu giao hàng theo quy định

Trong vận chuyển, một phiếu giao hàng tiêu chuẩn thường cần có các thông tin sau:

Một số doanh nghiệp còn tích hợp mã vạch, SKU hoặc mã đơn hàng trên phiếu giao hàng nhằm tăng khả năng truy xuất và hỗ trợ quản lý hàng hóa theo tiêu chuẩn số hóa.

Định dạng và mẫu phiếu giao hàng thông dụng

Cùng với sự phát triển của công nghệ và nhu cầu quản lý hiện đại, phiếu giao hàng hiện được sử dụng dưới nhiều định dạng khác nhau. Tùy theo quy mô hoạt động và mức độ ứng dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức phù hợp nhằm tối ưu hiệu quả quản lý và lưu trữ chứng từ.

Phiếu giao hàng giấy

Đây là mẫu phiếu giao hàng truyền thống vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhờ tính đơn giản và dễ triển khai. Phiếu giao hàng giấy phù hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ hoặc chưa áp dụng hệ thống quản lý điện tử. Tuy nhiên, hình thức này thường phát sinh hạn chế về lưu trữ, truy xuất thông tin và nguy cơ thất lạc chứng từ trong quá trình vận hành.

Phiếu giao hàng điện tử

Phiếu giao hàng điện tử đang trở thành xu hướng trong hoạt động logistics nhờ khả năng lưu trữ tập trung và đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực. Hình thức này giúp doanh nghiệp giảm khối lượng giấy tờ, tăng tốc độ xử lý chứng từ và hỗ trợ truy xuất thông tin nhanh chóng khi cần đối soát. Đồng thời, phiếu giao hàng điện tử cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp với các hệ thống quản lý kho và quản trị doanh nghiệp hiện đại.

LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG PHIẾU GIAO HÀNG

Bên cạnh việc lập đúng quy cách, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý phiếu giao hàng khoa học để đảm bảo tính minh bạch, dễ đối soát và nâng cao hiệu quả vận hành trong chuỗi cung ứng.

Lưu trữ và truy xuất phiếu giao hàng khi phát sinh tranh chấp

Việc lưu trữ phiếu giao hàng đầy đủ giúp doanh nghiệp nhanh chóng đối chiếu thông tin khi xảy ra tranh chấp về số lượng, thời gian bàn giao hoặc tình trạng hàng hóa. Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống lưu trữ tập trung, kết hợp số hóa chứng từ để tăng khả năng truy xuất và giảm nguy cơ thất lạc dữ liệu.

Tích hợp phiếu giao hàng với hệ thống ERP/WMS

Tích hợp phiếu giao hàng với các hệ thống ERP hoặc WMS giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu giữa hoạt động kho vận, bán hàng và kế toán. Giải pháp này không chỉ giảm thao tác nhập liệu thủ công mà còn nâng cao khả năng kiểm soát hàng hóa, tối ưu quy trình vận chuyển và hỗ trợ quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.

Phiếu giao hàng là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình vận chuyển, quản lý hàng hóa và đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Việc xây dựng quy trình lập, lưu trữ và quản lý phiếu giao hàng khoa học sẽ góp phần giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả vận hành và hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hoạt động logistics.

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển và logistics, 247Express luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng các giải pháp vận chuyển phù hợp, hỗ trợ quản lý đơn hàng và tối ưu quy trình vận hành chuỗi cung ứng.

Liên hệ hotline 1900 6980 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu bên cạnh để được 247Express tư vấn giải pháp vận chuyển phù hợp cho doanh nghiệp.